Crisisdilemma: reorganiseren?

Door Astrid Zuidinga, advocaat arbeidsrecht bij AWVN 

Voor veel ondernemingen zal vanwege de impact van de coronacrisis het nemen van maatregelen binnen de organisatie onvermijdelijk zijn. Het doen van een aanvraag voor subsidie op grond van de tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging behoud Werkgelegenheid (NOW-regeling) ligt dan voor de hand. Op die manier wordt – dat is het doel van de regeling – de werkgelegenheid zoveel mogelijk behouden met steun in de rug van de overheid. De website van de AWVN biedt veel informatie over deze regeling inclusief een rekenmodel. Soms zal dit voldoende zijn. Het kan ook zijn dat bedrijven zijn een reorganisatie gaan doorvoeren.

Wanneer u een beroep doet op de NOW-regeling, is dat naar zijn aard een tijdelijke situatie die aan concrete voorwaarden verbonden is en ziet op de situatie dat uw onderneming op enig moment weer opveert en (hopelijk) weer kan gaan draaien als vanouds. Die situatie komt mogelijk, maar hoe en wanneer en in welke mate is onzeker. Op dit moment is de eerste NOW-periode gaande. Er komt waarschijnlijk een verlengingsmogelijkheid, maar de details daarvan zijn nog niet bekend. Deze maatregel gaat dus over het nu en de korte termijn. 

Geen beroep op de NOW-regeling 

Dit maakt het relevant ook over andere of verdergaande scenario’s na te denken, zoals een mogelijke reorganisatie. Soms was dit al nodig of gewenst voor de corona-crisis, soms hangt dit er mee samen. Daarnaast zijn er ondernemingen die vanwege hun bedrijfssituatie geen beroep kunnen doen op de NOW-regeling, bijvoorbeeld doordat zij wel omzetverlies hebben, maar dit lager is dan 20 procent of omdat zij onderdeel zijn van een (internationaal) concern. 

Door uw organisatie anders te organiseren, kunt u (al dan niet noodgedwongen) toewerken naar een meer toekomstbestendige onderneming op de langere termijn. Het is verstandig verschillende afwegingen te maken en voorbereidingen te treffen, zodat u klaar bent om stappen te zetten wanneer dat nodig is. Hetzij aansluitend aan de NOW-periode(n) hetzij – zelfs – tijdens deze periode(n). 

Relevante stappen 

Dit kost tijd en wellicht heeft u nu, door het wegvallen van ander werk, tijd om hiermee aan de slag te gaan. Ik adviseer u hier goed over na te denken. Ook nu. Juist nu! Een van de uitkomsten kan zijn het doorvoeren van een reorganisatie. Als u een reorganisatie overweegt of u daarop wilt voorbereiden, is het goed om te weten dat er een aantal relevante stappen is te nemen. 

Er is wel een belangrijk aandachtspunt. U ontvangt na de NOW-aanvraag, als u aan de voorwaarden voldoet, een voorlopige subsidie. Houdt er rekening mee dat de uiteindelijke subsidie lager kan uitvallen als de werkelijke loonsom in de subsidie-maanden lager is dan in januari 2020 of november 2019. Daarbij geldt dat wanneer u wegens bedrijfseconomische reden werknemers na 17 maart 2020 ontslaat, er een boete wordt geheven op de uiteindelijke subsidie. Doel van de overheid is immers de werkgelegenheid zo veel mogelijk op peil te houden.

Stappen ter voorbereiding van een reorganisatie

Als u een reorganisatie overweegt, kunt u ter voorbereiding in elk geval uw gedachten ordenen aan de hand van de volgende handreikingen.

• Bedenk wat voor organisatie u kunt en wilt zijn. Waar bent u van, waar wilt u zich op richten. Wie of wat is daarvoor nodig en wie of wat mogelijk minder of niet. Dit gaat over de visie ten aanzien van uw organisatie.
• Zorg voor een heldere businesscase.
• Overweeg alternatieven en bepaal waarom deze minder geschikt zijn dan het scenario dat u voor ogen heeft. Uiteindelijk zult u dit moeten kunnen toelichten. Denk bijvoorbeeld aan de Ondernemingsraad (OR) in het kader van het adviestraject op grond van artikel 25 van de Wor, maar ook aan de eventuele ontslagprocedure bij UWV. U zult moeten uitleggen waarom een beroep op de NOW-regeling niet gedaan kon worden of waarom deze maatregel niet voldoende is (geweest). UWV toetst dit niet uitgebreid, maar kijkt in ieder geval tijdens de NOW periode of u in redelijkheid tot een ontslagprocedure heeft kunnen komen ondanks het bestaan van de steunmaatregel van de overheid. 
• Breng het huis op orde. Hiermee bedoel ik dat u uw personeelsbestanden naloopt en op orde brengt en waar nodig ook de dossiers. Zijn de dossiers compleet? Kloppen functies en beschrijvingen nog?
• Zorg dat u weet wat op dit moment de relevante wet- en regelgeving is. Baseer u op actuele informatie. Denk hierbij vooral aan het Burgerlijk Wetboek, de Ontslagregeling, de UWV uitvoeringsregels die gelden bij ontslag om bedrijfseconomische redenen, de Wet Melding Collectief Ontslag, de Wet op de ondernemingsraden en eventueel de SER Fusiegedragsregels. Denk ook aan de regelingen omtrent de wettelijke transitievergoeding en de NOW-regeling inclusief de eerder genoemde boete die ten laste komt van de subsidie indien u gaat reorganiseren.
• Wees u ervan bewust dat de term ‘bedrijfseconomische redenen’ breed is. Hier kunnen verschillende redenen onder liggen. Denk aan de wens de organisatie anders in te richten, maar ook een slechte financiële situatie, werkvermindering, afstoten van bepaalde activiteiten of zelfs een algehele bedrijfssluiting. Ga goed na wat er bij u speelt. Eén van deze redenen of een combinatie? Dat maakt uit voor de onderbouwing van uw stukken. UWV vereist bijvoorbeeld andere bijlagen afhankelijk van de gekozen ontslaggrond(en).
• Weet wat er in Nederland en/of in uw branche gebruikelijk is als het gaat om sociale plannen. AWVN beschikt over veel data om u te kunnen voorzien van deze informatie. Dergelijke benchmarks zijn handig bij uw voorbereiding en kunnen helpen in het overleg met de OR, vakbonden en andere stakeholders. 
• Ga na of er op grond van de eventueel toepasselijke cao bepaalde verplichtingen gelden richting de medezeggenschap en/of vakbonden en wat de cao zegt over reorganisaties en uw verplichtingen richting werknemers. Sommige cao’s kennen uitgewerkte regelingen die iets zeggen over het proces of aanspraken bij reorganisaties, zoals ontslagvergoedingen.
• Zorg dat u weet wanneer wet- en regelgeving van u vraagt de medezeggenschap en vakbonden te betrekken. En zijn er nog andere stakeholders waar rekening mee moet worden gehouden?
• Informeer de OR zo vroegtijdig mogelijk en betrek hen in het proces. Dat is belangrijk voor het begrip en draagvlak. De OR is ook een belangrijke schakel richting medewerkers.
• Zodra het mogelijk is: informeer medewerkers, op hoofdlijnen. U mag nog geen individuele gesprekken voeren voordat het adviestraject met de OR is afgerond en er een uitvoeringsbesluit is genomen.
• Zoek een deskundige adviseur en betrek deze tijdig! Dat is relevant om te voorkomen dat in een vroeg stadium cruciale zaken over het hoofd worden gezien of onjuist worden ingestoken. 
• Vorm een kernteam dat snel met elkaar kan schakelen. Als dat niet live kan, dan via een online faciliteit.
• Zorg voor adequate berekeningen of het nu gaat om afvloeiingsregelingen of de toepassing van het afspiegelingsbeginsel.
• Denk ook aan het inschakelen van (externe) deskundigheid op het gebied van interne- en crisiscommunicatie. 
• En wat na de reorganisatie? Een reorganisatie geeft druk op de arbeidsverhoudingen. Zorg voor de achterblijvers is ook essentieel.