6 tips voor het verbeteren van uw liquiditeit

In dit artikel geeft Henk Jan Onstwedder, country manager Benelux bij Maconomy, u zes tips om de cashflow te verbeteren om ongedeerd uit de crisis te komen.

De rentestand is nog steeds historisch laag, aandelenkoersen stijgen en de economie lijkt zich langzaam te herstellen. Overheden denken na over dé manier om de geldhoeveelheid op een beheerste manier te reduceren, zodat het inflatiespook niet de kop op zal steken. Allemaal signalen van een zich herstellende markt. Toch breekt het aantal faillissementen de afgelopen maanden het record van de laatste twintig jaar. Veel bedrijven bevinden zich in de ‘bijzondere’ situatie van een goedgevulde orderportefeuille in combinatie met een zeer beperkte kaspositie. Bijzonder natuurlijk tussen aanhalingstekens, omdat het een normale situatie is voor groeiende bedrijven. Immers, u zult eerst moeten betalen voor uw productiemiddelen (cash-out) voordat u betalingen van uw klanten ontvangt (cash-in). En bij een groeiende organisatie is het maar de vraag of uw kasstroom uit operations voldoende is om de groei te financieren.

Het bijzondere van de huidige situatie is dat vrijwel iedereen te maken krijgt met significante groeicijfers en dat dus iedereen geconfronteerd wordt met het cashflow probleem. Dit wordt verder versterkt door het feit dat veel bedrijven in crisistijd de neiging hebben om mildere betalingscondities toe te passen. Facturen worden later verstuurd, betalingstermijnen worden opgerekt en men is minder consequent wanneer deze termijnen worden overschreden.

Kortom, veel bedrijven zijn onvrijwillig als bank gaan fungeren voor hun klanten. Organisaties blijven werk verrichten voor hun klanten, waarvoor zij niet direct of uiteindelijk zelfs helemaal niet betaald krijgen.

Wanneer klanten niet betalen of te milde kredietvoorwaarden hebben, droogt de liquiditeit van de organisatie op. Organisaties merken dan dat zij zich in de absurde situatie bevinden, waarbij failisement moet worden aangevraagd, terwijl het orderboek wel vol is. Dit is een direct gevolg van slecht inzicht in de eigen cashflow en liquiditeit.

Het liquiditeitsprobleem is verergerd, doordat het voor veel bedrijven nog steeds moeilijk is om geld te lenen en nieuwe kredieten af te sluiten. Ondanks dat het tegenovergestelde wordt geclaimd, rapporteren veel bedrijven dat de leningmarkt steeds vaster komt te zitten, zelfs voor succesvolle bedrijven.

De afgelopen jaren is gebleken dat veel organisaties geholpen zijn met een business software oplossing die ondersteunt bij planning van de cashflow en liquiditeit. Maar natuurlijk kunnen softwaresystemen dit niet alleen. De inzet van een dergelijke oplossing vergt grondige controle en duidelijke regels.

Hierbij zes tips om uw liquiditeit te verbeteren:

1. Verstuur uw facturen zo snel als mogelijk. Bij gelijkblijvende betalingstermijn betekent het sneller versturen van de factuur dat u eerder over uw geld kunt beschikken. Hier kan geautomatiseerde ondersteuning helpen in die zin dat kosten per direct inzichtelijk zijn en dus ook per direct kunnen dienen als basis voor facturatie. Een passende administratieve organisatie is hiervoor een eerste vereiste.

2. Zorg voor een consequente toepassing van vastgestelde betalingscondities. U heeft deze niet voor niets zo vastgesteld. Voorkom dat een al te flexibele houding u brengt in de richting van surseance van betaling.

3. Wees alert op klanten die niet tijdig betalen. Of beter nog, zorg ervoor dat uw klanten nog voor het verstrijken van de betalingstermijn geattendeerd worden op de naderende betaling. Uw klanten zien dat u uw financiële zaken goed op orde hebt.

4. “Stop acting like a bank for your customers”. Niet alleen leidt dit tot verslechtering van liquiditeit, u verhoogt ook uw risico. Immers, uw klanten kennen dezelfde uitdagingen op het vlak van liquiditeit als u. Voorkom dus dat u de dupe wordt van een mogelijk onvoldoende liquiditeitspositie van uw klanten.

5. Zorg voor een goede afstemming tussen uitvoering en financiële administratie. Indien facturatie gekoppeld is aan milestones in de uitvoering is het van groot belang dat u tijdig op de hoogte bent van het bereiken van deze milestones. Uw software zorgt vervolgens voor het automatisch genereren en versturen van de facturen.

6. Naast een opvolging van de huidige cash-flows is met name inzicht in de verwachte ontwikkeling ervan cruciaal. Wat betekent het wanneer de orderportefeuille met tien procent toeneemt? Wat betekent dat voor uw investering in elementen van werkkapitaal, zoals voorraden en uitstaande facturen, en in hoeverre kunt u dit financieren middels leverancierskrediet? Een goede cashflow planning is van levensbelang.

Uiteindelijk komt alles neer op gezond verstand, maar realiseert u zich dat software op het gebied van financiële controle wel enorm kan helpen. Zorg voor inzicht in de cashflows en voorkom dat u optreedt als bank voor uw klanten. Wellicht heeft u de neiging te aardig te zijn voor uw klanten, maar wanneer de crisis over is en u moet weer investeren, zijn de problemen groter als blijkt dat uw klanten hun schuld niet kunnen afbetalen. En dan bent u het kind van de rekening.