10 aanbevelingen om e-factureren eindelijk tot bloei te laten komen

Steeds meer softwareleveranciers ondersteunen UBL om elektronisch factureren mogelijk te maken, zowel voor uitgaande facturen als voor inkomende factuurverwerking. Papieren facturen versturen, al dan niet op verzoek van klanten, is inmiddels ‘not-done’ anno 2016. Digitale facturen sturen in louter PDF-formaat is achterhaald en moeten in veel gevallen door de ontvanger handmatig ingeboekt worden. Kortom: elektronisch factureren op basis van UBL is de norm.

 

De praktijk leert echter dat elektronisch factureren nog niet zo is ingeburgerd als gewenst. Veel organisaties nemen een afwachtende houding aan en schuiven de voordelen die met elektronisch factureren te behalen zijn voor zich uit. Dit laatste geldt opmerkelijk genoeg ook voor branche organisaties die geacht worden een voorbeeldfunctie te vervullen.

 

Saillant detail is dat de Minister van Economische Zaken regelmatig overleg voert over elektronisch factureren met branche organisaties die dat zelf nog niet eens in optima forma in gebruik hebben. Zijn we in Nederland dan toch beter in praten dan doen en niet zo innovatief als we doen geloven? 

 

Aanleiding voor Onderzoeksbureau GBNED om een tiental aanbevelingen op een rij te zetten om elektronisch factureren in Nederland echt tot bloei te laten komen.

 

Ook als gebruikte software de mogelijkheid biedt om elektronisch te factureren op basis van UBL blijkt in de praktijk dat verreweg de meeste gebruikers dit niet uit eigen beweging toepassen, zeker niet als UBL eerst aangezet moet worden in de software door de gebruiker. Tijdens een recente bijeenkomst (mei 2016) werd dit laatste weer pijnlijk duidelijk toen aan een groep van ongeveer 50 personen uit de accountancybranche gevraagd werd of zij UBL in hun boekhoudsoftware direct aan zouden zetten. 98 procent van de aanwezigen gaf aan dat nog niet gepland te hebben.

De eerste aanbeveling is om leveranciers van boekhoud- en daaraan gerelateerde software ‘UBL-AAN’ te laten hanteren. Dat wil zeggen dat UBL functionaliteit automatisch is geactiveerd. Naast een factuur in PDF-formaat wordt dan ook een factuur in UBL-formaat aangemaakt en verzonden. Het PDF-formaat als leesbaar document voor de gebruiker die de factuur ontvangt en het UBL-formaat  om te komen tot een automatisch boekingsvoorstel in het ontvangende boekhoudsysteem.

Branche organisaties zijn regelmatig betrokken bij overleg over elektronisch factureren, al dan niet om dit richting ondernemers te stimuleren. Iedereen is overtuigd van beoogde administratieve lastenvermindering als elektronisch factureren op de juiste manier wordt ingezet.

Zo luidt een passage uit een recent bericht (17-6-2016) vanuit de Overheid: “De betrokken partijen – VNO-NCW/MKB NL, Bouwend Nederland, Nederland ICT, TLN, ZZP Nederland, SRA, ABU/SETU – willen dat de Rijksoverheid deze voortrekkersrol vervult om zo e-factureren in Nederland definitief op de kaart te zetten en te zorgen dat bedrijven en medeoverheden versneld op e-factureren overgaan.”

Ondanks de betrokkenheid bij het stimuleren van elektronisch factureren leert de ervaring vreemd genoeg dat niet alle branche organisaties elektronisch factureren zelf nu reeds optimaal toepassen binnen hun organisatie. De tweede aanbeveling is dat branche organisaties zelf een voortrekkersrol gaan vervullen en het goede voorbeeld geven aan hun leden door elektronisch factureren zowel uitgaand als inkomend toe te passen.

  

Vanuit de overheid zijn al meerdere initiatieven ondernomen om elektronisch factureren in Nederland van de grond te krijgen. Vergeleken met de hiervoor genoemde branche organisaties heeft de overheid op dit punt duidelijk een streepje voor. De praktijk leert echter ook dat niet alle overheidsorganisaties op één lijn zitten als het gaat om elektronisch factureren en dat zelfs een speciale UBL factuurvariant voor de (rijks)overheid bestaat. Deze laatste variant wordt nauwelijks door leveranciers van boekhoudsoftware ondersteund op dit moment.

De derde aanbeveling is dat de overheid in haar volle omvang snel aansluiting zoekt bij de UBL factuurstandaard die als ‘defacto’ standaard geldt in Nederland en ‘maatwerk’ factuurvarianten direct afschaft. 

Er zijn talloze ‘eigen’ factuurvarianten in omloop, vaak historisch zo gegroeid. Doorgaan met het ontwikkelen van ‘eigen’ factuurvarianten remt ongetwijfeld het gebruik van een berichtenstandaard als UBL. Hier wordt met name gedoeld op grote(re) organisaties die hun eigen maatwerkstandaard opleggen aan leveranciers.

De vierde aanbeveling is organisaties dringend adviseren geen ‘eigen’ factuurvarianten meer te ontwikkelen, maar aan te sluiten bij een berichtenstandaard als UBL, al dan niet aangevuld met een specifieke ‘branche-extensie’ voor specifieke gegevens. Een goed voorbeeld van dit laatste is de standaard Energie eFactuur die volledig gebaseerd is op UBL, aangevuld met specifieke gegevens (zoals opgave van meterstanden) voor de energiesector. Het verwerken van deze laatste gegevens is ook nog eens facultatief.

Energiebedrijven, telecombedrijven en hostingproviders zijn typisch voorbeelden van organisaties die een enorme boost kunnen geven aan elektronisch factureren in met name de ZZP/MKB markt. Ronduit frustrerend is dat sommige van deze aanbieders niet eens de moeite nemen om digitale facturen te versturen aan afnemers, maar volstaan met een e-mail bericht dat er een factuur ‘klaar staat op internet’. De gebruiker moet dan eerst inloggen om zijn of haar factuur op te halen en dan nog niet eens in UBL-formaat, maar louter in PDF. 

De vijfde aanbeveling is dat grootaanbieders van facturen hun verantwoordelijkheid nemen en elektronisch factureren in UBL aanbieden. Om dit laatste te bewerkstelligen is duidelijk ook een rol weggelegd voor clubs als VNO/NCW en MKB-Nederland.

“Creditnota, Proforma factuur, Afzender zonder BTW-nummer, Facturen aan de (Rijks)overheid met een OIN-nummer, Afwijkende BTW-tarieven, BTW-verlegd, Export, Vrijgesteld van BTW, Margeregeling, Betalingskorting, Kredietbeperking, Tarieven inclusief BTW, Urenspecificaties, RGS-code, G-Rekening, Vreemde valuta, Projectfacturen, Detailhandel met inruil, etc.”

De overgang naar elektronisch factureren op basis van UBL mag geen belemmering zijn voor huidige factuurscenario’s. Behoudens hele specifieke exoten daargelaten moeten factuurscenario’s (zoal hiervoor genoemd) ongestoord via elektronisch factureren op basis van UBL verwerkt kunnen worden. Hoewel dit laatste voor een belangrijk deel al het geval is moet er nog duidelijkheid komen over zaken als kredietbeperking en de G-Rekening.

Inmiddels is het initiatief ‘UBL Factuurscenario’s’ gestart met als stappen 1) factuurscenario’s in beeld brengen 2) vertaalslag UBL per factuurscenario en 3) documenteren factuurscenario’s en gebruik binnen UBL. De zesde aanbeveling is dat softwareleveranciers, branche organisaties en overheden goede notie nemen van het initiatief “UBL Factuurscenario’s” en daar een effectieve bijdrage aan leveren. Op een zodanige wijze dat ook in de toekomst factuurscenario’s zijn geborgd.

Met name in de ZZP/MKB markt wordt voornamelijk gewerkt met standaard softwaretoepassingen. Het kan dan gaan om specifieke factuursoftware of bijvoorbeeld een factuurfunctie binnen een boekhoudpakket of binnen branchegerichte software. Zo is er specifieke software voor de detailhandel, installatiebedrijven en projectmatig werkende bedrijven.

De zevende aanbeveling is dat ALLE leveranciers van specifieke factuursoftware, of een factuurfunctie binnen andere software, elektronisch factureren op basis van UBL binnen afzienbare tijd tot de standaard bagage van de door hun aangeboden software laten behoren.

Elektronisch factureren komt pas echt tot zijn recht als deze facturen automatisch ontvangen en verwerkt worden in de administratie van de afnemer. Het gaat dan gaan om een boekhoudpakket waar inkomende facturen, na te zijn gefiatteerd, als verplichting geboekt worden of om een geavanceerder ‘Purchase to Pay systeem’ omgeven door allerhande controles en afstemming op order- en goederenontvangst niveau. 

De achtste aanbeveling is dat ALLE leveranciers van inkomende factuursoftware, van module binnen een boekhoudpakket tot aan een volledig systeem voor ‘Purchase to Pay’, de ontvangst en verwerking van UBL ondersteunen.

Er zijn softwareleveranciers die zeggen dat ze UBL ondersteunen, maar dat niet even aantonen. Het nieuwe rapport ‘Scannen en herkennen van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking 2016’ toont bijvoorbeeld aan dat (nagenoeg) alle software voor het scannen en herkennen van boekingsdocumenten inmiddels ook functionaliteit biedt voor elektronische factuurverwerking op basis van de UBL-standaard. Van de 27 aanbieders zijn er 26 die aangeven UBL te ondersteunen. Ten tijde van het samenstellen van dit rapport in juni 2016, blijken er van deze 26 nog wel een 7-tal leveranciers die ondersteuning van UBL (nog) niet hebben aangetoond door de UBL Ketentest te doorlopen. En ook bij andere onderzoeken, zoals naar boekhoud- en factuursoftware, zijn er leveranciers die UBL wel ‘aanvinken’, maar dat niet aantonen.

De negende aanbeveling is dat ALLE softwareleveranciers (en desgewenst andere organisaties met maatwerk) die claimen elektronisch factureren op basis van UBL te ondersteunen dat ook kenbaar maken, c.q. aantonen via het initiatief UBL Ketentest. Zowel voor uitgaande facturen in UBL als inkomende factuurverwerking op basis van UBL. Meedoen is gratis. 

Ook nu wordt misschien wel het belangrijkste tot laatste bewaard. In dit tijdperk van ‘open standaarden’ is ervaring en kennis delen van groot belang. Met de uitvoering van de UBL Ketentest zijn er op deze wijze meerdere aandachtpunten naar voren gekomen, onder andere doordat leveranciers van boekhoud- en andere software elkaars UBL-facturen hebben getest. Dat laatste leidde regelmatig tot correcties en tips voor weer andere ontwikkelaars. Want waarom telkens opnieuw het wiel uitvinden? Op dit moment zijn er op de website www.ublketentest.nl tientallen voorbeeldfacturen van leveranciers aanwezig, gericht op verschillende factuurscenario’s.

De tiende en laatste aanbeveling is kennis en ervaring delen als het gaat om de implementatie van elektronisch factureren op basis van UBL. Dit geldt zowel voor softwareleveranciers, overheden als andere organisaties. Deze kennis delen kan via het eerder genoemde onafhankelijke initiatief UBL Ketentest.