5 misverstanden over elektronisch factureren

[2009-10-28 10:07:06]

Harm Poelen schreef:

Wat is een electronische factuur en kan een PDF factuur nou wel of niet voordelen bieden? Dat is een leuke discussie. Zuiver gezien is het versturen van een PDF inderdaad wel een digitale maar geen electronische factuur. Pas als er werkelijk brondata (XML, EDI formaat of desnoods Excel) van een factuur wordt uitgewisseld, is er spraken van een electronische factuur. Dit staat echter niet in de weg dat er een grote winst te behalen is met het uitwisselen van een PDF als factuurbericht en niet een XML. Als je richting XML uitwisseling van facturen gaat, zul je voorlopig nog steeds met een afstemming (zelfs al gebruik je een standaard als UBL 2.0) van de bericht inhoud blijven zitten (hoe te boeken, hoe te matchen). Daar gelden dezelfde regels en uitgangspunten bij als bij het al decennia geleden ingevoerde uitwisseling van bestellingen en facturen middels EDI.

Daar zit dan ook de misvatting dat een electronische factuur in XML het Walhalla is voor het bedrijfsleven. Als je namelijk mikt op volledig geautomatiseerde verwerking en matching van de facturen, dan zul je daarbij ook moeten zorgen voor een volledige vastlegging van de inkopen en prestatieverklaringen. Dit is bij logistieke / handels georienteerde bedrijven gemeengoed. Vandaar dat deze branche middels EDI een grote kostenbesparing heeft kunnen realiseren. Uitgangspunt hierbij is dat niet enkel de factuur, maar juist ook de bestelling electronisch wordt uitgewisseld op basis van een vooraf afgesproken set van codes (bijvoorbeeld welke artikelcode te gebruiken).

Op basis hiervan zal het ontvangen van electronische facturen voor veel bedrijven niet meer dan het automatisch kunnen inlezen van de kopregel van de factuur inhouden. Daarbij ontstaat dan ook nog de situatie dat een groot deel (zo niet alle) van deze facturen nog de organisatie in moeten voor goedkeuring doordat de verplichting en prestatieverklaring niet zijn vastgelegd. Hierbij moet dan in overweging genomen worden dat bij het herkennen / lezen van een PDF inmiddels rond de 90% herkenning van de juiste kopregelgegevens geen enkel probleem is. Hierdoor wordt dus nagenoeg dezelfde effectiviteit breikt als met het inlezen van de XML factuur tegen waarschijnlijk een stuk lagere kosten. Belangrijk is echter dat u zich realiseert dat aansluitend deze factuur nog naar de interne budgethouders moet en dat zonder een purchase to pay (workflow) systeem de goedkeuring dus alleen gegeven kan worden door de factuur alsnog af te drukken.

Mijn advies zou dus alsvolgt luiden:
1. Onderzoek voor welke leveranciers veel facturen en / of factuurregels worden ingeboekt (dus niet enkel het aantal facturen maar juist ook het aantal geboekte regels is bepalend voor te behalen rendement).
2. Analyseer of voor die leveranciers ook het bestelproces geformaliseerd kan worden.
3. Maak op basis van bovenstaande een verdeling tussen bedrijven waarvan u een digitale en / of een electronische factuur zou willen ontvangen.
4. Zorg dat u een systeem implementeert waarmee u de digitale en electronische facturen kunt verwerken (matching, workflow, autorisatie).
5. Ga nu aan de slag met digitale / electronische factuur uitwisseling met uw leveranciers.

Deze en andere uitgebreide ervaringen hebben wij opgedaan bij het implementeren van ons e-invoicing en purchase to pay pakket 20/20 vision. Middels deze systemen kunnen wij al geruime tijd papieren, digitale en electronische facturen verwrken en verzenden. Wilt u meer weten, dan kunt u via LinkedIn en deze site altijd contact met mij of een van mijn collega's zoeken.

Mvg,

Harm Poelen
Directeur
20/20 vision Europe BV

PS: Wilt u electronische facturen gaan verzenden, dan zou ik toch nog steeds willen adviseren uw facturen middels een digitaal certificaat te tekenen. Geeft de ontvanger van uw factuur wel zo'n veilig gevoel en juridisch gezien biedt het ook wat meer houvast dat de authenticiteit en integriteit van het document niet betwist kan worden door afnemer en ook fiscus. De betere e-Factureer pakketten bieden u op zeker die mogelijkheid.

[2009-10-28 10:35:27]

Nicole Schotpoort schreef:

Deze reactie is namens en op titel van Friso de Jong. Friso de Jong is oprichter van Platform ELFA, EEI Platform, Factuurwijzer, -congres, -kompas en -monitor.

Beste Gerard,

Goed artikel. Ik vul nog wat misverstanden aan:

6. Standaarden leveren geen hogere adoptiegraad op
Standaarden zijn synoniem voor belangen. De partijen die een standaard willen hebben belang bij een standaard. Deze belangen zijn vaker niet dan wel verschillend. Hoe breder een standaard hoe meer partijen en hoe meer verschillende belangen. Voordat tot een polder is gekomen over een standaard gaat er heel heel veel water door een rivier

7. Elektronisch ontvangen inkoopfacturen hoeven niet meer aan regels en voorschriften te voldoen.
Elektronische verkoopfacturen en inkoopfacturen zijn nu sterker dan voorheen gepositioneerd als onderdeel van de administratie van een organisatie. Ook aan elektronisch ontvangen facturen hangen voorwaarden, zoals archiveren. Het gevaar van 'digitale dementie' loert om de hoek.

8. Nederland is geen Europa
De Nederlandse wetgeving is sinds februari 2009 onbetwist de meest liberale in Europa. Nederland anticipeert op een aanstaande Europese richtlijn. De Belgische wetgever zinspeelt inmiddels op een vergelijkbare wetswijziging eind 2010. Maar heel veel andere landen zijn nog niet zover. En voor zover ze wel zover zouden kunnen zijn, willen ze het niet.
Dus: dat Nederland zo gemakkelijk is met e-factureren betekent niet dat dat ook geldt voor elektronische verkoopfacturen vanuit Nederland naar andere Europese lidstaten en vice versa voor elektronische inkoopfacturen.

9 E-factureren vindt niet tussen organisaties plaats
Wat? Hoe kan je dat nu zeggen? Een korte uitleg. We hebben een leverancier (verzender) en een klant (ontvanger) zou je zeggen. Fout! Twee andere bestanddelen spelen een nog veel grotere rol. En dat zijn de boekhoudpakketten van zowel leverancier als ontvanger.
We kennen laten we zeggen 150 boekhoudpakketten (Anderen zeggen "veel meer" en andere "veel minder") En eigenlijk vindt facturatie en e-factureren daartussen plaats. En daar zit een groot knelpunt: boekhoudpakketten kunnen niet met elkaar praten. En al zouden ze dat wel kunnen, dan willen ze het niet. Waarom: omdat het inkomstenderving betekent, weten we van boekhoudpakketten. Hou me ten goede waarom, we zagen diverse drogredenen voorbij komen.
Samengevat bij e-factureren speelt het boekhoudpakket van zowel verzender als ontvanger een essentiële rol en laten die niet met elkaar kunnen (en willen) praten...

[2009-10-28 10:56:43]

Nicole Schotpoort schreef:

Deze reactie is namens en op titel van Friso de Jong. Friso de Jong is oprichter van Platform ELFA, EEI Platform, Factuurwijzer, -congres, -kompas en -monitor.

Overigens,

Misverstand 2 en 3 zijn gebaseerd op je eigen definitie van e-factureren:

"De definitie van elektronisch facturen kunnen we als volgt geven: ‘Het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer’.

We kennen inmiddels tientallen definities. Afkomstig van juristen, beleidsmakers, politici, banken, lobbyisten, BSP's en boekhoudpakketten, noem maar op.

Wat is waar? Welke definitie is die enige echte onbetwiste juiste definitie?

Of moet je het meer in de praktijk zoeken? Wat vindt 'men', de organisaties die in de praktijk van alledag met facturen te maken hebben (= MKB =99% van het bedrijfsleven), wat een e-factuur is.

Als je op die groep statistisch onderzoek doet (hebben we ook gedaan) dan zie je dat ze met overmacht antwoorden: PDF+e-mail. Hoe valt dat te rijmen?

Dus: misverstanden 2 en 3 zijn geen misverstanden: het zijn stellingen.

Groet,

F.W. (Friso) de Jong

[2009-10-31 22:54:31]

Bert-Jan Wiegeraad schreef:

Ik verbaas mij een beetje over de ophef en veronderstelde voordelen van UBL 2.0

Je zult ingelezen gegevens zelf altijd verder zult moeten boeken. De afzender kan in zijn factuur niet aangeven op welke kostenplaats en kostensoort jij deze moet boeken en of je wilt afschrijven etc.

Stel je voor: je krijgt een factuur in pdf-formaat van een leverancier. Daar zit een xml-bestand bij als bijlage met de factuurgegevens.

Dan dien je de volgende stappen te ondernemen:
- je slaat het xml-bestand op op je harde schijf in een speciaal daarvoor gemaakt mapje;
- je opent in je boekhoudpakket een nieuwe zakelijke uitgave;
- je klikt op het knopje "Lees gegevens uit bestand";
- je bladert naar het mapje en selecteert de bijlage;
- je klikt op OK en zoveel mogelijk gegevens worden alvast ingelezen;
- je vult de ontbrekende gegevens in en slaat de factuur op.

Het voordeel is dat je een aantal gegevens direct klaar hebt staan.

Het nadeel is dat je toch wel een aantal stappen moet zetten om uiteindelijk drie/vier velden alvast ingevuld te krijgen. Met de hand was je sneller klaar geweest.

Acumulus.nl

[2009-11-05 14:21:34]

Jeroen Sentel schreef:

@ Bert-Jan

Ben het met je eens dat handmatig sneller is voor een enkele factuur en het proces dat je omschrijft. Dat proces kan wel geautomatiseerd worden, denk aan een mailbox waar automatisch de bijlages uitgelezen worden en een boekhoudpakket dat automatisch bestanden kan inlezen. Dat gecombineerd met grote aantallen facturen, dan scheelt het je wel een hoop tijd.

[2010-03-02 16:37:52]

e-invoicing platform doctrails schreef:

tav Nicole Schotpoort: inderdaad, e-facturatie gebeurt niet tussen bedrijven, maar tussen ERP en boekhoudpakketten , althans op technisch vlak. Gelukkig zijn er berichtplatformen zoals Doctrails.com die hier een technische brug vormen.Onafhankelijk van het formaat van je bericht, het bericht type (order, factuur, pakbon) of het transport kanaal (sftp, https, x.400, smime, email, fax ...) kunnen berichten en facturen elektronisch verstuurd worden tussen ERP systemen. Zodoende wordt ketendigitalisering een haalbare kaart over verschillende IT systemen ,formaten en communicatielagen heen. zie ook http://www.doctrails.com