10 valkuilen bij de aanschaf van financiële software

1. Software aanschaffen op de golfclub; Waak ervoor dat de directie binnen uw organisatie, of misschien maakt u daar zelf wel deel van uit, geen financiële software aanschaft via een “golfvrindje”.  Betrek in elk geval de medewerkers die straks achter de knoppen zitten bij het selectietraject. Anders kan de acceptatiegraad van het nieuwe systeem tot een dieptepunt dalen binnen uw organisatie, met alle gevolgen van dien.

2. Komt in de volgende versie; Schaf geen financiële software aan waar met name de door u vereiste functies (nog) niet in zitten, maar door de leverancier worden beloofd in een volgende versie of release. Anders kunt u straks wel eens proefkonijn zijn en als eerste opgezadeld worden met functies die niet of niet goed werken.

3. U laten verleiden door kraaltjes en spiegeltjes;  Als het gaat om de selectie van financiële software voor grotere organisaties wordt vaak de rode loper uitgelegd als u op leveranciersbezoek komt. Laat u echter niet overdonderen door alle pracht en praal en een eventuele bedrijfsfilm. U gaat naar de leverancier om de software te bekijken, concentreer u dan ook op dat laatste.

4. Selecteren op basis van een demoversie van de leverancier; Stel altijd een eigen testcasus samen op basis van UW situatie en laat die demonstreren door de leverancier. Let daarbij op bijzondere zaken, als het verbijzonderen van boekingen naar afdelingen, consolidatie van gegevens, een bijzondere vorm van budgetteren of misschien wijkt uw boekjaar wel af van het kalenderjaar.

5. Tekortkomingen van de huidige financiële software negeren; Uw huidige financiële software kent wellicht een aantal tekortkomingen. U gaat per slot van rekening niet zomaar over naar nieuwe software. Zet vooraf goed op een rij welke tekortkomingen uw huidige financiële software bevat en neem deze punten mee in het selectietraject.

6. Uitzonderingen bepalen het pakket; Laat u niet teveel leiden door uitzonderingen bij de selectie van financiële software. Maak duidelijk onderscheid tussen noodzakelijk functies en ‘nice to have’.

7. Excel lost alle tekortkomingen op; Zorg ervoor dat de door u gewenste informatie zoveel mogelijk uit uw financiële software komt. Want hoe flexibel Excel ook is, op het gebied van Assurance en dus Tax Control Framework (TCF) is Excel net zo schadelijk als een virus voor uw PC.

8. Koppeling met andere systemen vergeten; Er moet rekening gehouden worden met andere software binnen uw organisatie waarmee de financiële software straks gegevens gaat uitwisselen.  Denk hierbij niet alleen aan journaalposten, maar bijvoorbeeld ook aan  basisgegevens, zoals debiteuren en crediteuren die wellicht als klanten en leverancier worden bijgehouden in uw ERP of logistieke software. Er mogen geen verschillen optreden.

9. Afspraken over de conversie uitstellen; Bij de aanschaf van financiële software hoort ook de conversie van de gegevens uit uw huidige systeem. Al is het maar vanwege openstaande posten of wettelijke bewaarplicht. Spreek vooraf door of conversie mogelijk is en laat dit ook vooraf aantonen via een proefconversie door de leverancier op basis van uw gegevens.  

10. Software aanschaffen zonder gelijk de implementatie te regelen; Dit is eigenlijk de belangrijkste valkuil. Hoe duurder de software, hoe groter deze valkuil trouwens is. Er zijn organisaties die meer dan tienduizenden euro’s of meer voor financiële software uitgeven en daarna nog eens een veelvoud aan implementatiekosten. 

Gerard Bottemanne is Nederlands bekendste criticaster op het gebied van boekhoudsoftware. Zijn onderzoeken en uitspraken leidde al twee keer tot Kamervragen over de invoering van XBRL. Bottemanne is afkomstig uit de boekhouding. Hij specialiseerde zich eind jaren 80’ in automatisering. Daarnaast volgde hij de opleiding tot AA accountant en auditing (post-HBO). Hij werkte eerst in de bedrijfsadministratie en ging vervolgens aan de slag als programmeur. Hier ontwikkelde hij een passie voor administratieve en logistieke software, waarna hij zelf boekhoud- en ERP-systemen ontwierp.. In 1999 begon hij GBNED, een bureau dat gespecialiseerd is in onderzoek, kennisoverdracht en content management op het gebied van administratieve boekhoudpakketten. Ook beheert hij de websites Softwarepakketten.nl, ICT Accountancy.nl en Boekhoudplaza.nl. Zijn belangrijkste motto in zijn werk is: ‘Zien is geloven’.