Leidinggeven op afstand, zo doe je dat! (deel 3)

Hoe kun je als leidinggevende het beste je team op afstand aansturen, inspireren en ondersteunen?

Lees ook:
- Van kantoor naar keukentafel: 11 tips voor productief thuiswerken
- Effectief samenwerken en teamenergie verbeteren in coronatijd (deel 2)

Als executive coach en leiderschapstrainer spreek ik dagelijks met leidinggevenden over hoe zijzelf en hun thuiswerkende teamleden invulling geven aan virtueel samenwerken. Daarbij valt op dat naast positieve teamenergie, in vrijwel elk team ook dagelijks gedoe is. Meestal ontstaat dat vanwege kleine irritaties en in de basis onschuldige misverstanden. Als deze snel worden besproken, verliezen ze hun negatieve impact. Maar, als ze niet snel worden besproken, zorgt het voor aanzwellende ruis en op termijn voor verstoorde werkrelaties. Zodoende ontstaan grote en langslepende problemen.

In mijn gesprekken over virtueel samenwerken hoor ik daarnaast meer veelvoorkomende thema’s: er is een gebrek aan persoonlijk leiderschap, teamleden wiens talent plots niet meer uit de verf wil komen in de virtuele werkomgeving of teamleden die bijna dagelijks in dezelfde valkuil blijven stappen van te lang online werken en te weinig fysiek bewegen? Dat leidt tot de vraag: hoe kun je als leidinggevende het beste je team op afstand aansturen, inspireren en ondersteunen? Hoe geef je op een verbindende manier leiding aan je teamleden als je ze niet of nauwelijks ziet? Wellicht leek het in eerste instantie oplosbaar door middel van videobellen en zoom meetings, maar dat zijn de meesten inmiddels ook behoorlijk beu. Wat dan wel? En hoe zorg je dat iedereen in je team vanuit huis fris en gefocust zijn werk kan blijven doen?

In dit derde en laatste artikel uit een serie van drie over virtueel (samen)werken en het vergroten van teamenergie, geef ik je vanuit mijn praktijk praktische inzichten en tips over virtueel inspirerend leiderschap vanuit verbinding.

Het belang van productiviteit en verbinding
Elk ‘face-to-face’ of virtueel team heeft twee kernvragen. Enerzijds is er de vraag hoe je productief wordt en blijft (immers, teams bestaan om business impact te bereiken) en anderzijds is er de vraag hoe creëer en behoud je verbinding (immers, teams bestaan uit mensen). Het is voor leidinggevenden van virtuele teams belangrijk om nog bewuster over deze vragen na te denken en ernaar te handelen.

1) Productiviteit. Medewerkers die thuiswerken moeten, meer dan in een face-to-face omgeving, zelf startend en zelfstimulerend zijn en de productiviteit vanuit zichzelf halen. Er is immers geen direct en regelmatig fysiek contact met collega’s wat stimulerend werkt op dit vlak. Daarnaast is voor mensen hun thuis de plek voor sociale activiteit, ontspanning en gezin. Door de foto’s aan de muur, de eettafel, de zithoek met TV, gezinsleden die rondlopen, et cetera worden ze daar continu aan herinnerd. Dat draagt ook niet bij aan het thema productiviteit.
2) Verbinding. Omdat mensen thuis aan het werk zijn is er het gevaar om de verbinding kwijt te raken met je collega’s. Naast functioneel contact is er nu eenmaal van nature minder of bijna geen sociaal contact onderling. En als naast de minderde verbinding ook de eigen productie achterblijft dan levert dat mentale druk op. Hoe gaan je medewerkers daar mee om in hun eentje? Het is niet ongebruikelijk dat het gepaard gaat met een terugtrekkende sociale beweging, gevolgd door nog minder verbinding en minder productiviteit… er ontstaat een neerwaartse spiraal. Tel daar bij op dat je medewerkers thuis minder bewegen (geen loop naar koffiezetapparaat of vergaderruimte) en ze veelal meer eten en snoepen (met minder energie en vermoeidheid tot gevolg) dan is die negatieve spiraal nog meer versterkt ingezet.

Zo wordt jij een positieve thuiswerk-influencer
Wat denk je? Is de geschetste verminderde productiviteit en verbinding een scenario uit een slechte film? Tuurlijk, er zijn genoeg voorbeelden van virtuele teams waar de productiviteit en verbinding als goed wordt ervaren. Maar toch, het gevaar van vermindering ligt op de loer. Hoe daarmee om te gaan? Ik deel graag een aantal principes hoe je als leidinggevende een heuse thuiswerk-influencer en inspirator wordt die bijdraagt aan een positieve teamenergie.

1. Geef vertrouwen
Zoals bekend, vertrouwen maakt of breekt een team. Hoe jij met dit belangrijke thema omgaat zet de toon voor de mate van productiviteit en verbinding. Het is als leidinggevende in eerste instantie jouw verantwoordelijkheid om een psychologisch veilige omgeving te creëren waarin mensen elkaar vertrouwen en waarin ze zich vertrouwd voelen in wat ze doen. Daarom is het goed om te begrijpen dat er 4 kernelementen zijn om vertrouwen te creëren (deze kun je nalezen in het artikel De snelheid van vertrouwen. Vanuit dit begrip kun je actie ondernemen om het onderling vertrouwen binnen jouw virtuele team te verhogen.

Van de 4 kernelementen zijn er twee van extra groot belang binnen virtuele teams. De eerste is dat je bij het thuiswerken uit gaat van een positieve intentie van je medewerkers . Ze lopen er echt niet de kantjes vanaf. Of positief geformuleerd: ze zullen zich thuis ook inzetten om hun werk snel en gedegen te verrichten. Het tweede belangrijke kernelement is dat je ervan uitgaat dat ze handelen met integriteit. Dat ze eerlijk zijn over wat ze wel en niet doen. Als je hierover twijfelt dan merken ze dat in de vragen die je stelt, in je woordkeus, in je handelen, et cetera. Tot slot, bespreek als je merkt dat je over deze 1 van deze 2 kernelementen onzeker bent. Vraag jezelf wel voorafgaand af wat jij nodig hebt om je teamleden dat basisvertrouwen te geven en dat zelf daadwerkelijk te voelen en te ervaren.

2. Maak duidelijke werkafspraken
In de virtuele samenwerking zijn er minder toevallige afstemmomenten met je teamleden omdat je elkaar simpelweg fysiek niet tegenkomt (zoals bijvoorbeeld op de gang of bij het koffiezetapparaat). Daarom is het nu extra belangrijk om vooraf eenduidige en duidelijke afspraken met eenieder te maken. Denk aan afspraken over taken, rollen, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, processen, tijdslijnen, rapportage et cetera. Hoe zorg je dat die er komen en stel je bij waar nodig? Door regelmatig teammeetings en 1-op-1 meetings in te plannen waarbij de productiviteit wordt besproken. En elkaar eerlijk en direct aan te spreken op het niet nakomen van gemaakte afspraken. Maar anderzijds ook om elkaar te complimenteren bij het wel bereiken van de doelstellingen. Dat draagt bij aan een positieve teamenergie.

3. Zeg JA tegen diversiteit
Geen mens is gelijk. Wat praktisch betekent dat iedereen heeft een eigen stijl van werken heeft, op een andere manier plannen maakt, zijn of haar dagritme volgt, unieke familieomstandigheden heeft, et cetera. En dat betekent dat mensen een zekere mate van autonomie zou willen in het benaderen van het werk. Daarom, in plaats van het toepassen van een ‘one size fits all’ benadering en het opleggen van jouw voorkeur is het logischer om te bekijken welke vrijheidsgraden je aan je teamleden kunt geven. Daarbij is het wel handig om met elkaar af te spreken op welke tijdstippen eenieder gegarandeerd online is, maar geef verder waar mogelijk ruimte aan je teamleden. Bespreek dit duidelijk en regelmatig met elkaar en stel een teamcontract op (link maken naar artikel 2 uit deze reeks, 1e tip gaat hierover) hoe jullie online samenwerken.

4. Stimuleer persoonlijk contact
Naast sturen op samen resultaten behalen is het ook van groot belang om actief te sturen op het creëren van krachtige verbindingen. Verbinding met jou persoonlijk, onderling, in subgroepen of juist met het gehele team. Vanuit productiviteit geredeneerd kun je dat realiseren door teamleden in wisselende samenstelling aan het werk te zetten. Stimuleer naast dat mensen vanuit een functionele optiek contact met elkaar hebben, dat ze elkaar ook bellen om informeel bij te praten. In het begin van de Covid crisis en daarmee gepaard gaande virtueel werken gebeurde dat over het algemeen vanzelf, maar na verloop van tijd is mijn ervaring gebeurd dat minder.

Als leidinggevende kun je dit informele contact stimuleren door zelf het goede voorbeeld te geven. Plan met je teamleden regelmatig een 1-op-1 gesprek in waar je naast productiviteit ruim de tijd neemt voor het persoonlijk contact. Of laat het onderwerp productiviteit eens helemaal links liggen en focus je alleen op de ander vanuit een mensperspectief. Wat gebeurt er in zijn of haar leven, wat is de gemoedstoestand van de ander, hoe is het voor de familie om zoveel thuis te zijn, of juist, hoe is het voor de ander als hij/zij geen relatie heeft en continu alleen thuis is, et cetera. Als je daarbij merkt dat het met je collega even iets minder gaat, bespreek dan wat hij/zij nodig heeft. Plan ook ‘afwijkende’ teammeetings in, bijvoorbeeld een online-week-afsluit-borrel met jaren 90 thema. Word daarin niet te voorspelbaar, de vraag is of mensen het leuk vinden om iedere week hetzelfde ritueel te doorlopen. En in plaats dat jij steeds met initiatieven komt, vraag een teamlid om de volgende keer iets te organiseren. Maak ze onderdeel van het proces en mede verantwoordelijk voor het behouden van een goede teamenergie.

5. Beschikbaar zijn en blijven
Als leidinggevende beschikbaar zijn en blijven gaat in essentie ook weer over de twee kernthema’s productiviteit en verbinding. Vanuit het thema productiviteit zorg je ervoor dat je teamleden snel antwoord krijgen op vragen en wissel je mails af met korte berichten op bijvoorbeeld WhatsApp. En als emotie of overtuigingskracht een rol speelt binnen het gesprek, maak dan gebruik van videobellen zodat je elkaar ook kunt zien. Naast beschikbaar zijn voor vragen over werk, gaat het ook over emotioneel beschikbaar zijn voor de ander. Om vanuit verbinding van mens tot mens je empathische kant te laten zien. Ook als het oncomfortabel voelt voor jou, maak je dan nog de keus om er te zijn. En durf jij je daarbij zelf ook kwetsbaar op te stellen?

6. Balanceer je tijd
Het is niet ongewoon dat je gelijktijdig verantwoordelijk bent voor meerdere virtuele teams. Dat vraagt een balanceerkunst om je tijd goed te verdelen over de teams en allen de aandacht te geven die ze verdienen en nodig hebben. En tegelijkertijd ook zelf productief te blijven. En net zoals dat voor jou geldt, is er de kans dat jouw teamleden ook in meerdere virtuele teams tegelijk aan het werk zijn. Dan hebben zij dezelfde balanceeruitdaging. Wat hen daarbij helpt is dat in plaats dat jij harde deadlines voor ze bepaalt, je met de teamleden overlegt wat haalbaar is. En uiteraard, soms is een deadline hard en niet onderhandelbaar. Spreek dit dan uit zodat het duidelijk is voor de ander. En… wellicht is deze tip nog belangrijker bij het aansturen van je best-performers die meestal al een grotere werklast hebben. Zorg dat je hen niet nog meer extra belast omdat thuiswerken ook voor hen anders en lastig.

7. Lach om jezelf… en vaak 
Als je voor het eerst aan (virtuele) teams leiding geeft, dan ga je veel beginnersfouten maken. Dan vertoon je gedrag en kom je met acties die werken, maar soms ook de teamenergie juist negatief beïnvloedt. Geef dan snel je fouten toe en zeg sorry. En bedenk, ‘just because you’re failing doesn’t mean you’re a failure’. Oftewel, neem jezelf niet te serieus, lach om jezelf en geef je fouten ruiterlijk toe. Lach er met elkaar om, leer en groei.

Veel plezier bij het toepassen van de inzichten. En ben je op zoek naar nog meer tips en inzichten? Download dan nu direct het GRATIS E-BOOK 12 GEHEIMEN VAN KRACHTIG LEIDERSCHAP. vol met waardevolle inzichten en oefeningen.

Door Marco Buschman. Hij is managing partner bij Courius, managementspreker, leiderschapstrainer, team- en executive coach, en auteur van de bestseller Verbindend Vermogen (The Connection Quotient) en coauteur van Het Leiderschapsalfabet.