Geen ‘one size fits all’-benadering, maar inzichten en tips waar iedereen wat uit kan halen.

Thuiswerken heeft sinds de coronacrisis definitief zijn vlucht genomen en is voor de meeste leidinggevenden en medewerkers ‘business as usual’ aan het worden. Uit onderzoek van Capterra blijkt dat wereldwijd twee derde van de werknemers wil blijven thuiswerken en dat 55 procent denkt dat hun organisatie goed kan functioneren met permanent thuiswerkend personeel. Het thema ‘(samen)werken in een virtueel team’ is daardoor meer dan actueel geworden in deze nieuwe zakelijke werkelijkheid. Maar, hoe organiseer je virtueel werken het beste en slimste? Zowel voor jezelf, in de samenwerking met je teamleden en in je aansturing als leidinggevende. In dit eerste deel geef ik praktische tips en inzichten hoe je optimaal productief bent en blijft als je thuiswerkt.

One size fits all-benadering bestaat niet
Ik wil beginnen met een belangrijk voorbehoud: eenieder is uniek en ervaart andere uitdagingen tijdens het thuiswerken. Een introvert of extravert persoon gaat anders om met werken zonder collega’s in de directe omgeving. Datzelfde geldt ook ten aanzien van het maken van (zakelijke) keuzen. Doe je dat vooral op basis van ratio of vooral op basis van emotie. Deze en andere verschillen maken dat iedereen anders met de coronacrisis omgaat, zijn eigen werk- en communicatiestijl heeft en andere behoeften heeft bij het werken binnen een virtueel team. Concreet betekent dit dat inzichten en tips die voor de een zeer logisch en welkom zijn, voor de ander niet werken. Ik geloof dan ook niet in een ‘one size fits all’-benadering. Daarom, lees de inzichten en tips en haal eruit wat voor jou en je team werkt. En dwing een ander niet om precies dezelfde keuzen te maken maar ga erover met elkaar in gesprek.

Van improvisatie naar structureel succesvol
De eerste corona-uitbraak overviel ons en dwong veel organisaties snel te handelen, zodat ze het werk zo goed mogelijk konden laten doorgaan. Niet iedereen was voorbereid op werken op afstand. We hebben afgelopen half jaar ervaren dat werken vanuit huis, in tegenstelling tot een fysieke werkplek met collega’s om je heen, eenzaam en geïsoleerd kan voelen. Het onderzoek van Capterra laat zien dat thuiswerken twee grote nadelen heeft: 1) er ontstaan communicatieproblemen met collega’s en 2) ervaren van eenzaamheid. Hoe ga je daarmee om? "Veel mensen vinden het prettig om thuis te werken, maar er zijn ook nadelen. Het is belangrijk om deze aan te pakken om thuiswerken ook in de toekomst succesvol en productief te maken.”

Hoe ruil je improvisatie in het vormgeven van thuiswerken in voor het structureel vormgeven van thuiswerken? Wat kun jij zelf doen om effectief thuis te werken, ook zonder de collega’s om je heen? Dat vraagt om extra discipline en zelf startend vermogen. Uiteraard zijn de afspraken in je agenda een eerste aanzet om op afgesproken tijdstippen aan het werk te zijn. Maar daaromheen organiseer jij je tijd nog duidelijker zelf. Je wordt niet direct bekeken, aangespoord of uitgedaagd door collega’s. Het risico (of is het een kans?) van je werk uitstellen of even wat anders doen ligt op de loer. Hoe zorg je dat je binnen deze realiteit effectief en efficiënt bent en blijft?

Checklist voor thuiswerkers

1. Zorg voor dagritme. Thuiswerken begint met afspraken met jezelf te maken hoe laat je opstaat en hoe je opstaat. Heb je een routine om de dag te starten? Start je met een meditatie, wat lezen en schrijven in een dagboek of check je bij het wakker worden direct je telefoon op nieuwe berichten, mails en WhatsApp berichten? T.a.v. dat laatste… niet doen. Start met rust en ontspanning, bekijk daarna je agenda en maak afspraken met jezelf over deze dag. En maak ook afspraken met jezelf over zaken als koffiemomenten, lunch, een wandeling tussendoor en een harde eindtijd. Creëer je eigen regelmaat.

2. Mindset. Hoe kleed jij jezelf tijdens het thuiswerken? Blijf niet in je pyjama of een joggingpak. Verzorg jezelf en kleed je in zakelijke kleding of kleding waarin jij je prettig voelt. En als je normaal een lekkere aftershave of geurtje opdoet, waarom dan ook niet als je thuiswerkt?

3. Ontspanning. Het vraagt extra energie om de gehele dag naar je scherm te kijken en ook de vergaderingen via je scherm te doen. Sta jezelf daarom toe om tussendoor bijvoorbeeld naar buiten te gaan, boodschappen te doen of wat te sporten. En qua bereikbaarheid is het handig om vooraf met je collega’s te bespreken op welke tijdstippen je gegarandeerd online bereikbaar bent.

4. Werkplek. Creëer als het mogelijk is een vaste werkruimte met een zakelijk gevoel waar je je kan concentreren. En de gehele dag zitten op een niet ideale thuisstoel gaat ook tot problemen leiden. Daarom, probeer ook af en toe staand te werken. Bijvoorbeeld, stapel eens een aantal boeken op je tafel als je een vergadering hebt. Maak deze stapel zo hoog dat je staand aan de meeting kunt deelnemen.

5. Werk opdelen. Zeker bij thuiswerken is het verstandig je prioriteren en je taken op te breken in kleine en overzichtelijke doelen. En als je ze bereikt hebt, vier dat dan (kan ook online met je collega’s). Maak daarom dagelijks een lijst van de zaken die echt moeten gebeuren. En accepteer dat het tempo van handelen lager kan zijn dan werken op kantoor.

6. Afspraken nakomen. Kom je afspraken na en geef zicht op je werk en prestaties. Zeg wat je doet en doe wat je zegt. En lukt dat niet, laat het dan direct weten en niet pas bij het verlopen van de deadline of op de opleverdatum.

7. Online meetings. Echt waar… multitasking bestaat niet, dat is een mythe. Multitasken is in werkelijkheid gewoon heel snel schakelen, dat gaat niet parallel. Dus, als je bijvoorbeeld aan een vergadering deelneemt, houd dan je aandacht erbij. Ga tussendoor geen andere acties uitvoeren. Tegelijkertijd, de hele tijd naar het scherm kijken en laten zien dat je actief deelneemt is vermoeiend. Zet daarom, als je niet aan het woord bent, je camera uit en zet jezelf op ‘mute’ (scheelt ook weer achtergrondgeluid). Maak met je teamleden hier afspraken over. Tot slot, is het echt nodig dat jij aanwezig bent in elke meeting? Je kunt natuurlijk ook nee zeggen (want nu is alles een meeting geworden).

8. Mails. Virtueel samenwerken leidt over het algemeen tot veel meer mails. Hoe kun je het aantal mails beperken? Door de volgende simpele vuistregels te volgen. 1) Als je meer dan drie mails nodig hebt om tot overeenstemming over een onderwerp te komen, maak dan een telefonische of online afspraak en bespreek het met elkaar. 2) Als er een mail is gestuurd die niet duidelijk voor je is, stel dan een vraag via chat of maak een korte call. 3) Houd mails kort en bondig (vermijd lange teksten) en voeg persoonlijkheid, enthousiasme en warmte toe aan je berichten.

9. Pauzes. Veel online meetings worden aansluitend gepland wat vermoeiender is dan op de fysieke werkplek. Immers, op de werkplek beweeg je tussendoor omdat je naar een andere ruimte loopt, even samen met je collega koffie haalt en een praatje maakt, etc. Het gevaar is dat de online meetings strak achter elkaar worden gepland. Dat werkt op een gegeven moment niet meer. Zorg dus voor pauze tussendoor. En qua lengte, een meeting van een uur is voor de meeste mensen echt het maximale, probeer het liever tot 45 minuten te beperken.

10. Sociaal contact. Plan naast zakelijke afspraken ook sociale momenten in. Om met elkaar te spreken over dagelijkse beslommeringen, hoe het met je gaat, etc. Vraag daarbij ook om hulp als het niet gaat zoals je wilt. Besef daarbij, iets met de ander delen lucht op, samen ben je sterker.

11. Kinderen thuis. Mochten jullie beiden thuiswerken en kinderen hebben die aandacht nodig hebben, maak dan afspraken over wie wanneer ‘dienst’ heeft. Bijvoorbeeld 2 uur op, 2 uur af. En zorg dat er afspraken zijn over storen tijdens het werk. Bijvoorbeeld deur dicht betekent niet storen.

Door Marco Buschman. Hij is managing partner bij Courius, managementspreker, leiderschapstrainer, team- en executive coach, en auteur van de bestseller Verbindend Vermogen (The Connection Quotient) en coauteur van Het Leiderschapsalfabet.