Effectief samenwerken en teamenergie verbeteren in coronatijd (deel 2)

Lees hier deel 1: Van kantoor naar keukentafel – 11 tips voor productief thuiswerken

‘Zet mensen bij elkaar en je krijgt gedoe. Gegarandeerd. Tegelijkertijd geldt: mensen willen geen gedoe maar juist verbinding.’ Begrippen als contact, vertrouwen en verbinding lijken iets softs te hebben. Intussen zijn het in het bedrijfsleven en de samenleving harde voorwaarden om tot duurzame samenwerking en groei te komen. En of het nu gaat om omzetgroei, winstgroei, persoonlijke groei en groei van teamenergie… aan de basis van iedere vorm van groei staat vertrouwen vanuit verbinding. Verbinding met jezelf, je collega’s, je partner(s) en je klanten. Daarbij geldt: het contact komt voor het contract. Verbindend vermogen is daarbij het sleutelbegrip, ook bij virtueel samenwerken.

Virtueel samenwerken, zo doe je dat

Een virtueel team is een samenwerkingsverband van geografisch gespreide teamleden die met een onderlinge afhankelijkheid via voornamelijk technologische middelen aan een gezamenlijk doel werken. Tot voor kort waren de fysieke afstanden groter (steden, provincies, landen of zelfs continenten). Maar door de gevolgen van de coronacrisis kunnen de afstanden ook ineens heel klein zijn (binnen een stad of zelfs een straat) waarbij binnen de samenwerking weinig of geen ‘in real life’ contact is.

Hoe zorg je in deze virtuele realiteit dat je met goede teamenergie en vanuit verbindend vermogen effectief samenwerkt om het gezamenlijk resultaat te bereiken? Ontdek hoe onderstaande tips je kunnen helpen de virtuele samenwerking in teams te optimaliseren.

1. Stel een teamcontract op

Plan een gesprek in om met elkaar te bespreken hoe jullie virtueel willen samenwerken en leg de afspraken vast in een teamcontract. Dat klinkt formeel, en dat is ook de bedoeling. Het geeft duidelijkheid en is de basis om op terug te vallen als de virtuele samenwerking niet gaat zoals gewenst.

Maak in het contract duidelijke afspraken met elkaar over HOE jullie virtueel samenwerken (geldt uiteraard ook ‘in real life’). Hoe vaak spreek je elkaar? Hoe spreek je elkaar aan? Wanneer mail je en wanneer bel je? Zet je de video wel of niet aan? Hoe houden jullie activiteiten en taken bij? Wie is waar verantwoordelijk voor? Et cetera. Zomaar een greep uit onderwerpen waar jullie het als team met elkaar over kunnen hebben. Door de impliciete aannames en verwachtingen expliciet te maken, wordt de samenwerking bevorderd, de teamenergie verhoogd en worden gezamenlijk krachtige resultaten bereikt.

2. Wees alert op de impact van cultuurverschillen

Gaat cultuurverschillen over verschillen tussen landen (bijvoorbeeld India versus Nederland)? Ja, maar ook binnen een land zijn er cultuurverschillen. Ooit al eens in een team gezeten met iemand uit Amsterdam, een Zeeuw, een Limburger, een Tukker en een Fries? Dan merk je dat ook binnen Nederland duidelijke cultuurverschillen aanwezig zijn. En naast de regionale verschillen heeft ieder teamlid ook een eigen werk- en communicatiestijl. Dat is een gegeven.

Hoe ga je met de onderlinge verschillen om? In plaats dat je je aan het gedrag van elkaar ergert, is het belangrijk om de impact van jullie gedrag op elkaar te bespreken. Ga daarbij in het gesprek niet je eigen gedrag rechtvaardigen met het feit dat je intentie positief was, maar vraag je af wat de impact van je gedrag op de ander is. Nog meer dan ‘in real life’ is bij virtueel samenwerken het devies… ga in dialoog met elkaar en luister goed naar onderliggende behoeften; leer van en over elkaar.

3. Waak voor een ‘overload’ aan technologische middelen

Er zijn vele (gratis) technologieën om virtueel samen te werken en deze worden steeds beter. Bijvoorbeeld om samen aan documenten te werken, elkaar te bereiken of te brainstormen. Op dat vlak is er geen belemmering meer. Sterker, de vele mogelijkheden zijn eerder de boosdoener. Het gevaar ligt op de loer dat een teveel aan hulpmiddelen wordt gebruikt en je te maken krijgt met een ‘overload’ aan berichten en tools. Maak daarom samen met je teamleden bewuste keuzen over hoe en wanneer je welke middelen inzet. Bijvoorbeeld een (video)gesprek als het belangrijk is om in het gesprek de relatie/emotie een plaats te geven. Gebruik daarnaast de chat als jullie een korte vraag/antwoord cyclus hebben en e-mails om zakelijk afspraken met veelal ratio te delen. Maar maak ook afspraken over het introduceren van nieuwe hulpmiddelen. Waarom is deze nieuwe tool nodig? Welk probleem wordt er mee opgelost en weet je zeker dat dit met de reeds bekende middelen niet mogelijk is?

4. Beeldbellen… wel of niet doen?

Je video continu aanzetten bij virtueel werken kan energievretend zijn. Een reden (vanuit de controle gedachte) om dit met elkaar af te spreken is dat het multitasken lastiger maakt. Maar er is ook een inhoudelijk belang bij het werken met video. Uit onderzoek van Albert Mehrabian blijkt dat als mensen over hun gevoel praten of hun mening geven over een onderwerp, dat gesprekspartners vooral geneigd zijn je te geloven op basis van wat ze in je non-verbale gedrag menen te zien. Met video breng je deze component in het gesprek. Daarbij, elkaar zien draagt ook bij aan het versterken van de onderlinge verbinding en daarmee het verbeteren van de teamenergie. Wel zo fijn als je op afstand samenwerkt.

5. Do’s and don’ts in online vergaderen

Wellicht valt jou dit ook op. Bij video-vergaderen gaan deelnemers ineens harder praten. En wordt er door elkaar heen gepraat. Beiden is echt niet nodig! Tip: zet jezelf op mute en als je wat wilt zeggen maak dan gebruik van de mogelijkheid om je hand digitaal op te steken en wacht tot je de beurt krijgt. Goed luisteren is daarbij het devies. Want als iets al is gezegd dan hoef je het niet nog eens te herhalen. Zou je normaliter ook niet moeten doen. En wil je een onderwerp met beeld ondersteunen, deel dan je scherm. Maar let op! Ga niet je PowerPoint voorlezen want daar zitten mensen niet op te wachten. Dat kunnen ze zelf wel. Maar maak gebruik van visuals en vertel er een (persoonlijk) verhaal bij. Dat houdt de aandacht veel beter vast. Praat daarbij rustig en duidelijk, geef ruimte, eet niet en zorg dat je tevreden bent over je achtergrond. Weet je dat binnen diverse programma’s je ook de optie hebt om een eigen achtergrond te selecteren? Zo ziet het er ineens uit alsof je op kantoor of op het strand zit, waar jouw voorkeur naar uitgaat.

6. Spreek overlappende werktijden af

Zoals in deel 1 van deze 3-luik al is aangegeven, is het bij thuiswerken normaal dat mensen soms wat sneller zijn afgeleid. Even met je partner wat thee- of koffiedrinken, boodschappen doen, de was ophangen, spelen met de kinderen, de hond uitlaten, et cetera. Allemaal niets mis mee. Sterker nog, het helpt om de batterij op te laden en daarna weer verfrist te kunnen werken. Tegelijkertijd heeft het impact op jouw bereikbaarheid. Daarom is ons advies om met elkaar vaste tijdstippen af te spreken (in de ochtend en middag) waarop eenieder gegarandeerd online bereikbaar is. Houd daarbij rekening met tijdsverschillen als je met mensen in verschillende tijdzones werkt.

7. Organiseer sociaal contact

Er is geen virtuele koffieautomaat waar je elkaar toevallig tegen komt. En dus ligt het gevaar op de loer dat je elkaar alleen nog maar spreekt als je zakelijk wat van elkaar nodig hebt. Hoe compenseer je dat? Simpel, door naast zakelijke afspraken ook sociale momenten in te plannen. organiseer een sessie om met elkaar te spreken over de dagelijkse beslommeringen, hoe het met jou en de ander(en) gaat, etc. Of stuur spontaan een berichtje of bel gewoon even met iemand om te horen hoe het gaat. En als je elkaar op deze manier informeel spreekt kunnen daarbij ook de ‘oh ja, nu ik je toch spreek, hoe staat het met…’ momenten ontstaan die je hebt als je iemand spontaan tegen zou komen. En uiteraard, werk je veel met een collega samen onthoud dan hoe zijn of haar persoonlijke situatie eruit ziet en vraag de volgende keer ernaar.

8. Wees mild voor jezelf en elkaar

De meesten van ons werken normaal gezien niet vanuit huis of in een virtueel team. Het kost tijd om eraan te wennen en samen effectief en efficiënt te worden. Blijf elkaar de tijd geven om te wennen aan volledig thuis werken en wees daarbij mild voor jezelf en voor elkaar.

Wil je nog meer inzichten en tips?
Veel plezier bij het toepassen van de praktische inzichten en tips over hoe je effectief samenwerkende virtuele teams creëert met een positieve en ondersteunende teamenergie. Wil je nog meer inzichten en tips? Download dan dit gratis E-Book welke inzicht geeft in de 12 geheimen die teams consequent toepassen om succesvol te worden en te blijven.

Marco Buschman is managing partner bij Courius, managementspreker, leiderschapstrainer, team- en executive coach, en auteur van de bestseller Verbindend Vermogen (The Connection Quotient) en coauteur van Het Leiderschapsalfabet.