Automatisering is noodzaak voor organisaties om in onvoorspelbare tijden flexibel te kunnen opereren.

Door Jan Willem ter Steege, directeur Easy Systems

De impact van 2020 is enorm groot, in ons privéleven, maar ook in ons werk en financieel zijn de gevolgen groot. Waar het ene bedrijf de beste cijfers ooit realiseerden, kreeg het andere bedrijf te maken met stevig inkomstenverlies.

Winstgevend of niet, veel bedrijven zagen dat ze hun financiële processen anders moesten gaan inrichten, vanuit huis werken was anders niet mogelijk. Je kunt wel stellen dat het in die zin ook een interessant jaar was en 2021 zal net zo interessant worden. Het centrale thema is flexibiliteit.

Per sector zijn de financiële gevolgen van de maatregelen die volgden op de pandemie heel divers. Sectoren waar de zwaarste klappen vielen, zoals horeca- en reisbranche, of die redelijk door konden zoals de bouw, of die juist een enorme boost kregen zoals de online retail hebben wel allemaal één ding gemeen; ze moeten in onvoorspelbare tijden enorm flexibel kunnen zijn.

Die flexibiliteit zochten onze klanten in het mogelijk maken altijd en overal te kunnen werken. Handmatige verwerking van facturen was ineens geen optie meer. Automatisering is een vereiste om je financiële processen door te laten gaan.

Een mooi voorbeeld komt van Ambuce Rescue Team, zij besloten in 2020 om het factuurverwerkingsproces, dat nog handmatig verliep, met spoed te automatiseren, want het was stil komen te liggen. Een ander voorbeeld komt van HITEC Power Protection, waar het verschil tussen een manueel en geautomatiseerd proces heel duidelijk naar voren kwam toen de pandemie uitbrak. Het Nederlandse team werkte al met een geautomatiseerd purchase to pay proces en kon alles vanuit huis doen, het team in Engeland had nog een manueel proces en moest regelmatig de papieren facturen op kantoor ophalen.

2020 heeft een trend in gang gezet: verdere digitalisering en afscheid nemen van papiergedreven, manuele processen, die trend gaat hand in hand met werken in de cloud. Flexibiliteit en bedrijfscontinuïteit zijn belangrijke argumenten hiervoor. Altijd en overal realtime toegang tot je financiële data is in een onvoorspelbare tijd belangrijker dan ooit om snel te kunnen ageren. Flexibiliteit in de vorm van software as a service wordt ook steeds populairder, vanwege de mogelijkheid om zonder hoge instapkosten te automatiseren en direct de vruchten ervan te plukken.

Realtime data-analyse vraagt ook om een andere competenties. Als je alleen al kijkt naar een factuurstroom, moet je op basis van data snel kunnen zien of er meer of minder facturen binnenkomen, ze op tijd worden afgehandeld en uitschieters in bedragen snel kunnen spotten. Dit biedt de mogelijkheid om ‘what-if’-analyses uit te voeren om de winstgevendheid of cashflow te kunnen voorspellen, waarmee je het hoger management tijdig van advies kan voorzien. Dat is in een nieuw jaar dat net zo onvoorspelbaar is als 2020 niet langer een luxe, maar een noodzaak om concurrerend te blijven.