Het managen van complexiteit en het onverwachte kan middels een open dialoog.

Door Elmira Nijhuis

Zelfsturing en situationeel organiseren zijn manieren om zo goed mogelijk met het onverwachte om te gaan, in complexe en snel veranderende omgevingen. Deze trend is goed zichtbaar in onze maatschappij. Verantwoording wordt zo laag mogelijk gelegd, in de vorm van ondernemende professionals en zelfstuderende teams. Op deze wijze kan men zo snel en adequaat mogelijk inspelen op complexe en onverwachte gebeurtenissen, met vele actoren.

Integreren van meerdere perspectieven
Om adequaat in te spelen op complexe en onverwachte gebeurtenissen, is het nodig dat meerdere perspectieven en belevingen geïntegreerd worden. Immers, kenmerk van complexiteit, snelle veranderingen en het onverwachte is het feit dat zowel de breedte als de diepte van de gebeurtenissen en ontwikkelingen zo divers zijn dan één persoon dit niet alleen kan overzien. Het vereist het verenigen van ogenschijnlijke tegenstellingen; paradoxen. Zoals conceptueel denken én een praktische blik hebben. En een focus op toekomst én een accent op efficiency leggen. Een inhoudelijke oriëntatie hebben én een mensgerichte aanpak.

Bijeenbrengen van paradoxen
Deze paradoxen zijn bij elkaar te brengen in een open dialoog. Als meerdere mensen in een open dialoog de verschillende perspectieven met elkaar delen kunnen zij vanuit dit vertrekpunt samen effectief omgaan met complexiteit en het onverwachte. Door samen te overleggen welke perspectieven van belang zijn en waarom. En hoe op basis hiervan actie ondernomen kan worden. Dan vindt situationeel organiseren effectief plaats.

Natuurlijke aanpassingsdrang
Het voeren van een open dialoog is niet gemakkelijk. Wij – mensen - passen ons aan, aan de groep waarin wij verkeren. Geaccepteerd worden in sociale groepen is een onmisbaar doel van het menselijke streven. Onze gezondheid, geluk en welbevinden hangen hiervan af. En groepen definiëren sociale standaarden, waar groepsleden aan moeten voldoen. Wij hebben de capaciteit om ons gedrag zodanig aan te passen dat het aan de groepsstandaarden voldoet, dat het sociaal aanvaardbaar is voor deze groep.
Soms zijn de sociale standaarden van de groep contraproductief. Teamleden moeten zicht dan zódanig aanpassen dat hun eigen identiteit erdoor in het gedrang komt. Op dat moment kan een open dialoog niet tot stand komen.

Psychologische veiligheid
Psychologische veiligheid binnen de groep zorgt ervoor dat mensen geen angst ervaren in de groep, zich durven uitspreken en het met elkaar oneens kunnen zijn zonder dat dit escaleert. Ook durven zij dan fouten te maken, daar open over te zijn, te leren en hun eigenheid te tonen. In een psychologisch veilige groep lopen mensen weinig interpersoonlijke risico’s in het onderlinge contact. Deze veiligheid is nodig voor het voeren van een open risico-dialoog over de met elkaar te ondernemen stappen. Echter, dit met elkaar bereiken kost tijd en moeite.

Nieuwsgierig en ferm
Een open dialoog kenmerkt zich door nieuwsgierigheid. Nieuwsgierigheid naar de ander, die vanuit een andere beleving en een ander kader denkt en spreekt. Het vergt ook nieuwsgierigheid naar het nieuwe. Daarbij doet het een aanslag op onze contactuele vaardigheden en ons geduld. Het vereist het stellen van open vragen en doorvragen. En het uitstellen van de eigen mening of beleving.

Het kenmerkt zich óók door stevigheid en ferm gedrag. Het gaat over het uitdagen van jezelf en de ander. Je verantwoordelijkheid nemen, hierover spreken, ook als iets niet helemaal goed gegaan is. Niét duiken. En andersom: een ander opbouwend aanspreken op iets wat niet goed gegaan is, is óók nodig. Met als doel: samen te achterhalen wat de oorzaken ervan zijn en hoe e.e.a. ‘vlot’ te trekken is.

Associatief gesprek: dood in de pot
Het ‘associatieve gesprek’ herkennen wij waarschijnlijk allemaal. Iemand zegt wat, wat bij een ander een gevoel van herkenning oproept. Deze valt in en deelt dit gevoel van herkenning, met het betreffende voorbeeld erbij. Een derde gaat hier weer verder op in, enzovoorts. Op dit moment ontstaat er een schijngesprek. Men heeft het idee dat men elkaar begrijpt maar de verschillende perspectieven komen niet boven water. Er ontstaat een grote algemene deler over het onderwerp, die zodanig vaag is dat het niet bruikbaar is voor verkenning, menings- of besluitvorming. Vaak haakt een deel van de groep af bij een dergelijk gesprek.

Als het gesprek op deze manier gevoerd wordt, komen de eigenlijke onderwerpen niet boven tafel.

Hoe bereik je een open dialoog en wat levert het op?
De open dialoog draagt niet alleen bij aan het managen van complexiteit en het onverwachte, het draagt ook bij aan meer werkplezier. Elkaar uitdagen en gebruik maken van elkaars kracht is leuk! En – in tegenstelling tot wat veel mensen denken – het is te leren. Het is iets dat je met elkaar, als team én als organisatie, aan kunt leren. Het kost tijd, energie en soms externe begeleiding. De basis ligt in het herkennen van de verschillende kwaliteiten in het team. En het herkennen van de complexiteit van de omgeving van het team, met bijbehorende uitdagingen. Daarna vindt het gesprek plaats over het koppelen van deze twee. En tegelijkertijd kan het gesprek óók gaan over de manier waarop de communicatie hierover verloopt. Het is leren op verschillende fronten tegelijk. Het klinkt moeilijker dan het is. De meeste teams vinden het een inspirerend proces.

Het is investeren in de toekomt. Want door het voortdurend de open dialoog voeren word je als team en organisatie wendbaar. ‘Fit’ voor de toekomst. En kan je de ambities van de organisatie beter realiseren.

Elmira Nijhuis (EN consultancy) is werkzaam als adviseur, toezichthouder en interim manager, gericht op het aanjagen van strategisch samenwerken en strategische ontwikkeling. Zij is ook docent van de NBA opleiding: Psychologische veiligheid - basis voor prestaties