Effectief werken: 5 gouden tips voor kenniswerkers

In het informatietijdperk is het gemakkelijk overspoeld te raken. Dit gaat al snel ten koste van de effectiviteit en efficiency van uw werk. Met deze vijf tips vermindert u stress en bespaart u vele uren per week.

Timemanagement is dood, want dat gaat er om zoveel mogelijk gedaan te krijgen binnen de beschikbare tijd. Het werk is echter nooit klaar. U kunt wel 20 uur meer gaan werken per week, maar buiten de grenzen van die werkweek zijn er ook nog veel dingen te doen. Het gaat daarom niet meer om timemanagement, maar om workflow en attention management. Hoe kunt u zo effectief mogelijk werken volgens deze principes? Door deze vijf tips op te volgen:

1. Gebruik een tweede brein
Het werkgeheugen van mensen kan slechts zeven dingen onthouden, negen als u geluk heeft. Veel professionals werken met post its en digitale notities om alles te kunnen onthouden, maar dit is rommelig, en zorgt niet voor rust en kalmte. Bovendien leidt het er onherroepelijk toe dat u zaken gaat vergeten. De oplossing is een tweede brein waarin u alles kunt vinden wat u nodig heeft in zowel werk als privé.

Het tweede brein kan gemaakt worden met een speciale takenmanager, zoals todoist (https://nl.todoist.com/). Maar het is ook prima om bijvoorbeeld Excel te gebruiken of zelfs papier. Het tweede brein bestaat uit een master actielijst, een projectenlijst, een wachten op-lijst en een ideeënlijst. Op uw actielijst staan taken die u in één keer kunt uitvoeren, op de projectenlijst staan opdrachten die uit meerdere taken bestaan, op de wachten op-lijst staan zaken die anderen eerst moeten doen/aanleveren voordat u verder kunt, en op uw ideeënlijst staat alles wat u mogelijk in de toekomst wilt gaan doen, maar nu nog niet. 
 
Effectief werken begint met alles uit uw hoofd te halen en in uw tweede brein te stoppen...... 
 
Een tweede brein helpt u om steeds de vraag te beantwoorden: Is hetgene wat ik doe nu het beste wat ik kan doen? Bovendien helpt het u om uw hoofd leeg te maken, want uw brein is voor het bedenken van ideeën, niet om ze vast te houden. 

2. Ga effectiever om met e-mail
Veel professionals werken nog steeds vanuit een volle inbox. Dit is niet bepaald de meest effectieve manier van werken. Hoe moet het wel?

• Als kenniswerker bent u zowel baas (denkwerk) als uitvoerder (doenwerk). Als u uw email verwerkt is dat een baas-taak, oftewel een nadenktaak. Als u dat combineert met uitvoerende taken is dat zeer belastend voor uw hersenen en niet effectief. Verwerk uw email daarom slechts enkele malen per dag (bijvoorbeeld om 11:00, 13:30 en 16:30) en maak uw inbox helemaal leeg. 

• Neem over iedere e-mail de beslissing: moet ik er iets mee? Zo ja, maak er een taak van in uw tweede brein of een item in uw agenda. Wanneer u het binnen twee minuten kunt afhandelen, doe het dan meteen. Als u er niets mee hoeft te doen, zoals bij een cc, verplaatst u de email naar het archief of de prullenbak. Na afloop van uw mailronde is uw inbox helemaal leeg. Dat geeft elke keer een zeer bevredigend gevoel. 

• Stop met een hele structuur aan mappen voor het bewaren van allerlei emails. Dit archiveren kost u heel veel tijd en leidt er doorgaan niet toe dat u mails makkelijker kunt terugvinden. Integendeel, want hoe vaak gebeurt het niet dat een mail in de verkeerde map belandt? Bewaar daarom al uw mails in een map genaamd ‘archief’. De zoekfunctie van mailprogramma’s werkt uitstekend. 

• Zet meldingen van uw email uit. Dit geldt ook voor meldingen van social media. Elke afleiding kost hersenenergie en gaat ten koste van de kwaliteit van de taak waar u mee bezig bent. 

3. Begin met de big rocks
Tenzij het echt niet anders kan is het beter om de dag niet met mail te beginnen, maar met de taken waarmee u in een werkweek echt het verschil gaat maken. Het is verstandig om wekelijks een review moment in te plannen (bijvoorbeeld op vrijdagmiddag of zondagavond) waarbij u naar de volgende week vooruit blikt. Welke projecten lopen er en wat zijn de belangrijkste acties om de volgende week uit te voeren? Welke resultaten wilt u bereiken en hoe kunt u de komende week bijdragen om de realisatie daarvan een stuk dichterbij brengen? 
__________________________________________________________________________
 
Wordt u dagelijks overspoeld door informatie en onnodige afleidingen? Heeft u het gevoel dat u geleefd wordt? Volg dan de succesvolle Training ‘Werk Slimmer, niet Harder’ voor minder stress en meer productiviteit. Win tijd en krijg weer grip op uw werk. Meld u hier aan.
__________________________________________________________________________

Het is raadzaam om uw werk sowieso in tijdsbrokken te verdelen en ervoor te zorgen dat u zo min mogelijk wordt gestoord tijdens uw belangrijkste taken (zoek rustige plekken op in plaats van altijd van achter uw bureau te werken). Werk tijdens een tijdsbrok uitsluitend aan de taak die u voor uzelf heeft gesteld. Wanneer u gaat multitasken schakelt u namelijk tussen verschillende hersenfuncties en dat kost nodeloos veel energie. 

4. Adopteer een productivity mindset
Effectiever werken vereist een mindset die continu alert is op mogelijke verbeteringen. Gewoonten zijn snel ingesleten en maken dat we er verder niet over nadenken. Waarom is die vergadering altijd om 10 uur ‘s ochtends, het moment dat u misschien wel op uw scherpste bent? Beter om het op een dood moment na de lunch te plannen. En waarom duurt die meeting altijd een uur? Zou het niet in een half uur kunnen? Stel uzelf continu de vraag: Is dit echt de beste manier om het te doen? 

De hersenen van de mens zijn lui, dus het doorbreken van een patroon doen ze liever niet. Daar moet u toch doorheen. De beloning is: Meer effectiviteit, meer efficiency en minder stress. 

5. Gebruik de juiste tools voor effectief werken
Effectief werken gaat vooral om de mindset en het systeem dat u gebruikt, maar er bestaat fantastische technologie om u te helpen. Werk in 2016 nog effectiever met de volgende tools:

• Tools om automatisch zinnen te generen
Woorden en zinnen die u dagelijks tientallen keren typt kunt u beter automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan ‘Hartelijke groet’ of ‘Kun jij dit svp oppakken?’. Hier zijn verschillende tools voor, zoals:
– PhraseExpress (http://www.phraseexpress.com/)
– ActiveWords (http://www.activewords.com/)
– Tekst Expander (http://www.text-expander.com/)

• Sneltoetsen
Uw toetsenbord is misschien wel uw meest gebruikte instrument. Lees hier (http://www.hongkiat.com/blog/100-keyboard-shortcuts-windows/) de nodige tips & tricks om sneller en slimmer te werken met uw toetsenbord.

• Getpocket
Bent u aan het surfen en komt u steeds dingen tegen die u eigenlijk wilt lezen, maar u heeft er op dat moment geen tijd voor? Getpocket (https://getpocket.com/a/queue/) voegt een opslaan knop aan uw browser toe – op uw pc, mac en/of tablet – waarmee u heel makkelijk webpagina’s kunt opslaan in uw persoonlijke pocket. Wanneer u ze gelezen of bekeken hebt kunt u ze er weer uitgooien. Getpocket zorgt ervoor dat u nooit meer hoeft te denken: ‘Waar heb ik dat nou ook alweer gezien?’ Even wachten bij de tandarts? Een goed moment om wat artikelen te lezen of video’s te bekijken (met koptelefoon) via Getpocket. 

• Slimme RSS-feed
Tientallen sites langs om aan uw informatie te komen? Dat is nauwelijks efficiënt. Gebruik Feedly (https://feedly.com/i/welcome). Deze slimme rss-reader helpt u om uw kanalen optimaal te organiseren op één plek.

• Wachtwoorden onthouden
Om veilig te internetten heeft u talloze complexe wachtwoorden nodig, maar hoe onthoudt u die allemaal? U kunt ze natuurlijk in een Excel-sheet opslaan in de cloud, maar nog makkelijker is het om ze via 1Password (https://agilebits.com/onepassword) te onthouden. Bijkomend voordeel, 1Password logt u automatisch in wanneer u een site bezoekt waar u moet inloggen. Deze app kost wel geld. Er bestaan ook gratis tools, zoals Roboform (http://www.roboform.com/) en LastPast (https://lastpass.com/).
 
• Digitaal geheugen
Evernote (https://evernote.com/intl/nl/) is de perfecte tool om alles wat digitaal is in te gooien. Koppel er een scanner aan en u kunt ook al uw papierwerk gemakkelijk digitaal opslaan. Het grootste voordeel is de super slimme zoekfunctie die zelfs woorden op foto’s leest. Maak foto’s van visitekaartjes of flyers of artikelen uit kranten en Evernote zoekt ze zo weer voor u op. 

• Slim verzamelen
Met Braintoss (iPhone) of Voicenote (Android) kunt gemakkelijk voicenotes maken en die aan uzelf of anderen mailen of SMS’en. Nooit meer moeilijk doen met pen en papier in de auto onder het rijden. Wel zo veilig en slim.

Conclusie, door bovenstaande tips te implementeren zult u zeker effectiever werken, minder stress ervaren (onzekerheid of u met de juiste dingen en op de juiste manier bezig bent), en minimaal enkele uren per week besparen. 
 

Bron:
Dit artikel kwam tot stand met de input van productiviteitsninja’s Marcel van den Berg en Fokke Kooistra, docenten van de Masterclass Werk Slimmer, niet Harder van Alex van Groningen en Think Productive. 

Lees ook: