Help, ik heb tijd te kort

Veel managers en leiders die ik tegenkom herkennen zich in deze situatie. Wat is het effect als er structureel meer aandacht is voor het ‘blussen van branden’ dan voor verbetering. De behoefte aan een financiële functie met aandacht voor advies en een bijdrage aan de ontwikkeling van de strategie van de onderneming neemt toe. En daarmee zal de financiële functie meer aandacht moeten gaan schenken aan innovatie van zijn eigen rol ten gunste van de groei van de organisatie. Met ook aandacht voor andere lange termijn onderwerpen als succession planning en talent development. 

Maar hoe kom je uit de cirkel van ‘vraag – actie – vraag – actie’? Hoe vind je tijd om te werken aan verbetering van de financiële rol? Vaak wordt de oplossing gezocht in het – al dan niet tijdelijk – inzetten van extra ondersteuning. Dit is in veel gevallen niet de oplossing voor het probleem. Als je de cirkel niet doorbreekt, is de kans groot dat er daadwerkelijk niets verandert. Alle extra capaciteit wordt al snel ingezet voor….. het blussen van branden. 

Wat is jouw primaire rol? De redder die de lastige vraagstukken oplost en altijd in staat is het schip langs gevaarlijke objecten te loodsen? Of de strateeg en herder die vooruit kijkt, kansen en bedreigingen extern en intern monitort en zijn team ondersteunt, inspireert en klaar maakt om invulling te geven aan de uitdagingen die voor je liggen? (Overigens, het is aardig dit dilemma te bespreken met jouw stakeholders). De shift in mind-set naar groei voor de toekomst zorgt er al voor dat continue verbetering van de financiële functie een stuk belangrijker en ook urgenter wordt. Interessant is te verkennen wat dit betekent voor jouw prioriteiten en de keuzes die je maakt.

Dus: ga je met een botte zaag door met het omzagen van bomen, of ga je je zaag scherpen? Grote kans dat je kiest voor het blijven doorzagen: het oplossen van een urgent probleem. Dat geeft je directe voldoening en is ook meteen extern zichtbaar. We zijn geneigd om acties die we snel kunnen ‘afvinken’ op te pakken en activiteiten waarvan het resultaat verder in de toekomst ligt uit te stellen. Hoe zit dat bij jou? Kun je verbeteractiviteiten opknippen in kleinere activiteiten, al dan niet met een bepaalde output? Zorg dat je de voortgang meetbaar of merkbaar houdt zodat je plezier hebt in tussentijdse afronding. 

 

Werk Slimmer, niet Harder Wordt u dagelijks overspoeld door informatie en onnodige afleidingen? Heeft u het gevoel dat u geleefd wordt? Volg dan de succesvolle Masterclass ‘Werk Slimmer, niet Harder’ voor minder stress en meer productiviteit. Win tijd en krijg weer grip op uw werk. Meld u hier aan.

 3. Focus op oorzaak of gevolg?

Een paar voorbeelden die ik regelmatig tegenkom; ‘De resultaten blijven achter, we kiezen voor een andere organisatiestructuur’. ‘We halen de deadline niet, we hebben een extra dag nodig’. De vraag is of de betreffende actie tot een structurele oplossing leidt. Vaker dan gewenst, wordt er een oplossing voor een symptoom bedacht, in plaats van een oplossing voor het daadwerkelijke probleem. Heb je het idee dat een vraagstuk lijkt terug te keren, dat er een patroon doorbroken moet worden? Stel dan de volgende vragen: wat zijn de harde feiten (dit is anders dan meningen), wat is het echte vraagstuk of probleem en wat is het doel? Om uiteindelijk te bepalen welke oplossingen en daadwerkelijke acties je kiest. 

Als je het echt anders wilt doen, dan helpt het om van het ‘anders doen’ een gewoonte te maken. Creëer een routine: bepaal hoeveel tijd je in de maand wil besteden aan verbeteringen en innovatie, en plan dit in. Respecteer deze agendablokken zoals je dat ook doet met externe afspraken. 

Hoe ga je als leider persoonlijk om met je tijd? Wat is het effect op jouw team als je als leider ad-hoc gedrag laat zien? Communiceer en adresseer daarom strategische en verbetervraagstukken. Maak er bijvoorbeeld een standaard agendapunt van in teamoverleg en neem innovatie of verbetering op als onderdeel van periodiek 1-op-1 overleg met jouw teamleden en ontwikkelgesprekken. En natuurlijk: geef aandacht aan je eigen ontwikkeling in persoonlijke effectiviteit. Dit reflecteert op je team, daarmee de financiële rol en dus ook de groei van de organisatie.

Ik ben me ervan bewust dat dit in eerste instantie extra werkdruk oplevert. Het is even doorbijten en het kost je wat wilskracht. Maar je gaat er de vruchten van plukken zodra de ‘verbeteringen’ zijn resultaat opleveren. Een duurzaam resultaat. Voor je het weet houd je tijd over.