Een nieuwe kijk op management

Teveel aansturing en controle, gedreven door onderliggend wantrouwen, leidt tot stress.

Een serie blogs over responsieve organisaties.

Lang geleden woonde ik een seminar bij over management. Een firmant van een bekend adviesbureau betoogde dat managen eenvoudig is. Hij vergeleek het met het balanceren van een bezemsteel op het topje van je vinger: de bezemsteel is voortdurend bezig om te vallen. Door op te letten hoe de bezemsteel gaat vallen en steeds bij te sturen blijft hij in balans. Hoe moeilijk kan het zijn?

Managen voor controle
Dit verhaal illustreert (onbewuste) overtuigingen achter traditioneel management: “als je niet (pro)actief controleert en bijstuurt wordt het een chaos.” Management geeft instructies - wat wordt er gedaan en hoe - en controleert de output. Een belangrijke veronderstelling is voorts dat de gewenste resultaten dan ‘als vanzelf’ uit het proces tevoorschijn zullen komen. En impliciet wordt verondersteld dat men niet vertrouwt dat teams autonoom tot de gewenste resultaten kunnen komen: de bezemsteel zal vallen als er niet opgelet wordt.

Lange tijd werkte deze opvatting prima: met ogenschijnlijk voorspelbare en duurzame groei was het relatief eenvoudig om een strategisch plan te maken, op te delen in periodieke planningen en de organisatie daarmee aan te sturen.

Trekken aan het gras
Maar het volgen van een dergelijk proces leidt niet meer vanzelfsprekend tot de gewenste resultaten. Zoals we eerder zagen mislukken veranderprocessen vaak omdat medewerkers onvoldoende worden meegenomen in de beweging die de leiding ambieert: gebrek aan draagvlak, onvoldoende focus en verander capaciteit veroorzaken de meeste fricties. Gevolg: onvoldoende wendbaarheid en veerkracht en weinig pro-activiteit op externe gebeurtenissen en ontwikkelingen. Het gevoel dat daardoor bij veel managers ontstaat is dat zij bezig zijn om ‘het gras sneller te laten groeien door eraan te trekken’. Een vermoeiende en onbevredigende bezigheid.

Maar gras laat zich niet dwingen. Dat geldt voor alles in de natuur, inclusief mensen. Dit in tegenstelling tot ‘dingen’, zoals bijvoorbeeld...tja: een bezemsteel. Teveel aansturing en controle, gedreven door onderliggend wantrouwen, leidt tot stress(#1). Burnouts ten gevolge van werkstress is inmiddels de belangrijkste beroepsziekte in Nederland . De manier waarop georganiseerd en aangestuurd wordt heeft daarin een belangrijk aandeel.

(#1 volgens het CBS heeft meer dan 1,3 miljoen Nederlanders burn-out klachten door werkstress.)

Organiseren voor succes
Iedere tuinman weet dat je de voedingsbodem kunt beïnvloeden waardoor er een vruchtbare situatie ontstaat. Responsieve organisaties slagen erin om zo’n situatie te creëren en teams te laten gedijen. Hoe doen zij dat?

Allereerst wordt autonomie zoveel mogelijk belegd bij de medewerkers in teams. Mensen zijn gemotiveerder wanneer zij autonoom kunnen samenwerken. Dat betekent een hoge mate van zelfstandigheid, beslissingsbevoegdheid en verantwoordelijkheid. De mate van autonomie of zelfsturing kan verschillen, afhankelijk van de cultuur en overtuigingen die binnen de organisatie leven.

Vertrouwen
Maar wordt het dan geen chaos, zoals de metafoor van de bezemsteel voorspelt? Integendeel. Onderzoek naar zelfsturende teams laat keer op keer zien dat medewerkers die zelf bepalen hoe zij hun werk doen gemotiveerder zijn, beter samenwerken en betere resultaten boeken. Mits er duidelijkheid is over de richting en doelen. Het scheppen van die duidelijkheid, samen met het team, is waar de manager meerwaarde heeft.

De sleutel hier is vertrouwen. Vertrouwen is wederkerig, dus je krijgt wat je geeft: mensen doen hun best om het niet te beschamen en worden erdoor gemotiveerd.

Niet controleren maar creëren
Er blijft vervolgens nog genoeg te doen voor managers. Maar hun rol gaat nu over het creëren van de voedingsbodem voor succes - niet over aansturen en controleren.

Wat zijn de ingrediënten? Duidelijkheid over de doelen is al genoemd - uiteraard met voldoende draagvlak (70% van de teams is het niet eens met de doelen van hun management!). Daarnaast: zorg dat mensen tot hun recht komen. Dat betekent dat zij doen wat zij willen doen, wat zij kunnen doen en dat zij zich kunnen focussen op hun werk. Stimuleer een goede teamdynamiek. Daarin is psychologische veiligheid het belangrijkste ingrediënt. Die zorgt ervoor dat mensen ideeën delen, hun mening geven, fouten durven te maken en successen met elkaar vieren.

Geef je team vrijheid in vertrouwen.
Zoals de tuinman erop vertrouwt dat de natuur haar werk doet. Gaat het dan ook altijd goed? Natuurlijk niet: meestal gebeurt er van alles dat niet voorzien is. En dat is precies waarvoor je een responsief team hebt en daar kun je als manager het verschil maken. Door de situatie te overzien en mensen te helpen om met elkaar een antwoord te vinden op (nieuwe) dilemma’s.

De wereld is verre van voorspelbaar. En dat is een reden waarom responsieve teams nodig zijn. Een andere reden is dat mensen opbloeien wanneer zij aangesproken worden op hun motivatie en creativiteit. Dat vraagt om managers die medewerkers inspireren met duidelijke doelen en hen vervolgens tot hun recht laten komen in een veilige omgeving.

Op donderdag 11 februari aanstaande organiseert Moving As One het gratis webinar ‘Doelgericht veranderen met kennis van zaken’. Deelnemers leren hoe zij hun teams of organisatie sneller en beter kunnen meenemen in verandering door betere onderzoeken, met behulp van Artificial Intelligence. Inclusief een live-demo. Meer informatie vind je hier.

Door Theo Kroese. Hij is organisatie-adviseur, ervaringsdeskundige, en directeur van Moving As One. "Een strategie is slechts zo goed als de mensen die haar uitvoeren."