Als je je op elk detail afzonderlijk kunt concentreren, en niet op het geheel, dan begin je ergens te komen

Een serie blogs over responsieve organisaties.

Micromanagement wordt omschreven als een managementstijl die gekenmerkt wordt door extreme controledrift en aandacht voor details. In het algemeen heeft deze stijl een negatieve klank, vooral omdat de medewerkers van de manager in kwestie door de aandacht voor details een voortdurende druk ervaren - ‘is het nooit goed genoeg’, ‘is het nooit af’? - en een gebrek aan vrijheid.

Extreme aandacht voor details heeft ook nog eens het risico dat de grote lijn en belangrijkere prioriteiten uit het oog worden verloren. En, niet in de laatste plaats: werken wordt er niet prettiger op, wanneer mensen ‘gemicromanaged’ worden. Is er dan niets positief te melden over micromanagement? Het is maar van welke kant je het bekijkt…

Eleven Madison Park
Op Netflix is een bijzondere documentaire serie te zien: Seven Days Out. Deze serie uit 2018 documenteert de gebeurtenissen - en de bijbehorende opwinding, tegenslagen en drama’s - zeven dagen voorafgaand aan een belangrijk evenement in onder meer sport, mode en ruimtevaart. Één van de afleveringen is gewijd aan Eleven Madison Park, op dat moment verkozen tot het beste restaurant ter wereld en in het bezit van drie Michelin sterren. De eigenaren, chef Daniel Humm en General Manager Will Guidara leggen uit dat zij gedreven zijn door de ambitie om het beste restaurant ter wereld te zijn. De documentaire legt vast hoe zij zeer gedetailleerd te werk gaan om het restaurant in gereedheid te brengen, zeven dagen voor de heropening van het pand na een verbouwing.

Halverwege de aflevering geeft Guidara zijn visie op hun kwaliteitsambities: “Wij zien excellence als duizenden perfect uitgevoerde details. Als je je op elk detail afzonderlijk kunt concentreren, en niet op het geheel, dan begin je ergens te komen”. Om dit te illustreren geeft Guidara een concreet voorbeeld: “Ieder bord in het restaurant is zo neergezet dat het logo onderaan het bord naar je toegedraaid is”. Zodanig, dat als je het bord om zou draaien je het logo van het betreffende servies keurig rechtop ziet. Will Guidara zegt hierover: “Valt het iemand op? Nee. Waarom doet het ertoe? Het betekent dat wanneer wij borden neerzetten, wij dat met meer intentie doen.”

Intentie als drijfveer voor kwaliteit en perfectie tot op een niveau dat niemand het nog merkt. Behalve wellicht die ene gast die zich afvraagt van welk merk het servies is…hoe dan ook, het micromanagement van de eigenaren van Eleven Madison Park heeft één van de meest succesvolle restaurants ter wereld opgeleverd.

Pixar Studios
Pixar Studios is ook een goed voorbeeld van micromanagement. Pixar is één van de meest succesvolle filmstudio’s en een organisatie waarin creativiteit en kwaliteit ingebed zijn in de organisatiecultuur. Alle aspecten van iedere film worden minutieus geproduceerd, van idee tot realisatie. Zo houden productieteams dagelijks review meetings waarin de ontwikkeling van een animatiefilm besproken wordt. De teamleden worden geacht het werk van hun collega’s minutieus en zonder terughoudendheid te beoordelen: wat is fout, wat ontbreekt er, wat is onduidelijk in de animaties? En om de paar maanden wordt de voortgang van productie van de gehele film hogerop in de organisatie beoordeeld. Volgens hetzelfde principe: wat is er niet goed, wat ontbreekt er, hoe kan het nog beter? Dit alles met één doel: “een geweldige film maken, met geweldige mensen”. Want dat is de missie van Pixar. En met resultaat want de films van Pixar zijn allemaal kaskrakers en gelauwerd met veel prijzen.

Floreren door micromanagement
Hoe komt het dat in deze voorbeelden de teams en organisaties niet ten onder gaan aan micromanagement, maar er juist door floreren? Dat komt omdat het micromanagement gericht is op de kwaliteit van producten en diensten - en niet op de manier waarop mensen hun werk doen.

Bewuste cultuur
Dit vereist een bedrijfscultuur waarin het voor iedereen duidelijk is dat het over de kwaliteit van het eindresultaat gaat. Ieder aspect van het product of de dienst wordt gedetailleerd geëvalueerd en (continu) verbeterd. Het betekent ook een hoge mate van psychologische veiligheid: voor mensen is het veilig om zich uit te spreken en te experimenteren. Of om fouten te maken. “Fail early, fail fast” is een van de motto’s bij Pixar, want als het veilig is om fouten te maken, wordt er sneller vooruitgang geboekt.

Dingen kun je micro-managen, mensen niet
Kwaliteit gaat over details. En hoe hoger de kwaliteitsambities van jouw organisatie, hoe meer aandacht uit dient te gaan naar steeds kleinere details. In het geval van een restaurant kan het gaan om de plaatsing van het servies, bij een animatiefilm over het detail van een schaduw in de tekening…Want extreme aandacht voor de details van een product leidt tot extreme kwaliteit.

Dat is het gebied waar micromanagement loont. Dat kan alleen duurzaam in een werkomgeving waarin medewerkers zijn betrokken bij de ambities van de organisatie en tegelijkertijd op hun eigen wijze invulling kunnen geven aan hun werk. Oftewel: door duizend perfect uitgevoerde details krijg je onderscheidend vermogen. Mensen haken af bij, of erger: branden af op, micromanagers. Maar dingen kun je prima micro-managen.

Door Theo Kroese. Hij is organisatie-adviseur, ervaringsdeskundige, en directeur van Moving As One. "Een strategie is slechts zo goed als de mensen die haar uitvoeren."