Cloud bill shock heet het hoofdpijndossier dat CIO’s en CFO’s, slapeloze nachten bezorgt.

Nederlandse bedrijven behoren tot de mondiale top in de adoptie van de (public) cloud. Klinkt als een klok, maar in de praktijk pakken al die mooie beloftes over kostenbesparingen toch vaak ietsje anders uit.

“Bij een zogeheten ‘cloud journey’ gaan organisaties van investering naar operationele kosten”, zeggen de specialisten van Sentia Group, beheerder van bedrijfskritische applicaties in de cloud. Het in Nederland opgerichte bedrijf biedt cloudplatforms op maat. Zorgt voor private en publieke cloud-oplossingen en applicatiebeheer voor veeleisende organisaties. Is Amazon Consulting Partner, Azure Expert MSO, Microsoft Partner. Én heeft sinds bijna anderhalf jaar de bij multinationals als Shell en Heineken internationaal gelouterde Michel van den Bogaard als Chief Financial Officer.

In de week waarin honderden Nederlandse top-financials zijn samengekomen in Noordwijk voor hun jaarlijkse CFO Day, komt Van den Bogaard met een wake up call voor zijn collega’s. “In nauwe samenwerking met de CIO moet de CFO helpen bij het adresseren en aanpakken van de zogenaamde cloud bill shock, het moment waarop een organisatie realiseert dat de kosten voor hun clouddiensten hoger zijn dan verwacht”, zegt hij. “Let vooral op de transitie ná invoering van de cloud, want die heeft grote gevolgen, zeker ook voor CFO’s. De groei in het opslaan van al die data kan leiden tot hoge kosten. Vroeger hadden organisaties de servers ergens ‘in de kelder’ staan. Dat betekende kosten op de balans, nu gaat alles naar de cloud en dat is natuurlijk goed. Maar in de dagelijkse praktijk zie je dat door die enorme groei van data én software, het opslaan, beveiligen en analyseren een prijskaartje heeft.”

Want, zo legt de CFO van Sentia Group uit: “Nu alles in de cloud gaat, moet je er als Chief Financial Officer voor waken dat hetgeen in de cloud draait ook daadwerkelijk waarde aan de organisatie toevoegt. En dat is echt geen feestje louter voor de Chief Information Officer! De CFO is immers ook die manager van veiligheid, die financiële risico’s moet neutraliseren. En de cloud bill shock ís zo’n risico. Dus CFO, waak voor financieel ontsporen, voor uit de bocht vliegen, bemoei je hóe met de cloud om te gaan. Zorg voor de juiste vangrails vooraf, gekoppeld aan dashboards die je precies laten zien waar de kosten zitten.”

Software is eating the world
Want, zo is de visie van Sentia Group, software is eating the world. Steeds meer bedrijven worden data- en softwarebedrijven, software groeit in het primaire proces en herconfigureert de waardeketen. De databehoefte neemt explosief toe en daarmee ook de behoefte aan opslag, beveiliging en analyse. Maar lang niet alle data is informatie die ertoe doet en zogenaamde ‘ongeremde data’ zorgt voor vaak onbeheersbare kosten. De oude control tools van de CFO werken niet meer en om te voorkomen dat die top-financial uit de bocht vliegt, is het de hoogste tijd voor het inzetten van zogenaamde cloud vangrails.

“Het traditionele on-premise model wordt al bijna dertig jaar lang gedreven door de centrale IT-afdeling, Inkoop en Finance”, aldus Michel van den Bogaard. “Controle is daarbij gebaseerd op het managen van budget, op periodieke financiële controle, na afloop van een periode. Het cloud based model is daarentegen gedecentraliseerd, de business adopteert de cloud soms nog voordat de centrale IT-afdeling dat doet, of daarvan op de hoogte is. De kosten zijn meestal OPEX, gebaseerd op services en licenties. Maar die kosten worden na verloop van tijd steeds hoger. Daarom is voortdurende en dynamische financial control noodzaak.”

Als voorbeeld noemt Van den Boogaard zaken waar de 600 experts van Sentia Group dagelijks tegenaan lopen. “Vanwege dat gedecentraliseerde model zien we binnen organisaties business units die zélf programma’s uit de cloud trekken, terwijl de centrale IT-afdeling daar dus niets van weet en als het ware met een bypass van de weg wordt geduwd. Maar meer gebruikers in de cloud betekent automatisch hogere service fees. Een service sprawl, waarbij je je kunt, nee móet, afvragen of bijvoorbeeld het hebben van 24/7 beschikbaarheid, met navenant prijskaartje, wel nodig is. Want dan praat je over tonnen euro’s per jaar aan extra kosten.”

Een team met power mensen
En dus pleiten ze bij Sentia Group voor een governance body, voor een multidisciplinair team met daarin zeker ook die senior finance man of vrouw. Een Cloud Center of Excellence (CCoE), met mensen die over power beschikken. IT moet, in de optiek van Michel van den Bogaard, een cloud landing zone inrichten, een basisfundering voor alles wat op jouw cloud gebeurt en zo de kosten inzichtelijk maakt en, indien nodig, limieten vastlegt.

“En bij dat proces moet de CFO vanaf het prille begin betrokken zijn, hij móet daarvan weten”, zegt Van den Bogaard. “Wij adviseren altijd een CCoE in te richten waarin die eerder genoemde vangrails worden geïmplementeerd. Onze cloud engineers en process consultants richten cloudomgevingen op maat in, luisteren naar de behoeften van de klant en springen daar vervolgens op in. Dat doen we in Nederland, België, Bulgarije en de Scandinavische landen. En bij dat alles moeten de CFO en de CIO nauw samenwerken, als twee handen op één buik.”

Een cloud-omgeving met de juiste vangrails inrichten voorkomt een hoop verassingen achteraf. Om die inrichting gaat het als je als CFO en CIO die alom gevreesde cloud bill shock wil voorkomen, wil neutraliseren. Financial Operations (‘FinOps’) moet naar de snelheid, de kosten en de waarde kijken van allerlei activiteiten die in de cloud draaien. Logt daarop eigenlijk wel eens iemand in? “Het voordeel van een cloud met de juiste vangrails is dat je per activiteit de kosten kan inzien, dit geeft de CFO een unieke kans om, per activiteit, de toegevoegde waarde te bepalen”.

Financiële duizendpoot binnengehaald
Met Michel van den Bogaard heeft Sentia Group anderhalf jaar geleden een financiële duizendpoot binnengehaald. Hij werkte voor multinationals als Shell en Heineken; voor de bierbrouwer was hij bijna vijf jaar in Egypte gedetacheerd, waar Van den Bogaard een staatsbrouwerij in Cairo wist te Heinekenizen. Saillant ‘detail’: kort na het losbarsten van de Arabische Lente moesten zijn team, hij en alle familieleden in allerijl worden geëvacueerd. Na Shell en Heineken werkte de CFO voor fietsproducent Cannondale in Twente en vervolgens voor Afriflora in Aalsmeer. Waarna vorig jaar maart, aan het begin van de Covid-19 crisis, dus het in 1999 opgerichte Sentia Group volgde.

Van den Bogaard is bij de groep verantwoordelijk voor verschillende transformatieprojecten. Waaronder post-merger integration (de groep tekende sinds 2014 voor meer dan 15 acquisities in Nederland, België en Denemarken), transformeren van finance, implementeren van een nieuw SaaS ERP platform. Daarnaast gaat hij over Legal, Inkoop en Internal IT.

“De CFO moet zich realiseren dat voor elke activiteit in de cloud de meter blijft lopen”, zegt Van den Bogaard. “Als Sentia Group helpen wij bedrijven die van lokale servers naar de cloud gaan. Ontzorgen, steunen, advies bij het maken van die noodzakelijke keuzes. Eén van de voordelen van werken in de cloud is dat – als het een tijdje wat minder gaat, er niet zoveel activiteiten zijn, denk aan de coronacrisis – je kunt downscalen. Waardoor ook de kosten minder worden. Kijk, de grote spelers hebben het allemaal wel voor elkaar. Maar daaronder – het groot-mkb, het mkb en de non-profitsector – kan en moet nog een slag worden gemaakt. Voor die sectoren heeft het vaak geen zin een eigen, grote IT-organisatie op te zetten. En daar komen wij hen in die journey te hulp. Met als doel de waarde te laten groeien. Waarbij de klant altijd zicht houdt op het verloop van zijn of haar reis.”

Een laatste waarschuwing van Van den Bogaard aan zijn collega-CFO’s: “Wees beducht op Shadow IT. Want als migratie naar de cloud al begint in de business… Als bijvoorbeeld Human Resources al met programma’s in de cloud blijkt te werken zonder dat de centrale IT-afdeling en de CIO daar van op de hoogte zijn… Dan zit jij als Chief Financial Officer dus op de achterbank van je eigen auto. En ben je van chauffeur gedegradeerd tot passagier. CFO, verlies vooral de controle niet!”