Loonberekening en payrolladministratie steeds meer extern

Bijna zes op de tien werkgevers (57%) willen binnen drie jaar zowel payrollsoftware als dienstverlening uitbesteden aan een externe partij. Momenteel doet de helft van de werkgevers dat al, ten opzichte van 45 procent in 2024. Dat blijkt uit nieuw onderzoek van Europese HR-dienstverlener SD Worx, op basis van onderzoek onder zo’n 6.000 HR-managers en 16.500 werknemers in zestien Europese landen, waaronder Nederland.

Ook werkt 44 procent van de werkgevers met managed payroll services (MPS), 9 procent meer dan in 2024. Daarbij combineren organisaties externe software met gedeeltelijke ondersteuning door externe experts. Ongeveer 6 procent besteedt payroll nu volledig uit, terwijl één op de tien verwacht dit binnen drie jaar te doen.

Volledig intern
Momenteel doet nog 19 procent van de organisaties de loonberekening en payrolladministratie volledig intern. Binnen drie jaar zal dat aandeel naar verwachting dalen naar 14 procent. Eén op de tien gebruikt nu interne payrollsoftware en werkt daarnaast met externe medewerkers, terwijl 22 procent een SaaS-oplossing gebruikt. Daarbij werkt het interne team met gespecialiseerde payrollsoftware van externe aanbieders.

Gebruik van externe software
Managed payroll services (MPS) worden het meest ingezet. 44 procent van de organisaties gebruikt externe software in combinatie met gedeeltelijke ondersteuning van externe experts. Deze aanpak is vooral populair in België, Italië en Nederland (ieder met 57%). Bijna de helft (47%) van de werkgevers verwacht MPS binnen drie jaar te gebruiken.

Volledige outsourcing wint ook terrein, met 6 procent nu en een verwachte stijging naar 10 procent in 2029. Nederland laat een van de sterkste groeiverwachtingen zien, met een verwachte stijging naar 16 procent.

Investeren in interne payrollteams
Hoewel bedrijven payroll steeds vaker uitbesteden, blijven ze investeren in hun interne payrollteams. Voor 22 procent van de Europese HR-professionals is training en upskilling van interne payrollteams de hoogste prioriteit in 2026.

Daarna volgen uitgebreidere zelfservice-oplossingen (21%), zodat medewerkers makkelijker toegang hebben tot loonstroken of verlof kunnen aanvragen, iets wat zes op de tien werknemers aangeven te missen.

Duurzaam omgaan met payroll
Nog eens 21 procent wil duurzamer omgaan met payroll, met bijvoorbeeld volledige digitale processen en energiezuinigere systemen. Systeemintegratie (20%), zoals het koppelen van payroll aan HR, finance, tijdsregistratie en apps voor arbeidsvoorwaarden, en een sterkere focus op privacy (20%), maken de top vijf payrollprioriteiten af voor 2026.

Datzelfde aandeel (20%) wil ook compliance versterken en sneller inspelen op nieuwe regelgeving, wat volgens SD Worx de groeiende complexiteit van wet- en regelgeving weerspiegelt.

AI binnen payrollprocessen
Tot slot wil 18 procent meer investeren in AI binnen payrollprocessen. Op dit moment gebruiken HR-professionals AI vooral voor tijdsregistratie (31%), rapportage en analyse (28%) en payrollmanagement (27%).

‘’Payroll verandert van een administratieve backoffice-taak naar een strategische functie binnen HR, finance en personeelsbeheer,’’ zegt Michael Custers, Chief Strategy Officer bij SD Worx. ‘’Regelgeving wordt steeds complexer en er zijn steeds hogere verwachtingen rond dataveiligheid. Daardoor stappen organisaties over van servicegedreven modellen naar meer technologiegedreven en geïntegreerde payrollplatformen.”