Waarom Intelligente Automatisering niet mag ontbreken in een toekomstproof financieel beleid.

Door Willand Brienen

Intelligente Automatisering (IA) is de nieuwste technologie om financiële processen waaronder het order-to-cash-proces nog verder te automatiseren. Hierbij pak je niet alleen de relatief simpele en routinematige processen aan, maar ook de processen die tot nu toe te ingewikkeld en onvoorspelbaar leken om te automatiseren. En daar is waar je een verlaging gaat zien in de kosten en de tijdsinspanning.

Opvallend is dat de technologie nog relatief onbekend is onder financiële professionals. Uit onze jaarlijkse Fintech Barometer blijkt dat bijna de helft (45%) van hen niet weet wat de technologie precies inhoudt. Toch heeft de technologie al wel een goede reputatie: maar liefst 77 procent wil Intelligente Automatisering toepassen.

Intelligente Automatisering voor vergaande automatisering
Laten we voor die 45 procent even teruggaan naar wat Intelligente Automatisering kan betekenen en waarom het onmisbaar is voor organisatie om toekomstproof te zijn. Automatisering gaat hierbij dus niet alleen om de relatief eenvoudige taken, zoals het uitsturen van facturen, maar de software kan zelfstandig situaties beoordelen en het procesverloop bepalen. Afhankelijk van welk financieel proces binnen het order-to-cash-proces je wilt automatiseren, kun je bepalen welke technologieën nodig zijn voor Intelligente Automatisering. Vaak maakt big data er onderdeel vanuit, maar ook kun je kunstmatige intelligentie of RPA uitstekend inzetten.

Een voorbeeld van een financieel proces waar Intelligente Automatisering uitkomst biedt, is het voorspellen of een klant de openstaande factuur nog gaat betalen. Wanneer deze informatie bekend is, kan de financiële afdeling de toon van de communicatie afstemmen op het te verwachten verloop. Bovendien kun je ook voorsorteren op een incassotraject of dat juist voorkomen. Een ander voorbeeld waar in het order-to-cash-proces winst te behalen valt, is bij het betalingsverwerkingsproces, zeker wanneer je een omvangrijke boekhouding hebt. Intelligente Automatisering kan alle binnenkomende betalingen analyseren en matchen met uitstaande facturen. Alleen de afwijkende betalingen moeten dan nog handmatig worden bekeken, maar ook daarvoor is IA in staat suggesties te geven. Bijvoorbeeld als een bedrag erg lijkt op een uitstaande factuur, of als het niet de beoogde klant is die betaalt, maar de moedermaatschappij. In beide gevallen helpt IA met een snellere verwerking en een efficiëntieslag binnen de financiële afdeling.  

De 3 belangrijkste voordelen van Intelligente Automatisering
Zoals hierboven al is benoemd zorgt IA voor een flinke efficiëntieslag. Financiële processen verlopen sneller en vragen hierdoor minder van de finance professionals. Dit heeft natuurlijk ook invloed op het resultaat van de organisatie. Maar welke voordelen zijn er nog meer?

1. Finance en credit professionals houden meer tijd over om te investeren in de klantrelatie
Door de toepassing van IA zijn financiële professionals minder tijd kwijt aan taken die voorheen te ingewikkeld waren voor de technologie. Hierdoor houden zij meer tijd over voor dat wat misschien wel het belangrijkst is: de relatie met de klant en het leveren van maatwerk. Wanneer finance professeionals meer tijd besteden aan het begrijpen van de wensen en behoeften van de klant, kunnen zij daar ook beter aan voldoen. Zo ontstaat er bijvoorbeeld inzicht in hoe een klant het liefst betaalt, hoe hij zijn communicatie graag ontvangt en in hoeverre er sprake is van betalingsproblemen. Door hierop te anticiperen, is het eenvoudiger om klanten tevreden te stellen en te houden. En dit komt uiteindelijk ook ten goede aan de terugkeer van klanten en de betaalmoraal.

2. De kwaliteit is gegarandeerd hoog
De inzet van Intelligente Automatisering voorkomt menselijke fouten. Aan de hand van rijke en complexe datasets kan de financiële afdeling bepalen welke output gewenst is en welk werkproces aangepast moet worden. De software doet vervolgens het werk. Het leert zichzelf te verbeteren en daarmee fouten te voorkomen in het order-to-cash proces. Klanten ervaren deze hogere kwaliteit ook.

3. Mogelijk nieuwe inzichten door software
Het laatste voordeel van het gebruik van IA is dat de technologie zelf ook naar verbanden zoekt in de data. Hierdoor worden verbanden blootgelegd die voor het menselijk oog misschien wel onzichtbaar waren.

Het mag duidelijk zijn dat Intelligente Automatisering de financiële afdeling verder gaat helpen om medewerkers nog meer in hun kracht te zetten. Zij krijgen écht de ruimte om er voor de klant te zijn en hen verder te helpen. Dat levert niet alleen tevreden klanten op maar ook tijdswinst, een verlaging van de kosten en een helder overzicht in het order-to-cash-proces. Waar wacht je nog op?

Willand Brienen is Product Manager bij Visma | Onguard