Zo digitaliseert u de uitgaande factuurstroom

Door Arjan Sloot, Country manager Benelux TIE Kinetix.

Bijna een kwart van de Nederlandse bedrijven verstuurt e-facturen, zo blijkt uit het rapport ICT, kennis en economie 2019, van het CBS. Het digitaliseren van de administratie en uitgaande facturatie biedt organisaties dan ook veel voordelen. Zoals real-time inzage in openstaande facturen, herinneringen kunnen automatisch verstuurd worden, u ontvangt notificaties wanneer de klant uw factuur ontvangt en u faciliteert met e-facturatie de mogelijkheid tot directe betaling (bijvoorbeeld d.m.v. iDeal). Facturen worden automatisch opgesteld in de huisstijl en digitaal gearchiveerd conform de wettelijke voorschriften.

Elektronisch factureren stroomlijnt en versimpelt het debiteurenbeheer en creëert ruimte voor meer persoonlijk contact met debiteuren. Daarnaast resulteert duidelijkheid en continuïteit in het debiteurenproces tot beter betaalgedrag van uw klanten. Maar hoe dient u het digitaliseren van de uitgaande facturatie aan te pakken?

E-facturatie data formaten

De eerste stap die u kunt zetten is een beslissing maken over welk e-facturatie formaat uw bedrijf gaat hanteren. Welke formaten kan uw systeem momenteel produceren en verwerken? Wanneer er gestart wordt met het inlezen over de verschillende formaten voor e-facturatie dan kunnen de keuzes overweldigend zijn. De keuze qua formaat dient zo veel mogelijk aan te sluiten op wat er aanwezig is in de branche en/of wat klanten en leveranciers wensen te ontvangen. Veelvoorkomende formaten zijn: XML, UBL en EDIFACT.

Elektronisch factureren vanuit het bestaande systeem

Voor het activeren van de e-facturatie mogelijkheid binnen het huidige boekhoudpakket of ERP-systeem is doorgaans een extra module nodig. Bij de leverancier van het softwarepakket kan er nagegaan worden wat er geregeld dient te worden om e-facturen te versturen.

Werkt u momenteel al met een ERP- of boekhoudsysteem en worden er met regelmaat facturen uitgewisseld met specifieke klanten? Dan is een directe koppeling tussen beide systemen de juiste oplossing. E-facturatie dienstverleners met een integratie achtergrond zorgen ervoor dat uw systeem kan ‘communiceren’ met de systemen van klanten.

Via het beveiligde netwerk van PEPPOL/SimplerInvoicing kunnen e-facturen eenvoudig uitgewisseld worden met andere organisaties en de overheid. Wanneer de wens er is om gebruik te maken van het PEPPOL-netwerk dan dient uw organisatie aangemeld te worden via zogeheten Access Points (zoals TIE Kinetix). Het Access Point zorgt voor de connectie met de netwerken vanuit het softwarepakket.

e-Factureren via een e-facturatie portaal

Beschikt uw organisatie niet over geavanceerde financiële software of verstuurt u onvoldoende facturen om een investering te rechtvaardigen? Maak dan een account aan bij het e-facturatie webportaal van TIE Kinetix. Na het aanmaken van een account kunt u handmatig e-facturen (XML) maken en versturen. De factuur wordt óf rechtstreeks afgeleverd in het systeem van uw klant of u krijgt een XML-factuur retour zodat deze per e-mail verzonden kan worden.

PDF-factuur automatisch omzetten naar e-factuur

Produceert uw financiële systeem standaard een PDF-factuur en wilt u snel voldoen aan de klantwens voor het ontvangen van een e-factuur? PDF-2-FLOW maakt van uw PDF-factuur automatisch een XML-factuur en levert deze af bij de klant. Het enige wat er veranderd hoeft te worden in uw facturatieproces is dat de factuur niet langer gestuurd wordt naar het e-mailadres van de klant maar naar het e-mailadres van TIE Kinetix.

Over het algemeen zal het automatiseren van dit proces, en het volledig integreren ervan, resulteren in een meetbare ROI, vermindering van fouten én de verwerkingstijd. Wilt u meer weten over wat elektronisch factureren kan betekenen voor uw organisatie? Download dan de whitepaper: Alles wat u moet weten over elektronisch factureren.