Zes tips om efficiënter te werken

Door André Salomons

Ik pas deze twee oneliners vaak toe en ik denk dat deze gezegde aan de basis stonden van mijn passie voor fast close. Deze en andere lessen die ik in de loop van de tijd heb opgedaan, blijken op veel terreinen bij te dragen tot efficiënt en effectief opereren in organisaties waardoor je dus zaken snel kunt realiseren. Ik geef ze jullie in de vorm van vijf tips graag mee.

Structureer!
Iedereen heeft structuur nodig om productief te kunnen zijn. Het blijkt dat alleen creatieve personen, zoals artiesten en kunstenaars, zonder structuur productief zijn. Helaas ontberen deze mensen die structuur vaak in hun eigen leven en blijkt daar ook structuur nodig. Gestructureerde processen kunnen gezien worden als de ruggengraat van iedere toponderneming. Goed presterende bedrijven staan open om continu te verbeteren door zich aan te passen. Zij passen zich aan door open te staan voor nieuwe ontwikkelingen op allerlei gebieden. Toepassing van vernieuwende software is een mooi voorbeeld van aanpassing door een organisatie. Dit type bedrijven investeert voortdurend in vernieuwende software. Kleine ondernemingen zouden niet de illusie moeten hebben dat ze alles voor elkaar hebben als ze een tijd niet investeren in vernieuwingen.

Maak haast als je tijd hebt, dan heb je tijd als je haast hebt
De wijsheid van deze stelling houdt in dat je gewoon stevig moet doorwerken om het werk af te krijgen, zodat als er zich een onverwachte gebeurtenis voordoet, je de ruimte hebt om daarmee om te gaan. Dat past heel mooi in het gedachtegoed van Fast Close. Als je ergens veel langer over doet dan strikt noodzakelijk is, zal je, als je de werkzaamheden analyseert, tot de conclusie komen dat er veel overbodig werk gebeurt. Een tweede constatering is dat je veel werkzaamheden inefficiënt doet omdat jij met je paard en wagen op de elektronische snelweg rijdt. Dat is een voorbeeld van het niet gebruiken van technische mogelijkheden omdat je je daarin niet hebt verdiept en het hebt nagelaten om tijdig te investeren.

Break or bend the rules
Regels vallen in dezelfde categorie als structuur, ze zijn gemaakt om zaken te regelen zoals het woord zegt. Regels zijn goed en gevaarlijk tegelijkertijd. Als je je altijd aan de regels houdt, zul je constateren dat de regels je belemmeren om zaken te veranderen, te verbeteren of naar je hand te zetten. Regels kunnen nieuw, maar ook heel oud zijn. Dus om te kunnen veranderen zullen er 2 dingen moeten gebeuren. Ten eerste moet je je durven af te vragen of de regels nog wel effectief zijn, passen op de situatie van vandaag of morgen en ten tweede of ze verandering in de weg staan. Als je dat durft, heb je de voorwaarde voor verandering al gecreëerd. Of je vernieuwt de regels of je interpreteert de regels zodanig dat je de verbeteringen kunt doorvoeren en past later de regels aan. Zo gaat dat met wetgeving ook, maar dat gaat heeeel langzaam. Jij kunt veel sneller.

Als je niet weet waar je kijken moet, zul je het ook niet zien
Niemand heeft tegen je gezegd dat je je hersens niet mag gebruiken! Gebruik ze dan ook. Denk iedere keer na of je de juiste dingen juist doet. Het kan vaak efficiënter dan dat je denkt. Als je niet weet waar je moet kijken zul je het ook niet zien. Ik wil daarmee zeggen dat het goed is om veel te lezen, continue nieuwsgierigheid is een asset die je verder helpt. Je nieuwsgierigheid leert je dingen die je nog niet wist en die je zomaar kan toepassen en delen. Sharendipity zeg maar. Het brengt je vaak dingen die je in staat stellen om efficiënter en effectiever te worden. Het sluit goed aan bij de laatste tip. Efficiënter werken betekent slimmer werken waardoor harder werken (overuren) overbodig wordt. Je kunt in dezelfde tijd kiezen of je meer andere dingen gaat doen of vrij neemt.

Drie keer fout, you’re out
Deze uitspraak, ook bekend als het gezegde een ezel stoot zich over het algemeen niet twee keer aan dezelfde steen is ontleend aan honkbal, three strikes and you’re out. Heb je er ooit over nagedacht dat als je iets twee keer op dezelfde wijze doet en datgene wat je aan het doen bent niet verbetert het zeer waarschijnlijk nooit zal verbeteren? Het is wel een feit. Harder werken op dezelfde wijze levert geen rendement op! De enige manier om iets te verbeteren, is om het anders te doen. Hiervoor kan je dan gebruik maken van de bovenstaande tip.

Stop met budgetteren!
Binnenkort verschijnt hierover een apart blog van mij in de serie “het einde van…”

Over André Salomons
Meer tips vind je in mijn boek Van Slow close naar Fast Close, waarin ik meer dan 50 tips geef om het afsluitproces te vereenvoudigen en te versnellen. Het boek bevat anekdotes, checklists en definities van het Fast Close proces, zoals iedere organisatie dat zou moeten hebben.

André Salomons is auteur van het boek ‘Van Slow Close naar Fast Close’, software ondernemer, Fast Close en SharePoint trainer, spreker, blogger voor onder andere Financieel management.nl en Computable.nl. Hij heeft een eigen website waar je al zijn blogs en referenties kunt terugvinden.