Wees de files voor!

Een serie blogs over control.

BLOG – November is de filemaand: inmiddels alweer 10 uur in files doorgebracht. November is niet alleen de drukste maand op het werk maar helaas ook op de weg. Records worden deze maand niet meer gekraakt, daar heb je boeren in oktober voor nodig, maar files van in totaal 800 kilometer zijn geen uitzondering. Komt door de economie en de relatie met het weer. Slecht weer schijnt de rijvaardigheid te beïnvloeden. Vandaag ook weer een tiental ongelukken, die voor veel ellende zorgen. Voordeel is dat je tijd over hebt voor contemplatie: nadenken over je vak, Controlling…

Door Hinrich Slobbe, control prof in beide betekenissen, als associate professor aan de Business School Nederlanden en als directeur van Wisdom in Finance.

Want ook bij controlling kom je files tegen. Vertragingen door late informatie, matige dataverwerking. Stapels facturen, die ergens op een afdeling blijven hangen. De administratieve organisatie binnen bedrijven is niet altijd perfect. Nog steeds kunnen leveranciers hun rekeningen sturen naar de directe opdrachtgever, zonder tussenkomst van de crediteurenadministratie, waardoor facturen kunnen gaan zweven. Vaak zorgen ingewikkelde procedures voor vertragingen. Als bijvoorbeeld zorginstellingen kunnen kiezen uit 40.000 diagnosebehandelcombinaties, dan vraag je om fouten. Soms is een kwart van de mutaties fout geboekt en dat leidt tot filevorming.

Ook zorgt gebrekkige automatisering voor informatielekkage. Overkloppen van gegevens, grote bestanden die in Excel moeten worden gegoten, fouten die worden gemaakt bij het overzetten van het ene in het andere bestand. Zelfs pensioenfondsen, met de beste rekenmeesters van het land, maken door verouderde IT-systemen fouten met het berekenen van pensioenuitkeringen. En wat te denken van Cobolsystemen, waarvan de programmeurs al jaren met pensioen zijn. Daar komt vervolgens een overvloed aan gegevens bij. Data die door de bomen het bos niet meer zien. Zelfs met hele intelligente algoritmes blijft het lastig om daar informatie uit te putten.

Andere filevorming zit in de cultuur van bedrijven. Weerstand tegen transparantie, moedwillige destructieve acties om inzichten in gedrag en competenties te voorkomen. Afdelingen die bewust de andere onderdelen in het bedrijf in het ongewisse laten, want kennis is macht. Machtscultuur leidt regelmatig tot angstcultuur en dan ontstaan bewegingen in de informele organisatie, die controllers het zicht ontnemen. Als het leiderschap in de onderneming vooral uit eikels bestaat, zal het testosterongehalte de informatievoorziening bevuilen. Alleen al tijdens het planningsproces zal er een rituele dans met papieren tijgers ontstaan. Want het wordt een topdown gedreven opleggen van onrealistische targets, die het gezonde verstand te boven gaat. Vervolgens een lemen laag van ongemotiveerde managers, die budgetten uitvoeren waar ze zelf niet in geloven en als lemmingen de afgrond inlopen. Over files gesproken.

Control heeft een belangrijke rol in het voorkomen van files: het zichtbaar maken van het probleem. Het creëren van een Sense of Urgency en het organiseren van een leidende coalitie binnen het bedrijf vormen de basis van de oplossing. Dat vraagt om bedrijfskundig inzicht en lef om de kat de bel aan te binden. Files los je op, door betere planning, grotere capaciteit en het voorkomen van vertraging door een gebrek aan transparantie in goederen en mensenbeweging, waardoor onverwachte situaties voorkomen kunnen worden. Mooi om tijdens de file aan te denken.

Ook control 3.0 …

Alle blogs van prof. Hinrich Slobbe voor u op een rij gezet.