Waarom afsluiten met intelligente procesautomatisering?

Veranderingen binnen het vakgebied van financieel management hebben een duidelijke impact op financiële afsluitingen. Enerzijds draait deze transformatie om digitalisering, waardoor we onze processen moeten herzien en nieuwe oplossingen moeten integreren in onze dagelijkse bedrijfsvoering. Anderzijds draait de transformatie om het doel van financiën binnen het bedrijfsleven. De financiële functie is aan het evolueren van een operationele modus naar een essentieel onderdeel van bedrijfsondersteuning. Dit stelt finance professionals voor een nieuwe uitdaging: hoe worden zij een betrouwbare en flexibele businesspartner? Hiervoor is een snellere en nauwkeurigere financiële verslaggeving nodig wat leidt tot een efficiëntere financiële afsluiting.

Waarom is een efficiënte financiële afsluiting belangrijk?

“Hoe sneller de financiële afsluiting kan worden gemaakt, hoe meer tijd bedrijfsleiders hebben voor management- en bestuursvergaderingen, financiële verslaggeving en besluitvorming”, zegt Dan Ahlstedt, voormalig CEO van SAP Finland.

Om een besluit te nemen op basis van flexibele en gedegen informatie heb je tijdige en nauwkeurige financiële verslaggeving nodig. Financieel beheer speelt hier een grote rol in bij het ondersteunen van bedrijven.

Snelheid is echter niets zonder nauwkeurige gegevens. Er wordt regelmatig beweerd dat snelheid ten koste van kwaliteit gaat, maar dat is niet helemaal waar. Meer tijd besteden aan een proces is geen garantie voor kwaliteitsverbetering. Handmatig werk in combinatie met een onduidelijk proces kan namelijk het risico op fouten in de jaarrekening vergroten.

Wat vertraagt het proces van de financiële afsluiting?

Er kunnen verschillende externe factoren zijn die bijdragen aan een traag afsluitingsproces. Naast de externe factoren zijn er ook interne factoren binnen financieel management. Voorbeelden van knelpunten zijn:

• Gebrek aan een volledige takenlijst voor de afsluiting en goede communicatie binnen het team. Financiële teams gebruiken vaak gedeelde spreadsheets om taken binnen het afsluitingsproces op te volgen. Tientallen of honderden administratieve medewerkers voeren de taken uit, noteren hun acties en geven deze informatie via e-mails door aan hun teamleden. Deze aanpak vergt veel tijd. Bovendien is dit proces onbetrouwbaar en kan erg chaotisch zijn onder grote tijdsdruk en kan op deze manier ook niet worden gecontroleerd of de taken op tijd worden uitgevoerd.
   
• Te veel handmatige processen. Handmatige processen zijn vooral gerelateerd aan de maandelijkse reconciliaties en handmatige invoer van journaalposten. Financiële teams moeten doorgaans door honderden algemene grootboekrekeningen en uitgaande rekeningsaldo's gaan en deze vergelijken met subgrootboeken of bankafschriften. In het geval van afwijkingen zijn er handmatige journaalposten nodig om saldo's in de rekeningen te corrigeren. Met intelligente automatisering kunnen saldi van het algemene grootboek echter automatisch worden ingelezen, grote aantallen rekeningen met een laag risicoprofiel automatisch worden afgestemd en journaalposten met één klik worden geïmporteerd in een ERP-systeem.
   
• Financiële teams worden overladen met regels en procedures. Zonder de juiste processen en hulpmiddelen kan dit de afsluiting aanzienlijk vertragen. Teams zijn genoodzaakt om meer mensen te betrekken bij iedere taak om de uitvoering ervan te controleren wanneer dit niet structureel in het proces is ingebouwd.
   
• Teams maken gebruik van financiële systemen die niet zijn gemaakt om de afsluiting te beheren. Financiële medewerkers schakelen doorgaans tussen verschillende offline systemen om een taak uit te voeren.  De gebruikte systemen zijn vaak gedateerd, de functies zijn beperkt zijn of er is geen rechtstreekse integratie met het ERP-systeem. Hierdoor wordt er veel tijd besteed aan het omzeilen van de systeembeperkingen en blijft er weinig tijd over om de resultaten na te kijken en te analyseren. Intelligente procesautomatisering moet ervoor zorgen dat de financiële medewerkers alle taken binnen het afsluitingsproces centraal kunnen uitvoeren en realtime met de ERP-systemen zijn verbonden.

Waarom is robotgestuurde procesautomatisering (RPA) niet genoeg om financiële afsluitingen te verbeteren?

Hoewel RPA een relatief eenvoudige eerste stap is in de richting van automatisering, moeten financiële teams rekening houden met de bijzonderheden van het financiële afsluitingsproces en met enkele tekortkomingen van RPA:

• RPA-oplossingen zijn goed in het uitvoeren van repetitieve boekhoudkundige taken in grote volumes die weinig of geen uitzonderingen bevatten. De meeste taken inzake de financiële afsluiting voldoen echter niet aan deze criteria. Taken binnen het afsluitingsproces zijn tijdrovend, zeer cognitief, vereisen vakkundig inzicht en verschillen per geval.
• RPA heeft moeite met ad-hoc acties zoals handmatige journaalposten. Voor een maximale efficiëntie moet het financiële team het volledige end-to-end proces bekijken en begrijpen hoe andere oplossingen in combinatie met RPA meer voordelen kunnen opleveren.
• RPA kan een van de grootste problemen van financiële afsluitingen niet oplossen: het gebrek aan zichtbaarheid van het proces. De mogelijkheid om alle afgeronde en uit te voeren taken binnen het afsluitingsproces en verantwoordelijkheden in realtime te controleren is cruciaal. Wanneer boekhoudkundige teams RPA-oplossingen gebruiken, moeten ze nadenken over controlepunten om na te gaan of taken op de juiste manier worden voltooid.
• RPA-oplossingen zijn ervoor ontworpen om handmatige en repetitieve menselijke interacties na te bootsen, maar ze kunnen niet met anderen samenwerken. Ze kunnen dus geen mensen bij het proces betrekken in het geval van uitzonderingen of goedkeuringsflows die zijn vereist door interne of wettelijke voorschriften.
• RPA is geen kant-en-klare oplossing. De toepassing van RPA binnen finance moet in ontwikkeling blijven. De projectcyclus van RPA van ieder bedrijf bestaat uit het plannen, ontwikkelen, vastleggen, testen en lanceren van projecten en de werking ervan analyseren. De uitvoering van een project kan met een grote betrokkenheid van de IT afdeling twee tot zes maanden duren.

Waarom heb je voor financiële afsluitingen intelligente procesautomatisering nodig?

Een efficiënt proces van financiële afsluiting kan worden omschreven als snel, nauwkeurig en uitgevoerd op een gecontroleerde en conforme manier. Met intelligente procesautomatisering is dit allemaal mogelijk. Het is een combinatie van RPA-mogelijkheden op het gebied van automatisering van handmatige taken, precisie en meer mogelijkheden rond cognitief procesbeheer zoals slimme workflows en zichtbare processen.

• Met intelligente procesautomatisering zijn controle en zichtbaarheid gegarandeerd. De uitdrukking “You cannot manage what you cannot measure” gaat ook op voor financiële afsluitingen. Het vermogen om uit te voeren taken te controleren, de werklast te verspreiden, taken toe te wijzen en duidelijke acties op te volgen is essentieel om van een stressvolle, chaotische financiële afsluiting een transparant en georganiseerd proces te maken.
• RPA-robots zijn standaard oplossingen, echter oplossingen met intelligente procesautomatisering zijn op maat gemaakt voor specifieke functies/processen. Met andere woorden: alle functies zijn ontwikkeld met een diepgaande kennis van uitdagingen op het vlak van financieel management en optimale werkmethoden. Daarom leveren oplossingen met intelligente procesautomatisering niet alleen snelheid en nauwkeurigheid op, maar kunnen ze ook  voldoen aan de wettelijke- en bedrijfsvoorschriften. Ook het controleproces wordt eenvoudiger.
• Hoe groter en complexer het financiële management van een bedrijf is, hoe meer behoefte er is aan hulpmiddelen die kunnen worden aangepast aan specifieke bedrijfshandelingen. Oplossingen met intelligente procesautomatisering kunnen dus op maat worden gemaakt om ze af te stemmen op de interne processen van een bedrijf.
• Een ander groot verschil is kant-en-klare integratie in het ERP-systeem, waardoor gegevens in realtime kunnen worden gevalideerd en eindgebruikers deze fouten kunnen afhandelen door de gebruikersinterface.

De combinatie van al deze mogelijkheden is juist waar het bij een efficiënt financieel afsluitingsproces allemaal om draait: het centraal opvolgen en uitvoeren van verschillende taken op een gecontroleerde en uniforme manier.

Op 3 oktober 2019 zal Aico het hebben over de uitdagingen en oplossingen van financiële afsluitingen op Financial Systems, het ICT innovatie event voor finance professionals.

Over Aico: intelligente procesautomatisering voor de financiële afsluiting
Aico helpt middelgrote en grote ondernemingen om het proces van hun financiële afsluiting tot 50% sneller af te ronden. Ons product is een kant-en-klare oplossing voor belangrijke financiële afsluitingsprocessen zoals taakbeheer, reconciliaties en journaalposten.
Door de automatisering van handmatige taken te combineren met slimme workflows en realtime zichtbare processen helpt Aico bedrijven hun financiële afsluiting tot 50% sneller af te ronden, op een nauwkeurigere en goedkopere manier.
Er worden op dit moment in meer dan 100 landen en door meer dan 20.000 gebruikers over de hele wereld oplossingen van Aico gebruikt. Aico levert een betrouwbare oplossing voor ondernemingen wereldwijd en een groot aantal voorname Finse, internationale bedrijven.