5 voornaamste veroorzakers van onverwacht hoge IT-kosten
Het is belangrijk niet bij elke verandering (bijvoorbeeld nieuwe wet- en regelgeving) naar uw softwareleverancier te moeten stappen om die veranderingen door te laten voeren. Het is zaak over de flexibiliteit te beschikken om het systeem zelf aan te passen en zo tijd en geld te besparen. De flexibiliteit om intern op veranderingen in te spelen, kan volgens de analisten van de Aberdeen Group tot een operationele kostenbesparing van wel 15 procent leiden. De inzet van een flexibele ERP-oplossing maakt dat u niet meer hoeft te kiezen tussen een kostbare herconfiguratie of een systeem dat niet in uw behoeften voorziet.
2. Gebruik van meer services dan waarvoor wordt betaald
Soms kan een eindejaarscontrole van services u met de neus op de feiten van de werkelijke kosten van uw systemen drukken. Wellicht was u het jaar ingegaan met bepaalde verwachtingen over de bestedingen voor het financiële systeem, maar komt u er in december achter dat betalingen enkel zijn uitgesteld en u onbedoeld services op krediet hebt afgenomen. Het vermijden van deze ongeplande kosten vereist inzicht in het daadwerkelijke gebruik van uw bedrijfsmatige IT-systemen, en het opstellen van een dienovereenkomstig budget.
Voor bedrijven wereldwijd, ongeacht hun omvang of sector, is effectief uitgavenbeheer van vitaal belang. Daarom hebben we de Spend Health Check Quiz ontwikkeld om je te helpen de status van je uitgavenbeheer binnen jouw organisatie snel te evalueren. Ben je klaar om de werkelijke staat van je uitgavenbeheer te ontdekken?
3. Kostentoename door IT-silo's
Bedrijven met gefragmenteerde IT-systemen komen vaak voor oplopende kosten te staan. In vergelijking met een gecentraliseerd systeem vereisen IT-silo's meer actief onderhoud en meer actieve afstemming van aanpassingen. Ook worden silo's gekenmerkt door meer interne informatie-aanvragen. Dit komt bijvoorbeeld voor wanneer afdelingen niet samenwerken en hun eigen systemen gebruiken. Het centraal inrichten van uw bedrijfsmatige IT-systemen via volledige integratie kan dergelijke buitensporige overheadkosten voorkomen – niet in het minst bij het uitrollen van systeemupgrades.
4. Behoefte aan meer services door bedrijfsgroei
De ERP- of financiële oplossing van een groeiend bedrijf vraagt om meer licenties, meer training, meer opslagruimte en meer interne informatie-aanvragen aan het systeem. En hoewel u door 'de trainer te trainen' de kosten enigszins in de hand kunt houden, zou uw tarievenstructuur uiteindelijk groei moeten belonen, in plaats van u te straffen met hogere kosten.
5. Verborgen kosten van het in de lucht houden van systemen
Wanneer iedereen volledig is gefocust op de boel draaiende houden, lopen uw kosten mogelijk ongemerkt op. Dit gaat ten koste van innovatie of modernisatie van het systeem. Volgens een recentelijk IDC-rapport zijn de jaarlijkse kosten voor het onderhouden van ERP-systemen en reageren op veranderingen in de bedrijfsmatige behoeften gestegen tot gemiddeld 1 miljoen euro. En in extreme gevallen lopen deze kosten zelfs op tot bijna 4 miljoen euro. De verwachting dat een ERP-systeem, dat is ontworpen voor herhalende productieprocessen, een dynamisch bedrijf kan bijbenen is vragen om hoge servicekosten.