‘Business controller is gesteld op chaos’

Wie zich op een toekomst wil voorbereiden waarin door robotisering veel werk is overgenomen zal de stap naar business controlling moeten zetten, waarschuwen experts. Maar welke concrete stappen moeten financials én bedrijven nemen om dit succesvol te doen?

Een van de belangrijkste problemen die bij veel business controllers speelt is dat zij in de praktijk vooral financial controllers zijn, vertelt Lennaert Koch, Director Business Control bij KPN. Na een korte carrière in de accountancy stapte hij over naar control en met zeven promoties in negen jaar tijd heeft hij zich ontwikkeld van business controller naar zijn huidige rol. “Als ik cursussen geef, vraag ik de deelnemers of ze wel echt business controller willen zijn. Ben je het liefst met cijfers in de weer, of ben je iemand die connectie wil maken met mensen in de business, die proactief nadenkt over de kansen die er liggen en ondernemerschap toont om die binnen je bedrijf te verkopen?” 

Lennaert Koch, Director Business Control bij KPN

Het profiel van de business controller

Wie een echte business controller wil zijn beschikt over een andere skillbase dan een financial controller. Die legt vast, controleert en voert uit in opdracht van de business, maar maakt daar zelf geen onderdeel van uit. “Als mensen vanuit de business de dag voor een presentatie naar je toekomen om je te vragen een akkoord op hun plan te geven, weet je dat je buitenspel staat. Een volwaardig business controller is veel eerder betrokken bij zo’n plan, of is de initiator ervan”, aldus Koch.

Dat probleem wordt ook gesignaleerd door Coby van Veldhuizen. De huidige financieel directeur ANWB Reis- en Rechtshulp is een zeer ervaren financial met een duidelijke visie op business control. “Sommige business controllers streven naar volledige beheersing van de cijfers. Alles moet kloppen, elke maand weer. Ze zijn sterk gericht op het terugkijken en verantwoording afleggen, maar dan ben je feitelijk een financial controller. Een business controller streeft naar beheersing van het totaal en heeft oog voor de toekomst. Met weinig informatie kan hij of zij toch een financiële vertaling maken en kansen en risico’s inschatten. Een business controller is gesteld op chaos, kan daaruit de belangrijkste informatie destilleren. Risico’s zijn prima om te nemen, maar je moet wel weten waar je ja tegen zegt als bestuurder.” 

Coby van Veldhuizen, Financieel Directeur bij ANWB Reis- en Rechtshulp 

Dat business controllers vaak onvoldoende uit de verf komen als business partner komt onder meer doordat economische opleidingen gericht zijn op het aanleren van harde financiële skills, terwijl van business controllers ook soft skills worden verwacht. Koch: “Financials zijn van nature rationele mensen. Ze kijken naar facts en figures en veronderstellen dat mensen in de business ook zo zijn. Maar je zult ook een verhaal moeten kunnen vertellen om de business mee te krijgen. De feiten zijn slechts de uitgangspositie, met een PowerPoint vol tabellen en grafieken overtuig je niet.”

Joost van der Hulst, voorheen directeur Finance & Control van de Sociale Verzekeringsbank en tegenwoordig lid Raad van Bestuur bij de Jeugdbescherming West, beaamt dat. “De meeste financials zijn alleen in staat om te zeggen 2-1=1 en er moet 1 bij, dan is het weer 2. Dat soort taal is zie je veel terug in hun analysestukken. Je hebt misschien gelijk, maar je maakt zo als business controller geen verbinding met het management team.” Daarvoor moet je met jezelf in verbinding staan, stelt Van der Hulst. “In mijn perspectief moet je eerst weten hoe je zelf in elkaar zit. Verbinden kun je alleen als je met jezelf verbonden bent. Dat is waar het voor veel controllers ingewikkeld wordt, want daar zijn ze niet zo van. Als je naar drijfveren kijkt zijn financials vaak behoorlijk blauw, en redelijk rechtlijnig. Terwijl je juist in de kwetsbaarheid waarin je je opstelt echt verbinding kunt maken.”

Joost van der Hulst, lid Raad van Bestuur bij Jeugdbescherming West

Maar, waarschuwt Koch, zelfs als je als business controller over de juiste instelling beschikt is daarmee niet gezegd je ook een succesvolle businesspartner zult zijn. “Veel bedrijven zeggen wel dat ze een business controller willen, maar vinden het in de praktijk lastig dat iemand zich er daadwerkelijk tegenaan bemoeit op basis van feiten en cijfers.” 

Zo’n positie moet je volgens Koch afdwingen en (letterlijk) verdienen. “Je zult in eerste instantie je plek moeten veroveren en aantonen dat je meerwaarde hebt voor het bedrijf. Daarna zul je zien dat collega’s niet meer op het laatste moment naar je toekomen voor een financiële goedkeuring van hun plannen, maar in een vroeg stadium naar je toekomen of je wilt meedenken en je het plan vervolgens gezamenlijk presenteert aan het management.”

Van der Hulst sluit zich daarbij aan: “Ik zeg altijd: sla je tentje op waar je van bent. Als je een controller bent die één keer per maand over de afdeling loopt dan denken ze: wie is die vreemde vogel? Zorg dus dat je onderdeel wordt van de club en dat je een bondje hebt met bijvoorbeeld de personeelsadviseur en communicatiemedewerker en dat je weet wat er buiten gebeurt dat effect heeft op de betreffende afdeling. Dat je eens in de maand even bijpraat: waar zijn jullie mee bezig op dit moment en waar kunnen we elkaar ondersteunen?”

Enerzijds moet je als business partner dus zelf verbinding maken, anderzijds moet de business controller ook vanuit het bedrijf in staat worden gesteld om zijn functie naar behoren uit te voeren. Van Veldhuizen: “In mijn team heb ik een pur sang business controller, maar die miste in eerste instantie de juiste ondersteuning. Als financial control of je administratie bijvoorbeeld niet op orde is, ben je als business controller een groot deel van je tijd bezig om die fouten te verklaren en ben je niet in staat te excelleren in datgene waarvoor je besteld bent.”

Van Veldhuizen bepleit daarom het scheiden van business en financial control. “Wij hebben dat sinds een jaar gedaan en dat bevalt uitstekend. Financial control is gecentraliseerd en de business controllers zitten gedecentraliseerd bij de business. Je ziet steeds meer organisaties die stap maken. Je ziet echt dat de toegevoegde waarde van de business controller zo enorm toeneemt, mits de kwaliteit van de financiële omgeving op orde is.”

Ben jij de volgende business controller? 

Ben je al enkele jaren werkzaam als controller en vind je het tijd om door te groeien? Heb je geen tijd voor een volledige Opleiding Business Controller maar wil je wel als financial een betere business partner worden? Volg dan de 2-daagse opleiding De Controller als Business Partner en ontpop jezelf als volwaardige gesprekspartner voor het management en de directie.