Vergeet die R in RPA, 4 tips

Drie experts spraken met elkaar over de ins en outs en de do’s en don’ts van RPA, Robotic Process Automation. Raymond Steenvoorde (foto), Account Director BlackLine, leidde het gesprek met Rich Sinnett, Senior Controller Booking.com, en Daan van Cann, partner EY en daarvoor Hoofd Controlling en Accounting bij Adyen, in een door Blackline gefaciliteerd webinar voor FM.

Door Bouko de Groot.

“Wat is RPA? Gewoon, een macro!” zo trapt Steenvoorde de discussie af. Sinnett is het eens met hem, met de toevoeging dat “een RPA is een cross-platform macro. Dus niet gewoon zoals in Excel: je kan data van het ene platform pakken en er wat mee doen op een ander.” De noodzaak om die vraag te stellen is er omdat RPA vaak verkeerde verwachtingen wekt en nog vaker fout wordt ingezet.

“Het ergste is eigenlijk dat we het ooit ‘robotic’ zijn gaan noemen,” vindt Sinnett. “Het gaat namelijk om automatisering, niet om robots.” Inderdaad denken veel dat RPA iets met machine learning en AI te maken heeft, maar het gaat feitelijk alleen maar om het automatiseren van repetitieve activiteiten. “Uiteindelijk is het niks anders dan een script ergens op een laptop.”

Bekijk hier de video

Het gaat om het proces

Als er al zoveel onbegrip is over de betekenis, hoe zit het dan met de toepassing? “Wat je veel ziet is dat RPA wordt gebruikt om een symptoom op te lossen, in plaats van de onderliggende oorzaak,” weet Van Cann. Wil je echt voordeel hebben van RPA, dan moet je het niet voor een enkele stap in een groter proces gebruiken, maar end-to-end. “Er wordt veel geld tegenaan gegooid om die ene stap te automatiseren, en dat ziet er fantastisch uit. Maar doe je dan een stap achteruit, dan zie je dat het onderliggende probleem zich in het totale proces gewoon heeft verplaatst,” benadrukt Sinnett.

Bij Sinnett (foto) werkt daarom een speciaal team om processen in kaart te brengen: wat moet er gebeuren in een bepaald proces? “We kijken naar het eigenlijke proces dat we willen automatiseren. En de eerste vraag is altijd ‘zijn we het héle proces aan het automatiseren?'” Als je het bijvoorbeeld wil gebruiken om uitzonderingen te verwerken, kijk dan eerst naar waarom het uitzonderingen zijn. Is het iets interns? Of is het extern, bijvoorbeeld door de manier waarop leveranciers data inbrengen. In dat laatste geval moet je dát proces eerst standaardiseren. Vaak vervallen daarmee de uitzonderingen.

“Stabiliseer eerst het proces, standaardiseer dan, en kijkt daarna pas waar RPA gebruikt kan worden,” somt Steenvoorde dit op. “Kijk niet naar de taak van één persoon of ander laaghangend fruit. Kijk naar het hele systeem.” Wat voor zin heeft het bijvoorbeeld als je closing versnelt met RPA en zo die 3 dagen dat het een persoon normaal kost vervangt? Dan staat die RPA-investering immers 27 dagen per maand niks te doen.

Verander elke dag

Als dan helemaal goed is uitgezocht waar RPA gebruikt gaat worden, moet die verandering worden uitgerold in de organisatie. Ook daar gaat het doorgaans mis. “Te vaak wordt het uitgevoerd als een groot en langdurend project dat als erg ingrijpend wordt ervaren,” waarschuwt Van Cann. Automatiseren moet niet gaan over het wegbezuinigen van fte’s, of het halen van een groot doel over een jaar. “Het gaat allang niet meer om radicale verandering. Zo moet men het ook niet meer zien of brengen, want het vertraagt de acceptatie.”

Verandering is nu continu. Het moet gaan met kleine, herkenbare stapjes, met elke maand een verbeterdoel dat door de gebruikers ook als zodanig gezien en ervaren wordt. Zo wordt de verandering veel beter en sneller geaccepteerd. “Het gaat niet meer om de aanpassing zelf, maar om hoe snél je jezelf en je organisatie aanpast, en dat sneller doet – en vooral blijft doen – dan de concurrentie,” zegt Van Cann (foto).

In dat licht moeten we ook RPA zien. “De macro’s die we ooit gebruikten, leidden tot nieuwe, betere oplossingen, bijvoorbeeld van toen een macro in Excel naar nu zaken in Blackline,” zegt Sinnet. “RPA is net zo, het is de opmaat naar technologie van morgen.”

Afsluitend vat Steenvoorde de sessie samen met een viertal tips om RPA toe te passen:

1. Vraag je af: waarom willen we RPA gaan gebruiken?

2. Kijk dan of je het onderliggende proces begrijpt en of je daar RPA voor nodig hebt.

3. Breng alles terug tot de basis: stabiliseer het proces, standaardiseer dan, en wat er daarna overblijft, dáárvoor kan je RPA gebruiken.

4. Onthoud dat RPA altijd een oplossing voor de korte termijn is, net als macro’s dat zijn. “Het doet het een tijdje prima, en dan ineens niet meer.”

Bekijk hier het hele gesprek.

(foto’s: FM)