Succesvol worden als Financial Controller of als Business Controller

Voor een optimale taakuitvoering is het essentieel van belang dat controllers in de eerste fase van hun carrière begrijpen wat organisaties van hen verwacht hen in de rol als Financial Controller of als Business Controller. Het zijn twee wezenlijk verschillende rollen, die elkaar aanvullen en op elkaar voortbouwen. Wie het verschil begrijpt, wordt niet alleen een betere controller, maar ook een waardevollere gesprekspartner voor het management: financieel en niet-financieel.

Regelmatig coach ik jonge controllers bij bedrijven waar ik een interimopdracht uitvoer als Business Controller of als Manager Finance. Daarbij leg ik beide functies/profielen uit hoe zij in hun rol kunnen excelleren. Mijn doel is om toe te lichten hoe eenieder in zijn/haar rol succesvol kan zijn en de meest gemaakte fouten te voorkomen.

Waar en waarom het in de praktijk vaak misgaat

Steeds zie ik een aantal knelpunten terugkomen.

Bij de Financial Controller

Zo wordt bijvoorbeeld de balans onvoldoende doorgespit, waardoor niet goed wordt begrepen hoe het bedrijf daadwerkelijk presteert of waar bijvoorbeeld voorzieningen staan die vrij kunnen vallen of juist reserveringen (accruals) geboekt moeten worden.

Wat soms ook gebeurt is dat aansluitingen tussen sub-administraties (debiteuren, crediteuren, voorraad) en het grootboek te laat of te oppervlakkig gemaakt worden, waardoor afwijkingen pas bij de close aan het licht komen. Hierdoor komen deadlines in het geding.

Soms wordt een verschil bij een aansluiting weggeboekt in plaats van inhoudelijk verklaard. Eigenaarschap over de kwaliteit van cijfers blijft achterwege. Meestal komt dit door tijdsdruk: te veel ad hoc werkzaamheden, geen structuur in de planning en onduidelijkheid in de taakverdeling met de Business Controller.

Bij de Business Controller

Er wordt een kwalitatief oordeel gegeven (slecht, tegenvallend) in plaats van een cijfermatige duiding van de afwijking. Toelichtingen bij cijfers geven onvoldoende antwoord op de vraag waarom; de oorzaak van een afwijking blijft onbenoemd.

Tabellen en de bijbehorende tekst worden niet gekruisgecontroleerd, waardoor de toelichting en het cijfer in de tabel niet met elkaar overeenkomen. Er wordt gerapporteerd zonder duidelijke aanbeveling of vervolgstap: de constatering staat er, maar het advies ontbreekt.<

Aannames en scenario’s onder een forecast of budget worden niet vastgelegd, waardoor een latere afwijking niet meer te verklaren is. En soms is er ook onvoldoende terugkoppeling met de financial controller, waardoor conclusies worden getrokken op basis van cijfers die nog niet volledig kloppen.

De Financial Controller: het fundament van betrouwbare cijfers

De Financial Controller is verantwoordelijk voor de kwalitatieve registratie van de financiële werkelijkheid. Dit is het fundament waarop alles daarna wordt gebouwd: zonder betrouwbare, tijdige en juiste cijfers heeft geen enkele analyse waarde.

Als financial controller excelleer je door verantwoordelijkheid en eigenaarschap voor een uitstekende, accurate boekhouding en administratie. Daarbij is het niet nodig dat de financial controller zelf registreert of boekt. Zorg voor tijdige en correcte month-end en year-end closes. Deadlines zijn heilig.

Zorg voor naleving van verslaggevingsstandaarden, bijvoorbeeld uit RJ en IFRS. Blijf kennis vergaren en zorg voor eigenaarschap in interne controle en AO/IC (administratieve organisatie en internal control)

Zoek aansluiting met accountants en fiscale adviseurs. Zorg dat wat er in de systemen staat, ook daadwerkelijk klopt. Het bijbehorende profiel is dat van iemand die precies, gestructureerd en consistent werkt. Nauwkeurigheid en betrouwbaarheid staan voorop. De financial controller is de bewaker van de kwaliteit van de cijfers. Daarom zorgt de financial controller voor efficiënte werkmethoden voor een effectief gebruik van het ERP-pakket.

De Business Controller: op zoek naar het verhaal achter de cijfers

Waar de Financial Controller stopt bij een correcte en volledige set cijfers, begint het werk van de business controller. De Business Controller neemt het stokje over en stelt vragen over wat de cijfers vertellen.

Het profiel van de Business Controller is kritisch, communicatief en resultaatgericht. De toegevoegde waarde zit in het vermogen om door te vragen, verbanden te leggen en het gesprek met de business aan te gaan, ook als dat gesprek weerstand oproept. Waar het soms misgaat, is als de Business Controller niet naar de balans kijkt.

Business Controller als business partner: de kern van het vak

De Business Controller is geen cijfer- en procesbewaker die aan de zijlijn staat, maar een professional die aan tafel schuift als gesprekspartner van het management: meedenkend, kritisch bevragend, en medeverantwoordelijk voor de kwaliteit van de besluitvorming.

Een goede business partner begrijpt het bedrijfsmodel en de operatie, niet alleen de grootboekrekeningen. Die bouwt een vertrouwensrelatie op met lijnmanagement, zonder de onafhankelijke blik te verliezen en gaat het desnoods ongemakkelijke gesprek aan wanneer cijfers een ander verhaal vertellen dan het management wil horen. Ook vertaalt de Business Controler als business partner financiële taal naar taal die voor niet-financiële managers behapbaar en bruikbaar is.

In deze rol is de Business Controller proactief: risisco’s en kansen signaleren voordat ze in de cijfers zichtbaar worden. Maak gebruik van dashboards als Power BI, praten met de operations, pik signalen op en wees onderscheidend. Zo is het mogelijk om waarde toe te voegen aan de organisatie.

Business partnering van verantwoorden naar adviseren, van terugkijken naar vooruitkijken, van rapporteur naar sparringpartner. Je intuïtie, helikopterview en analytisch vermogen spelen hierbij een belangrijke rol.

Een groeipad, geen tegenstelling

Voor junior en medior controllers is het goed om te beseffen dat dit een ontwikkelpad is. Een stevige basis in financial control, het snappen van cijfers, systemen en processen, dat is een uitstekend vertrekpunt om vervolgens door te groeien naar business control. Zonder die basis mist de duiding geloofwaardigheid en blijft het werk beperkt tot administratie.

Niet elke Financial Controller kan en wil richting business control gaan. De Financial Controller kan ook in deze rol uiteraard blijven en daarin zich ontwikkelen. Aan de andere kant, dient de Business Controller ook een stukje van financial control te beheersen. De beste controllers zijn degenen die eigenaarschap tonen in hun rol, executiekracht hebben om plannen uit te voeren en communicatief sterk zijn.

Controlling is in beweging, ook mede door de opkomst van AI, daarom zal mijn visie ook met de tijd veranderen op dit mooie vakgebied. Hoe dan ook, het uiteindelijke doel is: getting business in control.