Sturen op cashflow; 5 voorbeelden van cash cycle optimalisaties

In dit artikel geef ik 5 voorbeelden om de cash cycle te optimaliseren. Eén kenmerk komt in alle voorbeelden terug; verbeteren van de cash cycle is niet sec een Finance aangelegenheid. Samenwerking met Sales, Operations en/of IT en een ketenbenadering blijkt essentieel voor succes.

De vraag is dan; Wie moet je wanneer betrekken? En hoe werkt het in de praktijk? Aan de hand van 5 voorbeelden wordt sturing op de O2C, P2P en I2P keten toegelicht;
 
Order 2 Cash (O2C) keten
Met deze keten hebben we twee doelen; (1) de klanten zo snel mogelijk laten betalen voor (2) alle afgenomen diensten/ goederen. Natuurlijk moet u weten met wie u een contract aangaat, zorgen voor duidelijke betalingsvoorwaarden in het contract, et cetera. Maar de werkelijke uitdaging zit in het verbinden van de commerciële en operationele processen met de financiële keten.

1. Bij een logistieke dienstverlener is deze verbinding gemaakt. De verantwoordelijkheid voor de DSO, inclusief doelstellingen, is neergelegd bij de commercieel verantwoordelijken. Sturing is gefaciliteerd middels DSO rapportages en rekentools op zowel  team, accountmanager als op klantniveau. Door doelstellingen en sturingsmogelijkheden te bieden voelde commercie zich verantwoordelijk voor de eigen DSO. Hierdoor werd een daling van meerdere dagen zichtbaar. Ondanks moeilijke marktomstandigheden.

Door de betrokkenheid van commercie bleek verder dat niet alle omzet werd verantwoord. Bedrijfsauto’s haalden onderweg producten bij klanten op, deze werden op het distributiecentrum niet altijd geregistreerd. Door slagbomen neer te zetten en de chauffeur een aantal eenvoudige vragen laten beantwoorden werd de gemiste omzet geregistreerd.

Verschillende situaties vragen om verschillende oplossingen.

2. Bij een advocatenkantoor is bijvoorbeeld meer winst te halen uit tijdige en volledige urenregistratie, het verhogen van de factuurfrequentie of aanpassen van het factuurmoment. Factureert u nadat een zaak is afgerond of factureert u ook tussentijdse termijnen en voorschotten? Kijk goed naar wat in uw onderneming het meest relevant is.

Purchase 2 Pay (P2P) keten
Leveranciers worden in beginsel zo laat mogelijk betaald. Hier zitten wel beperkingen aan; sinds 16 maart jongstleden is nieuwe wetgeving van kracht geworden die termijnen maximeert. Zorg dat u zich aan de afgesproken termijnen houdt, dit geeft vertrouwen. Bij inkoop is het essentieel de inkoopvoorwaarden en eisen in lijn zijn met de behoeften uit het (productie) proces. Dit wordt duidelijk uit het volgende voorbeeld bij een leverancier van communicatieoplossingen.

3. Bij het communicatiebedrijf zijn door productieproblemen bij de leverancier tijdelijk geen onderdelen ontvangen. Hierdoor kan na enige tijd niet meer worden uitgeleverd naar de klanten, met alle nadelige gevolgen van dien. Als reactie hierop zijn, nadat de productieproblemen waren opgelost, de voorraden van de onderdelen sterk verhoogd om in de toekomst vergelijkbare problemen te voorkomen. Dit kost veel cash en is niet beste oplossing. Wat wel te doen?

Zorg bij bedrijfskritische inkoop voor een goed alternatief. Maak uzelf nooit afhankelijk van 1 leverancier. Maak afspraken over de levertijd en werk samen met de leverancier om zijn processen te laten aansluiten op uw processen. Bij het communicatiebedrijf leverde de hoge voorraden nog een nieuw probleem op. De firmware op de onderdelen moest regelmatig worden geüpdate, waardoor de voorraden snel verouderden. Hierdoor moesten aanvullende kosten worden gemaakt om onderdelen van nieuwe firmware te voorzien.

Door inkoopcontracten af te sluiten met meerdere leveranciers, die hun leveringen op uw processen en kwaliteitseisen instellen, kan nu met veel beperktere voorraden en lagere bestelgrootte worden volstaan. Door de kwaliteit van de levering direct te controleren bij ontvangst kan op de lage voorraad worden vertrouwd.

Inventory 2 Product keten
In deze keten gaat het om het minimaliseren van de voorraden en onderhanden werk. In begin, tussen en eindvoorraden zit vaak veel geld vast. En dat is riskant; voorraden kunnen verouderen zoals we in het vorige voorbeeld zagen. Ook andere klantwensen kunnen leiden tot herstelwerk met alle kosten van dien. Daarnaast nemen fysieke voorraden veel opslagruimte in beslag. Maar het kan ook leiden tot grote onderhandse werkvoorraden zoals in het volgende voorbeeld;

4. Een software bedrijf, dat gebruik maakt van ingekochte licenties en maatwerk bij implementaties, wil een deal sluiten met een grote zakelijke klant. Deze eist lange betalingstermijnen en betaling achteraf. Dan is het immers werkzaam en kan worden gecontroleerd of de oplossing werkelijk de besparingen levert. Aan de eisen van de klant voldoen laat de onderhandenwerk positie dramatisch stijgen. Wat te doen om dit te voorkomen?

De oplossing zat hier in diverse elementen. Ten eerste, de licenties konden door de klant terug geven worden als het project tussentijds zou worden stopgezet. Hierdoor ging de klant akkoord met betaling van de licenties bij levering. Vervolgens hebben de operationele teams, met de nodige creativiteit, 4 releases gemaakt. Deze releases functioneerden afzonderlijk en de klant kon direct besparingen realiseren. Hierdoor ging de klant akkoord met betaling per release, die over een periode van 6 maanden zijn uitgeleverd. De samenwerking tussen finance, sales en operations maakte het mogelijk de deal te sluiten zonder groot beslag op het werkkapitaal en met een tevreden afnemer.

5. Bij een bouwbedrijf kan het veel voordeel opleveren om de timing van de bouw en factuurmomenten met elkaar in lijn te brengen. Zorg bijvoorbeeld dat het hoogste punt bereikt is voor de bouwvak, zodat het volgende deel van het bouwdepot kan worden opgevraagd. Zorg, met operations en sales, voor een inrichting van de producten en diensten die snelle facturatie mogelijk maakt. Bij afgeronde, werkzame deellevering zal de klant eerder geneigd zijn voor deze deellevering te betalen.

Terugkomend op de beginvraag; Wat moet u als ondernemer in deze tijden doen om de financiële huishouding op orde te houden of te krijgen? Uit de voorbeelden blijkt dat u moet kijken naar de specifieke omstandigheden. Goede samenwerking met Sales, Marketing, Operations en IT maakt nieuwe oplossingen oplossing. Wees daarin creatief en neem vanuit Finance het voortouw.

De voordelen van het verlagen van de hoogte en risico op debiteuren en voorraden zijn evident. Het verhogen van het rendement op het geïnvesteerde vermogen, kunnen voldoen aan de verplichtingen, een betere uitgangpositie creëren bij herfinanciering en de mogelijkheid om te groeien zijn de belangrijkste redenen!

Tot slot; Niet alleen in economisch mindere tijden is sturen op cash flow belangrijk. Als de economie weer gaat aantrekken zullen ondernemingen behoefte hebben aan financiering van het werkkapitaal.

Jeroen Smit is consultant bij Optikas BV Optikas adviseert over het optimaliseren van de zgn. Cash Cycle. Dit betekent dat de hoogte van de vorderingen, voorraden en crediteuren worden beoordeeld. Vervolgens wordt met de implementatie van praktische ketenconcepten het geld dat voor deze posten wordt gebruikt geoptimaliseerd. Hierdoor kan geld vrij komen, dat vervolgens weer efficiënt kan worden ingezet.