Q&A: Maakt werken met Excel de administratie transparanter?

A) ‘Wij moeten altijd kijken naar de voor- en nadelen van custom built-software en Excel. Verkopers van custom built zeggen altijd dat zij een branchegerelateerd maatpakket voor uw bedrijf maken. De extra investering voor dit maatwerkpakket is echter vaak absurd hoog.

Dat er deadlines niet worden gehaald door omstandigheden komt overal weleens voor. Voor kleine of grote aanpassingen moet de consultant weer worden gebeld en dat gaat vaak gepaard met extra hoge kosten. Waar nog niet over gesproken is, zijn de licentiekosten die elk jaar moeten worden voldaan voor het gebruik van dit pakket. De teneur bij veel medewerkers is dat ze het pakket niet bevredigend en gebruikersonvriendelijk vinden.

Of de medewerkers kunnen zelf geen aanpassingen maken omdat alles is beveiligd. En toen was er Excel! Excel heeft vele voordelen. De licentiekosten zijn al betaald en dit bedrag is te verwaarlozen vergeleken met de terugkerende licentiekosten voor custom built-software. Wij vertellen ook dat Excel alles kan en dat klopt ook bijna. Één ding is ons echter met Excel nog niet gelukt en dat is contant geld cashen.’

‘Hoe maak je zelf een rapportage in Excel? Een medewerker kan via een link met de database koppelingen maken. Dit is eenrichtingsverkeer en dus veilig. De medewerker maakt een dashboard of een cockpit met de views die nodig zijn voor een juiste rapportage per afdeling, vestiging, regio, land, klant, product, manager, verkoper, dag, maand, kwartaal, jaar, enzovoorts. Alles wat u maar kunt verzinnen is mogelijk.

Deze informatie is live of semi-live te volgen en supersnel. U drukt op een knop en ziet de voor u relevante informatie live op uw scherm en u kunt – als dit nodig is – direct aansturing geven. Deze overzichten kunnen door de medewerker op elk niveau worden weergegeven. Dit is geweldig, maar om dit te maken moet de medewerker wel veel van Excel weten.

Ik zeg op mijn beurt altijd: investeer in opleidingen voor je medewerkers. Deze kosten verdien je door sneller en efficiënter werken zo weer terug. In de meeste gevallen is het wel zo dat medewerkers geen of nauwelijks tijd hebben om zo’n rapportagesysteem zelf te bouwen. Het is mogelijk bedrijven in te huren die samen met de klant een transparant rapportagesysteem ontwerpen dat nadien door de medewerkers ook makkelijk is aan te passen.

Dan is er nog de belangrijke issue over veiligheid. Het is en blijft Excel, is een veel gehoorde uitdrukking. Ik zeg dan altijd dat alles te hacken is. Custom built-software en Excel dus ook. Om dit probleem op te lossen, moeten wij niet naar de beveiliging van Excel kijken maar naar die van het netwerk. Dus excelleren met Excel is het helemaal. Zeer snelle, transparante en consistente rapportages maken met Excel is voor ons allemaal mogelijk.’

Hans C. van Dorth Eigenaar, directeur, docent informatica, trainer, consultant bij BoSSolutions, een bedrijf dat wereldwijd high-level ICT-trainingen en consultantwerkzaamheden verzorgt. Tevens is hij als adviseur werkzaam bij diverse gerenommeerde bedrijven en instellingen.