Project controllers: 6 kansen voor een betere performance

Projecten kennen zes projectperformancevariabelen, zoals bekend is uit de diverse projectmanagementmethodes: tijd, geld, scope, kwaliteit, risico en resultaat. Aan de hand van deze zes variabelen geven we u voorbeelden van hoe een projectcontroller de projectmanager kan adviseren, controleren en bijsturen.

Elk project kent één of meerdere deadlines en werk dat nog verzet moet worden. Niemand in de organisatie kan zo goed zien waar het project heen gaat als de projectcontroller. Waarom? Omdat hij het budget beheert en alle kosten die gemoeid zijn met de gemaakte uren, zowel intern als inhuur, rechtstreeks bij de controller terechtkomen ten koste van het project. Hij moet dus op elk moment snel en eenvoudig de kosten versus het budget inzichtelijk kunnen maken. Zo kan hij het potentieel ontsporen van een project tijdig ontdekken en wellicht ook voorkomen.

Heeft de projectcontroller eenmaal een dergelijk inzicht over alle projecten heen, dan kan deze kennis ook worden ingezet bij het opstellen van toekomstige offertes en budgetten. Want één projectcontroller ziet het resultaat van meerdere projectmanagers op verschillende, maar ook op gelijkwaardige projecten.

Bij projecten gaan de kosten meestal voor de baten uit. Het is dus cruciaal dat iemand in de gaten houdt dat er een balans is tussen deze twee. De projectcontroller kan het verschil maken bij de afspraken met de klant rond betalingen. Een projectcontroller die vooraf inzichtelijk kan maken hoe de geldstromen in de tijd gaan lopen, kan een onderneming veel problemen besparen.

Het betaalgedrag van klanten is natuurlijk sterk afhankelijk van de behaalde resultaten. Dat maakt risicomanagement ook bij de variabele geld van groot belang. Het signaleren van niet tijdig betaalde projectfacturen en het oplossen van de achterliggende oorzaak is voor de controller een topprioriteit.

Bij projecten worden vaak tussentijds de eisen met betrekking tot het resultaat bijgesteld. Doordat de klant van gedachten is veranderd of op verzoek van de projectmanager, omdat er – in overleg met de klant – gewijzigde omstandigheden zijn. Dat heeft natuurlijk allemaal consequenties. En ook op dit punt speelt de projectcontroller weer een belangrijke rol. Hij maakt de gevolgen van allerlei mogelijke beslissingen inzichtelijk en adviseert daarover.

Soms is het beter om de stekker uit een project te trekken, bijvoorbeeld omdat de financiële gevolgen niet meer te overzien zijn. In andere gevallen is het al voldoende om tijdig te waarschuwen dat het budget op is en dat de deliverable opgeleverd moet worden.

Over het resultaat van een project gaat de projectmanager en dat ligt buiten het bereik van de financiële afdeling. Dat is tenminste vaak de gedachtegang van de projectorganisatie. Maar juist de kwaliteit is een belangrijke factor voor een succesvol financieel resultaat op het project, namelijk het betaald krijgen van werk. Het hebben van een goede projectadministratie is hierbij dus erg belangrijk.

Denk bijvoorbeeld aan het centraal vastleggen van afspraken met opdrachtgevers aan het begin van het project. Een projectcontroller is hierbij de poortwachter voor het starten van het project. Pas als het duidelijk is wat de afspraken zijn rondom betalingen, resultaten en alle andere factoren zou een project mogen starten.

Projecten managen is vooral ook risico’s beheersen. Daarin kan de controller het verschil maken door een objectieve methode toe te passen op het project, zoals earned value management. Dit is een methode om de voortgang van een project te bepalen door zowel de geplande voortgang als de feitelijke voortgang uit te drukken in kosten, en daarbij de geplande en gerealiseerde kosten te betrekken. Door met een projectmanager de earned value van een lopend project te bespreken, kan deze scherper sturen op de verschillende onderdelen. En daarmee risico’s op een miskleun verkleinen.

Wat levert het project nu eigenlijk op? Een projectmanager zal zeggen: een prachtige oplossing voor de klant, een mooi gebouw of een werkend systeem voor de interne organisatie. Maar het kwantificeren, het in kaart brengen van de ROI, is aan de projectcontroller. En een goede projectcontroller zorgt ervoor dat projecten succesvol zijn door de te verwachten resultaten en opbrengsten constant te monitoren.

De projectcontroller speelt dus een onmisbare rol in het succesvol managen van projecten. Het is daarbij belangrijk om altijd scherp te blijven sturen op de hoofdzaken, de zes variabelen die het verschil kunnen maken in een project.