Professioneel Expense Management: Papierloos declareren dankzij nieuwe regelgeving

* Afkomstig uit commerciële bijlage “Finance & IT” van Alex van Groningen, verspreid door de Telegraaf

MobileXpense, Europees specialist op het gebied van online Expense Management, komt nu met een App op de markt voor smart phones. Hiermee kunnen werknemers onder andere eenvoudig (onderweg) foto’s van bonnetjes maken en die op item-niveau aan het online declaratiesysteem koppelen. Declaraties inclusief de bonnen worden digitaal gearchiveerd en zijn eenvoudig opvraagbaar bij controles door de belastingdienst. Een online en mobiel Expense Management Systeem brengt gemak voor werkgevers. Bovendien bespaart men eenvoudig tot wel 65% op de proceskosten en gemiddeld 15% op de directe kosten!

MobileXpense N.V., is een van origine Belgische organisatie en sinds haar oprichting in 2000 gestaag gegroeid tot een specialist op het gebied van Expense Management in Europa. “Onze oplossing is momenteel operationeel in meer dan 50 landen en het systeem is beschikbaar in 20 talen”, vertelt Giuseppe Patacca, Country Manager NL bij MobileXpense.

“Wij hebben zowel klanten met tientallen, honderden als duizenden gebruikers wat de flexibiliteit van onze oplossing aangeeft. Voor zowel de kleinere als de internationale klanten zoals Coca-Cola Enterprises BeNeLux, Canon, FujiFilm Europe, Nidera maar ook de Universiteit van Wageningen, bieden wij een zo compleet mogelijke oplossing. Inclusief volledige compliance aan lokale wet- en regelgeving in ieder land en inclusief de geldende BTW-regels. Wij geven bedrijven de unieke garantie van hoge compliance en zeer interessante besparingen. Dit, in combinatie met transparantie, efficiency en gemak voor alle stakeholders, heeft aan de basis gestaan van het succes. Onze nieuwste ontwikkeling, de App voor smart phones, maakt papierloos declareren en digitaal archiveren eenvoudig mogelijk en zal niet alleen door onze bestaande klanten verwelkomt worden. Het zal zeker nog meer bedrijven overhalen de chaos in de processen rondom declaraties aan te pakken. Die regels voor digitaal archiveren waren er al, maar het was lastig dit in de praktijk rondom alle declaraties uit te voeren. Dat kan nu en dat is een hele grote stap voorwaarts.”

De App is zo opgebouwd dat ze enerzijds aanvullend is op de reeds bestaande en zo succesvolle online module en anderzijds de wensen van klanten invult. Patacca: “Veel van onze huidige klanten willen graag gebruik maken van de mogelijkheden en voordelen van papierloos declareren en digitaal archiveren. Via onze scanmodule boden wij reeds een interessante en professionele oplossing, maar met de App maken we nu opnieuw een grote sprong voorwaarts. Vanuit de App kan een medewerker eenvoudig kosten aanmaken die automatisch worden doorgestuurd naar het persoonlijke overzicht van alle gemaakte kosten in de online module. Kosten die gemaakt zijn met de corporate credit card(s) worden ook automatisch ingelezen in het systeem en de medewerkers kunnen met de App een foto maken van de bijbehorende bon en deze op item-niveau koppelen. Van de belastingdienst mag je de originele bon dan weggooien, zolang je je maar aan de voorwaarden houdt. De manager die moet goedkeuren heeft eenvoudig inzicht in de opbouw van kosten.”

Fikse kostenbesparingen
MobileXpense biedt bedrijven een unieke oplossing voor het online opmaken van declaraties, het goedkeuren ervan door managers en een automatische verwerking van het geheel in de boekhouding, met als resultaat krachtige rapportages. Naast de onkosten die cash, met pinpas of met credit card betaald zijn, kan een medewerker ook eenvoudig, online en/of met de smart phone, zakelijke autokilometers declareren. Maar MobileXpense gaat niet alleen verder dan de concurrentie binnen puur het declaratieproces, het systeem biedt ook een module voor goedkeuren van zakenreizen.

Patacca: “Deze functionaliteit zit, op veler verzoek, ook in onze mobile App. Managers kunnen via de smart phone nog sneller en eenvoudiger reizen goedkeuren, waardoor medewerkers en reisbureaus minder lang hoeven te wachten en de goedkoopste vliegtickets geboekt kunnen worden. Er bestaat zelfs de mogelijkheid het systeem te koppelen aan een online boekingsmachine van de reisagent. Door het stroomlijnen en automatiseren van processen en de hoge compliance besparen bedrijven naast de besparingen tot 65% op de proceskosten, gemiddeld zo’n 15% op de directe kosten van zakelijke declaraties en reizen. Deze kostenpost zit bij de meeste bedrijven in de Top 3 van niet product gerelateerde kosten.”

Een oplossing voor het MKB en grootbedrijven
MobileXpense is een SaaS (Software as a Service) oplossing met de hoogst mogelijke veiligheidstandaard. Het cloud gebaseerde platform maakt het mogelijk met een beperkte investering heel snel een goed systeem op te zetten, waar je weinig tot geen onderhoud aan hebt. Dat maakt het interessant voor zowel multinationals als het MKB. Je betaalt op het moment dat je het systeem gebruikt. Dat is de transactiefee. Verder heb je eenmalige set-up kosten. “De implementatie gaat heel snel”, stelt Patacca.

“De gemiddelde implementie duurt slechts tien weken, inclusief een pilotfase van vijf weken. We kunnen ons systeem integreren met alle ERP- en HR systemen en mobiliteitleveranciers van bijvoorbeeld tankkaarten en mobiele telefonie. De gemiddelde ROI bij onze klanten ligt op minder dan 5 maanden. Dit jaar komt er ook een oplossing voor kleinere bedrijven op de markt. Zij kunnen het systeem zelf online opzetten zonder implementatie fee. De functionaliteit is beperkter, maar ruim voldoende voor MKBers die een stukje efficiency in hun T&E kosten willen creëren”.

En de concurrentie? Patacca: “Er zijn wel meer bedrijven die een declaratie module aanbieden, vaak als onderdeel van een groter geheel. Echter kunnen wij als Europees specialist op het vlak van de lokale wet- en regelgeving echt de ‘last mile’ gaan op expense management gebied, inclusief automatische uploads en het toepassen van lokale wet- en regelgeving. Met de functionaliteit van onze App laten wij opnieuw zien dat we met recht ‘de uitvinders van Het Nieuwe Declareren’ worden genoemd”.

Meer weten over de mogelijkheden van MobileXpense? Bezoek MobileXpense.net of neem direct contact op met Giuseppe Patacca via 036 – 8080 444.

Dit artikel is afkomstig uit de commerciële bijlage “Finance & IT” van Alex van Groningen, verspreid door Telegraaf. Lees de volledige bijlage hier.