CFO’s kunnen met automatisering veel winnen

Financiële afdelingen zijn het grootste gedeelte van hun tijd bezig met standaardprocessen die je net zo goed kunt automatiseren. “Daarmee speel je goed gekwalificeerde financials vrij voor veel bredere taken”, zegt Chris van Dongen, commercieel directeur Benelux van spend management-platform Payhawk. “Het is zonde om ze achter bonnetjes aan te laten jagen.”

Uit onderzoek van de Harvard Business Review Analytic Services in opdracht van Payhawk blijkt dat tweederde van de financials van internationaal opererende concerns de meeste tijd kwijt zijn aan het controleren en verwerken van uitgaven binnen hun organisatie. Het verbaast Van Dongen dan ook dat automatisering op dat gebied nog niet en masse gebeurt. “Er is veel te winnen”, zegt hij. “Allereerst kun je natuurlijk de uitgavestroom binnen de organisatie beter en sneller beheren. Maar daarnaast kun je de financiële mensen inzetten om business te adviseren en ondersteunen. Financials kunnen helpen met het uitstippelen van een strategie. In die rol kunnen ze echt een meerwaarde hebben.”

Juist in een tijd waarin het vanwege de krapte op de arbeidsmarkt lastig is om goed gekwalificeerde mensen te vinden, is automatisering van steeds terugkerende processen een uitkomst voor CFO’s, betoogt Van Dongen. “En als het gaat om uitgavenbeheer, heeft Payhawk daarvoor de beste oplossing.” Payhawk brengt alles wat met uitgaven binnen een organisatie te maken heeft samen in één platform. Veel bedrijven werken met meerdere systemen naast elkaar als het gaat om betalingen. Denk aan systemen voor software-abonnementen, onkostenvergoedingen, dagelijkse uitgaven op kantoor of het boeken van trein- of vliegtickets. “Een oplossing als Payhawk biedt CFO’s de mogelijkheid om een centrale plek in te richten voor alle uitgaven.”

De veranderende rol van de finance professional

Payhawk heeft in samenwerking met Harvard Business Review Analytic Services onderzoek gedaan naar de status van de huidige finance professional. Lees alle bevindingen in het rapport en ontdek hoe je jouw finance team kan laten groeien door processen te automatiseren en je team te empoweren.

Finance krijgt regie terug
Met Payhawk krijgt Finance de regie over het uitgavenbeheer helemaal terug. Het gevis naar bonnetjes en het verwerken van declaratieformulieren hoort dan tot het verleden, en volgens Van Dongen is dat maar goed ook. Zelf stond hij ooit in een Deense kroeg te mailen met de VP van het bedrijf waar hij destijds werkte voor toestemming om een rondje te kunnen geven tijdens een borrel. Toen hij die had, moest hij ook nog eens het bonnetje van de kastelein fotograferen voor bewijsmateriaal. “Met Payhawk is dat verleden tijd”, bezweert Van Dongen. ”Het uitgavepatroon van je organisatie kun je bijna één op één integreren in Payhawk. Je kunt limieten instellen, bevoegdheden toekennen, approval flows vorm geven en via de ingebouwde OCR-scanner kunnen bewijsstukken van de uitgaven meteen in het systeem gezet worden. Dat maakt ook dat je veel sneller inzichten krijgt en controle kunt uitoefenen op het uitgavenpatroon binnen de gehele organisatie. Vergeet ook niet dat het realtime is. Dus je weet altijd welke uitgaven er zijn gedaan en daar heb je ook de bewijslast van.”

Voor de werknemers die onkosten voor de organisatie maken is het voordeel dat ze niet in de weer hoeven met declaratieformulieren en het kopiëren van bonnetjes. Maar het echte voordeel zit voor hen in het feit dat ze niets meer hoeven voor te schieten en daarna nog eens lang moeten wachten tot ze het voorgeschoten bedrag terugkrijgen.

Bulgaarse unicorn
Het in 2018 opgerichte Payhawk, de eerste Bulgaarse unicorn, bevindt zich volgens Van Dongen in een relatief competitieve markt. “Wij zijn de jongste speler op de markt, maar we hebben wel het meest uitgebreide systeem en een giga development-afdeling. Qua development zijn we dan ook veel verder en daardoor zijn we in staat sneller producten uit te rollen”, legt hij uit. Payhawk is als oplossing gepositioneerd voor ambitieuze en snelgroeiende scaleups en bedrijven die internationaal georiënteerd zijn en in alle uithoeken van de wereld zaken doen. “Wij hebben internationaal de grootste dekking”, zegt Van Dongen. “Zeker als je het vergelijkt met soortgelijke platforms die een dienst als de onze aanbieden.”

Als tooling is Payhawk niet de goedkoopste. Dat beseft Van Dongen, maar zijn oplossing heeft veel functionaliteit en bedrijven kunnen de aanschaf terugverdienen. Naarmate er meer medewerkers zijn die geld uitgeven, wordt het interessanter om met Payhawk in zee te gaan. Zijn er binnen de organisatie tien betaalkaarten nodig voor je medewerkers, dan is een expense management solution als Payhawk al een interessante optie. Bijvoorbeeld vanwege het feit dat er bij het doen van veel uitgaven de mogelijkheid is om in aanmerking te komen voor cashback. “Dat kan Payhawk tot een investering maken die zichzelf terugverdient”, zegt Van Dongen. Hij staaft die uitspraak met een voorbeeld van een Duits bedrijf dat dankzij een beter gestructureerde manier van uitgavenbeheer 2 miljoen euro terug kon vorderen van de belastingdienst. “Dat was mogelijk omdat ze veel beter inzicht hadden in hun uitgaven.”

Out of the box-denken
Door platforms als Payhawk kunnen CFO’s met automatisering meer winnen dan ze denken. “Financials zijn van nature misschien niet helemaal de innovators binnen een organisatie”, benoemt Van Dongen een mogelijke reden waarom CFO’s automatisering van standaardprocessen voor zich uitschuiven. “Het zijn mensen die erg van de getallen zijn en zich focussen op controle, risico’s en prognoses. Zij baseren dat op harde data en niet op out of the box-denken.”

Volgens de commercieel directeur zou er daarom in opleidingen meer aandacht moeten komen voor generalistische onderwerpen en vakken om het innovatieve denken van financials in spe een voedingsbodem te geven. “Een moderne CFO zou dat innovatieve denken en handelen moeten aanwakkeren bij zijn mensen”, stelt Van Dongen. “Daar ligt de uitdaging bij het voortstuwen van innovatie, digitalisering en verdere automatisering.”

De veranderende rol van de finance professional

Payhawk heeft in samenwerking met Harvard Business Review Analytic Services onderzoek gedaan naar de status van de huidige finance professional. Lees alle bevindingen in het rapport en ontdek hoe je jouw finance team kan laten groeien door processen te automatiseren en je team te empoweren.