MS Excel – Dashboards en KPI’s

Het visualiseren van financiële en operationele performance data in de vorm van dashboards en KPI’s stelt organisaties in staat om snel te focussen op trends, rangschikkingen, relatieve bijdragen, afwijkingen, uitschieters en waarschuwingen op een wijze die rijen en kolommen van cijfers niet kunnen. Het eindresultaat is een snel inzicht dat een vlotte en effectieve besluitvorming mogelijk maakt.

Expertbijdrage van: Raymond Leggett

Vandaag de dag is en blijft Microsoft Excel het meest gebruikte en ingeburgerde spreadsheetprogramma. Empirische studies hebben aangetoond dat het aantal Excel-gebruikers wereldwijd meer dan 400 miljoen is en er wordt geschat dat tussen de 50 en 80 procent van alle bedrijven nog steeds gebruik maken van ‘op zichzelf-staande’ spreadsheets voor bedrijfs-kritische toepassingen. Veel bedrijven gebruiken Microsoft Excel om hun dashboards en KPI’s te produceren.

De voordelen van Excel-spreadsheets staan niet ter discussie. Hun eenvoud, vermommen een complex instrument, krachtig genoeg om op hoog niveau toepassingen en modellering te kunnen ondersteunen. Wat wel ter discussie staat is of ze het beste instrument zijn om de zakelijke doelstellingen van een organisatie te ondersteunen.

Veel experts uit de industrie bespotten het gebruik van spreadsheets als onderdeel van een closed-loop performance management proces omdat ze de neiging hebben foutgevoelig te zijn, ze missen het niveau van controle vereist door de grotere organisaties en verspillen kostbare tijd en middelen aan onderhoud en alledaagse activiteiten zoals uploaden, downloaden, knippen, plakken en controleren van gegevens.

Wanneer spreadsheets ingezet worden buiten de grenzen van het beoogde gebruik en worden geïmplementeerd als een alomvattend planningstool binnen een onderneming, dan komen hun tekortkomingen en problemen aan het licht.

Excel chaos, spreadsheet hel

De tekortkomingen van ‘op zichzelf-staande’ spreadsheets leiden tot wat velen noemen Excel chaos of spreadsheet hel. Dit is een begrip dat een beeld oproept van een groeiend aantal malafide spreadsheets met dubieuze of onvindbare gegevens zonder audit-trail. Ondanks de al maar groeiende ontevredenheid, willen de financiële afdelingen vaak hun geliefde Excel-spreadsheets niet opgeven. Zelfs onder degenen die ervoor kiezen om een toegewijd, op script-gebaseerd performance-managementsysteem te implementeren, is er een overweldigende 87 procent die spreadsheets blijven gebruiken om het systeem te supplementeren en offline modellering uit te voeren.

Al te vaak stellen managers en leidinggevenden hun eigen versie van de organisatorische gegevens samen op basis van een lappendeken van gegevensbronnen waar zij alleen toegang toe hebben. Als onderdeel van het Axiom Software platform, kunnen gebruikers alleen dashboards en KPI’s creëren van één samengestelde en goedgekeurde gegevensbron. Betrouwbare dashboards en KPI’s  kunnen worden gemaakt in een kwestie van minuten door gebruik te maken van reeds samengestelde data-definities in het Axiom Software platform.

Het beste van beide werelden

Om uit het dilemma te komen van ‘op zichzelf-staande’ spreadsheets versus op script-gebaseerde systemen, heeft Axiom Software het beste van beide technologieën gecombineerd in een volledig geïntegreerde en uniforme performance-managementapplicatie die Microsoft Excel koppelt als de ‘user interface’ aan een relationele database.

Door het koppelen van Microsoft Excel aan een relationele database biedt Axiom Software het beste van beide werelden, m.n. de bekendheid, flexibiliteit en ongelimiteerde toepassingen van Microsoft Excel samen met de data controle en validatie van een relationele database. De Excel ‘user interface’ is absoluut geen ‘add-on’ maar is volledig geïntegreerd in de Axiom Software platform.

Axiom Dashboards bevatten een rijke bibliotheek van visualisatie componenten en een ‘drag-and-drop’ interface waarmee gebruikers gemakkelijk dashboards en KPI’s kunnen creëren met minimale kennis van MS Excel. Grote en complexe data-reeksen zijn gepresenteerd op een visuele en intuïtieve wijze. 

Axiom Dashboards kunnen samengesteld worden uit interactieve links zodat eindgebruikers naadloos kunnen drillen in contextueel relevant detail. Eindgebruikers kunnen ook rechtstreeks wijzigingen in het dashboard aanbrengen en gegevens interactief terugschrijven naar het Axiom Software platform in real-time om plannen bij te werken en gegevens en updates in te voeren.

Kortom Axiom transformeert Microsoft Excel om in een volledig geïntegreerde en uniforme performance-managementapplicatie.

Iedere gebruiker, elk platform, elk apparaat

Axiom Dashboards kunnen eenvoudig en snel worden ontworpen in de vertrouwde Microsoft Excel omgeving en gepubliceerd buiten Microsoft Excel op Mac’s of PC’s, in een web browser, op een tablet, smartphone of smartwatch via real-time operating systemen zoals Android, iOS BlackBerry en nog veel meer. Mobile dashboards maken prestatie- kritieke informatie altijd en overal beschikbaar zodat gebruikers zonder enige kennis van Microsoft Excel kunnen communiceren met dashboards en KPI’s in real-time, voer ad-hoc analyses uit en maak tijdige en geïnformeerde beslissingen ongeacht de locatie, platform of apparaat.

Axiom Software Platform

De geoptimaliseerde database structuur van het Axiom Software platform kan gebruikt worden om rijke dashboards, KPI’s en operationele overzichten te maken in enkele minuten – zelfs voor zeer grote datasets en uitgebreide gebruikersgemeenschappen.

Het Axiom Software platform kan groeien en opgeschaald worden naar behoeften van de organisatie. Het Axiom Software platform ondersteunt gegevens uit vrijwel elke interne of externe bron. De toevoeging van nieuwe roll-up structuren en ‘on-the-fly’ dimensie updating zijn ook eenvoudig te beheren. Om de vertrouwelijkheid van gegevens te waarborgen kunnen organisaties individuele beveiligde gebruikerstoegangsprofielen en gebruikersrollen toepassen en activeren.

Axiom Software erkent en levert wat gebruikers op prijs stellen over spreadsheets en pakt tegelijkertijd de tekortkomingen aan. Door te kiezen voor de verwantschap van Excel met de financiële afdeling en ook de capaciteiten uit te breiden om de behoeften van de onderneming aan te pakken, maakt Axiom Software het mogelijk voor de financiële afdeling, aan de ene kant, alles wat ze kennen en waarderen van Excel te behouden, door er aan de andere kant voor te zorgen dat er aan behoeften zoals financiële bestuursregels en procesefficiëntie ook voldaan zijn. 

De Axiom Software relationele database architectuur gecombineerd met een modellerings-laag geïntegreerd in Excel, ondersteunt verder vrijwel alle performance management vereisten. Hierdoor kunnen dynamische zakenmodellen snel en efficiënt opgezet en aangepast worden om het besluitvormingsproces binnen een bedrijf te optimaliseren en verbeteren. De performance-managementoplossing van Axiom Software transformeert spreadsheets in een zeer schaalbare en professionele performance-managementapplicatie suite voor ondernemingen.
 

Voor meer informatie kijk op onze website: http://www.axiomepm.nl/home_NL.html