“Opstap naar financial agility begint bij e-invoicing”

‘Old school invoicing’ is niemand onbekend: factuur uit de printer in een vensterenveloppe, voldoende frankeren, op de bus en wachten op de betaling. Voor een kleine onderneming nog te overzien, maar voor grotere organisaties die jaarlijks honderdduizenden facturen versturen is een dergelijk analoog proces volledig achterhaald. Niet alleen tijdverslindend, maar ook foutgevoelig en onoverzichtelijk. Nu bedrijfsprocessen steeds leaner en meaner worden ingericht, de toegevoegde waarde van geautomatiseerde processen elke dag weer wordt bewezen en organisaties het aan hun stand verplicht zijn duurzaam te acteren (‘reducing the carbon footprint’) zijn e-facturen en purchase to pay onmisbaar voor iedere organisatie die op de toekomst voorbereid wil zijn.  

Interactie

“E-invocing is het elektronisch aanleveren van facturen aan een afnemer van jouw producten, en purchase to pay vertegenwoordigt een belangrijk gedeelte van een bedrijfsproces waarin wordt bijgehouden wat een organisatie uitgeeft en hoe geld binnenkomt”, stelt Basware’s CFO Niclas Rosenlew. “Hierbij vindt er veel interactie plaats waaronder bijvoorbeeld tussen de afdelingen Finance, Inkoop en de Crediteurenadministratie. Door het implementeren van de juiste processen krijgt de financiële afdeling een betere controle over en zicht op de cashflow. Interne proceslijnen vergemakkelijken het voor de afdeling Inkoop om meer in het zakelijke proces te worden opgenomen waardoor de doelstellingen van de afdeling Inkoop in lijn komen te liggen met de algehele bedrijfsdoelstellingen.”

Vier fases benoemd

Basware kan bedrijven helpen bij de transformatie van de huidige bedrijfsvoering naar een ‘purchase to pay-omgeving’. Niclas Rosenlew: “Via ons netwerk verwerken wij in opdracht van onze klanten per jaar meer dan 100 miljoen aankooporders én e-facturen in verschillende marktsegmenten. Op basis van onze kennis en ervaring hebben wij vier fases geïdentificeerd waar een bedrijf doorheen moet gaan om zo Inkoop en Finance op een lijn te krijgen en zichtbaarheid en transparantie in het purchase to pay-proces te bewerkstellingen.
 

Als eerste fase is er The Efficient Company, organisaties die beginnen met de implementatie van geautomatiseerde factuurverwerking. De factuur biedt hierbij informatie over uitgaven- en cashverplichtingen van een organisatie. Papieren facturen zijn duur, niet transparant, de handmatige verwerking ervan kost veel tijd en ze zijn vrij foutgevoelig. Papieren processen beperken tevens de crediteurenadministratie om snel te kunnen reageren op vragen van in- en externe belanghebbenden, zoals leveranciers. Door over te stappen van een ‘papieren’ op een geautomatiseerd factureringsproces krijgt The Efficient Company betere zichtbaarheid in en controle op bestedingen en betalingsverplichtingen. Een eerste stap richting financiële wendbaarheid is hiermee gezet.

De tweede fase die we bij Basware hebben benoemd, is The Aligned Company. Hier vindt een betere integratie tussen Inkoop en Finance plaats. Typerend voor The Aligned Company, waarbij de beste procesmanagement- en inkooptechnologieën de voorheen individueel opererende afdelingen helpen om samen te werken. Finance kan compliance-procedures opzetten waardoor niet-gangbare uitgaven aanzienlijk kunnen worden teruggedrongen en het inkoopteam zijn leveranciersbasis in zijn directe ordersysteem kan integreren.”

Met deze twee fases besproken, is The Networked Company de derde in het rijtje. Niclas Rosenlew vervolgt: “Dit soort bedrijven typeert zich door de overstap te maken naar een volledig geïntegreerd model met Finance, Inkoop en externe leveranciers. De waarde van purchase to pay begint goed op gang te komen door het gebruik van open netwerken en contacten met allerlei afnemers en leveranciers. Hierdoor ontstaat onder meer grotere zichtbaarheid en snellere betalingen. Inkoop brengt het contact met leveranciers naar een hoger niveau en de cashflow in de hele organisatie wordt duidelijk waardoor men in staat is zeer accuraat te voorspellen.

Als laatste is er The Agile Company die gelijkstaat aan financiële wendbaarheid. In deze fase is zakendoen volledig geoptimaliseerd waarbij kosten in de gehele purchase to pay-cyclus zijn opgenomen. Afdelingshoofden werken samen om innovatieve betalingsstrategieën te implementeren, met volledig overzicht over de cashflow. Hierdoor kunnen onder meer werkkapitaalposities worden geoptimaliseerd, waardoor niet alleen de waarde van stakeholders stijgt, maar ook de credit rating van het bedrijf in kwestie.”

Met het oog op de toekomst

Een bedrijf als Basware werpt tevens een blik op de toekomst en geeft met Financing Services een extra dimensie aan organisaties die behoefte hebben aan werkkapitaal. Rosenlew besluit: “Financing Services helpt bij de belangenverschillen tussen aan de ene kant de leverancier die op tijd betaald wil worden en aan de andere kant de afnemer die kapitaal langer wil vasthouden. Basware ondersteunt hierbij softwarematig, waarbij een aankooporder aan een financiering wordt gekoppeld. En met het uploaden van een factuur via het Basware Network, het grootste online handelsplatform ter wereld, kan vervolgens werkkapitaal worden aangevraagd. Een fictief voorbeeld: een middelgrote ondernemer doet zaken met een multinational maar moet soms tot wel vier maanden dagen wachten totdat zijn factuur van 100.000 euro wordt betaald. Dat is een lange periode wanneer je cashflow niet overhoudt. Door middel van Basware’s dienst Invoice Financing kan de MKB’er via de financieringspartij een bedrag van bijvoorbeeld 98.000 euro ontvangen waarmee hij voldoende in kas heeft om zijn dagelijkse werkzaamheden voort te zetten. Heeft de multinational eenmaal de rekening aan de ondernemer voldaan, dan maakt hij het bedrag van 100.000 euro weer over. Het verschil is wat de financierder eraan overhoudt. Los van Basware is er geen andere partij die deze keten aan diensten als een totaal suite aanbiedt.”

Download het eboek: How to simplify operations and spend Smarter

?