Waarom zou je met minder genoegen nemen?

Als je voor ondersteuning kiest met behulp van credit management software, dan wil je hier maximaal resultaat mee behalen. Neem de tijd voor de juiste beslissing; niet alleen voor vandaag, maar ook voor de toekomst van jouw organisatie. Het kiezen van credit management software komt neer op een simpele vraag: is het genoeg om ‘goed genoeg’ te zijn?

Welke 4 valkuilen kun je tegenkomen als je genoegen neemt met ‘goed genoeg’ én ontdek hoe jij dit kunt voorkomen!

1.    Matige functionaliteit vermindert productiviteit
Een oplossing die ‘goed genoeg’ is, verzamelt waarschijnlijk specifieke credit management informatie vanuit een beperkt aantal bronnen waarmee je acties kunt ondernemen aansluitend op deze informatie. Als een andere afdeling zoals sales of cash allocation soortgelijke software gebruikt voor vergelijkbare doelen, blijft kruisbestuiving echter uit.

Jouw risico
Stel dat jouw cash allocation afdeling een bepaalde betaling heeft kunnen toewijzen en jouw credit management afdeling weet hier niets vanaf. Credit management zou de klant kunnen bellen over een betaling die al ontvangen is – een verspilling van jouw tijd en die van de klant. Verschillende afdelingen hebben toegang tot verschillende onvolledige informatie – of erger, ze beschikken over dezelfde data die medewerkers van afzonderlijke teams meerdere malen analyseren. Dit soort versnippering maakt het voor iedereen in de organisatie moeilijker om effectief te werken. Een negatief effect op de productiviteit is slechts één nadeel. Maar door waardevolle inzichten niet te delen, verlies je het totaaloverzicht en loop je kansen mis.

Het alternatief
Zoek naar credit management software met bredere functionaliteit. Selecteer oplossingen die verschillende activiteiten binnen accounts receivables combineren, zoals klachten en cash allocation. Hierdoor kun je de bijbehorende informatie delen en heb je op elk gewenst moment toegang tot uitgebreide data. Integreer credit management binnen jouw organisatie en bespaar tijd die anders verloren ging aan dubbel werk. Tegelijkertijd heeft elke afdeling een volledig beeld van de situatie en relatie met jouw klant. Doordat je tijd te bespaart blijft er tijd over voor focus op prioriteiten. Door slimmer te werken kun je betere beslissingen nemen.

2.    Onvoldoende inzicht leidt tot gemiste kansen
Credit management software die ‘goed genoeg’ is, biedt je niet het meest volledige netwerk van informatie. Dit beperkt het bereik en de kwaliteit van de rapportages die je kunt genereren. En dat betekent dat jouw organisatie slechts inzicht verkrijgt in een deel van de credit management prestaties en het gedrag van jouw klanten.

Jouw risico
Het domino-effect van gebrekkige rapportages kan groot zijn en het gevaar is dat het niet opvalt totdat een betere manier zich aandient. Stel dat een aanzienlijke groep klanten nooit reageert op jouw aanmaningen omdat ze betalingen alleen op de laatste vrijdag van elke maand doen. Met die wetenschap zou je veel tijd en geld kunnen besparen, simpelweg door die aanmaningen achterwege te laten. Daarnaast loop je het risico om kansen te verspillen. Uitgebreide data-opslag kan een belangrijk onderdeel zijn van performance management en voortgangsbewaking, en credit management is in veel organisaties een belangrijk meetpunt voor benchmarking.

Het alternatief
Geïntegreerde accounts receivables software biedt je een overkoepelend inzicht in de relaties met jouw klanten en de financiële feiten. Het delen van kritische informatie zorgt voor een eenduidig en compleet beeld van elke klant. Combineer dit met hun betaalgedrag en je kunt beter anticiperen op risico’s en ontdekken welke processen je kunt of moet aanscherpen. Dit kan leiden tot tastbare besparingen en verbeteringen van processen die investeringen en groei mogelijk te maken.

3.    Onvolledige informatie schaadt klantrelaties
De gegevens in jouw credit management systeem geven inzicht in het betaalgedrag van jouw klanten, maar ook in de prestaties van jouw credit management team en uiteindelijk in die van jouw organisatie als geheel. Met een software oplossing die ‘goed genoeg’ is, krijg je geen
volledig inzicht in de situatie bij jouw klant en zijn relatie met jouw organisatie.

Jouw risico 
Een onvolledig beeld van de klant en zijn betaalgedrag vergroot de kans op onnodige
communicatie die de relatie met jouw klant kan schaden. Als jouw klant wordt benaderd over een achterstallige betaling en het blijkt dat er een onopgeloste klacht aan ten grondslag ligt, kan een klant zich onder druk gezet en ondergewaardeerd voelen.

Het alternatief 
Integreer klachtenmanagement met jouw credit en collections management voor een beter inzicht. Beschouw klachten als waardevolle input in plaats van ze te vrezen of zelfs te vermijden. Klachten geven aan waar de verbeterpunten liggen in jouw organisatie. Welke onderdelen in het order to cash proces moeten onderzocht worden? Een geïntegreerde klachtenfunctionaliteit helpt jou om bedrijfsprocessen en de klanttevredenheid te verbeteren. Met de juiste rapportagemogelijkheden kun je de verzamelde gegevens omzetten in waardevolle kennis. Dit geeft jou de handvatten om de relaties met jouw klanten te onderhouden en te versterken.

4.    Wat nu werkt kan in de toekomst tekortschieten
Een oplossing kan ‘goed genoeg’ zijn om aan korte-termijn-doelstellingen te voldoen. Maar jouw organisatie verandert, en jouw wensen en eisen veranderen mee met die van jouw bedrijfsmanagement en klanten. Doordat zowel technologische ontwikkelingen als de groei en ontwikkelingen binnen jouw organisatie zich in rap tempo opvolgen, loop je het risico dat jouw software dit niet lang gaat bijbenen.

Jouw risico
Het kiezen van de oplossing die op dit moment ‘goed genoeg’ is, lijkt een efficiënte manier om je credit management afdeling en resultaten in stand te houden. Maar in werkelijkheid kan een domino-effect, dat ontstaat na deze keuze, het succes van jouw organisatie in de toekomst benadelen of zelfs schade toebrengen. En wanneer je ontdekt dat de oplossing niet meer ‘goed genoeg’ is, kan dit leiden tot investeringen die jouw budget te boven gaan.

Het alternatief
De juiste credit management software heeft genoeg flexibiliteit om uitgebouwd of uitgebreid te  worden. Het maken van de juiste keuze bespaart je uiteindelijk tijd, geld en het ongemak van een migratieproject als het onvermijdelijk blijkt om het systeem te upgraden of vervangen. Met een flexibele oplossing heb je meer kans om future-proof te zijn. Een role-based architectuur biedt elke gebruiker de essentiële informatie en functionaliteit om zijn werk op de meest
effectieve manier te doen. Keuzes voor onpremise of hosted oplossingen stellen je in staat om op een verandering van behoeften of organisatiestructuur te anticiperen. De mogelijkheid van verschillende service levels zorgt ervoor dat je de optie kunt kiezen die het beste bij jou past.

Conclusie
Waarom zou je kiezen voor ‘goed genoeg’ of met minder genoegen nemen? Kies een oplossing die echt waarde toevoegt aan jouw credit management, jouw organisatie en jouw klanten.

Lees meer op www.onguard.com. 

Onguard – Redefining order to cash
+31 (0)88 256 66 66    |   www.onguard.com      |   contact@onguard.com