Maak een frisse start met AP-automatisering

Door Arjan Sloot

Sinds de coronapandemie zien we dat veel organisaties niet meer teruggaan naar de (oude) situatie waarbij de meeste medewerkers 40 uur per week aanwezig op kantoor zijn. Hybride werkomgevingen worden steeds meer de standaard. Dit is een uitdaging voor CFO’s, die de ‘future of work’ zo goed mogelijk proberen te navigeren.

Wanneer facturen en andere (gerelateerde) bedrijfsdocumenten niet via een centraal kanaal worden aangeleverd en verwerkt kan dat tot veel inefficiënties leiden. Collega’s op de Accounts Payable (AP) afdeling zijn meer dan ooit verwikkeld in het opsporen van alle informatie die ze nodig hebben om een factuur te verwerken en te betalen, waardoor o.a. verstoringen en vertragingen ontstaan.

Accounts Payable (AP) verzorgt dat alle facturen worden verwerkt op een digitale manier zonder dat er veel menselijke interactie tussen komt.

Wat is eigenlijk AP automatisering?
AP (Accounts Payable ook bekend als Procure-to-Pay) is het bedrag dat een bedrijf aan zijn leveranciers verschuldigd is voor het ontvangen van producten en/of diensten. Het is in feite een kortlopende schuld, omdat ze deze aankoop waarschijnlijk op krediet hebben gedaan.

Net als alle zakelijke transacties genereert AP een aanzienlijke hoeveelheid papierwerk, zoals facturen, inkooporders, ontvangen goederen en – in landen waar ze vereist zijn – pro-forma facturen. Het is passend dat AP ook de naam is die wordt gegeven aan de afdeling die al deze documenten afhandelt.

Supply chain digitalisering is de oplossing
De implementatie van technologie voor supply chain digitalisering (zoals een AP-oplossing,e-facturatie etc.) kan het aantal personen dat nodig is om de dagelijkse AP-taken uit te voeren aanzienlijk verminderen, terwijl het tegelijkertijd kan zorgen voor een verbeterd werkkapitaal.

• Eén locatie
Alle facturen (en gerelateerde documenten zoals PO’s, verzendberichten, etc.) ontvangen op één enkele locatie (ERP). Hiermee wordt de noodzaak voor het AP-team om op documentenjacht te gaan geëlimineerd, wat resulteert in grotere financiële transparantie waarbij minder personeel nodig is om dit te bereiken.

• Snellere doorlooptijd
Aangezien de doorlooptijd sneller is, kunnen facturen sneller betaald worden en kan er geprofiteerd worden van de betalingskortingen die leveranciers aanbieden. Het vermijden van late betalingen aan leveranciers helpt ook om ervoor te zorgen dat ze een gezond werkkapitaal behouden, zorgt voor een verbeterde relatie en voor een goede verhouding tussen vraag en aanbod om bestellingen volledig uit te voeren.

• Geen handmatige invoer meer
Waarschijnlijk is het personeel net zo gefrustreerd door inefficiënte processen als de c-level executives. Met e-facturatie zijn er minder herhalende werkzaamheden en wordt tijd vrij gemaakt om zich te concentreren op andere strategische initiatieven. Daarbij wordt een verbeterde werkomgeving gecreëerd, wat geen overbodige luxe is in de huidige arbeidsmarkt.

• Controle over de cashflow
Een intelligente AP-oplossing biedt real-time inzicht in de prestaties en transacties wat transparantie en overzicht biedt binnen de cashflow. Hierdoor ontstaat meer controle over de cashflow.

Kies voor 100% digitalisatie
Volgens Gartner zeiden medio 2020 69% van de directieleden dat ze hun digitale bedrijfsinitiatieven zullen versnellen als reactie op de impact van COVID-19. Medio 2021 verklaarde 64% van de directies dat zij hadden geprobeerd hun bedrijf ingrijpend te veranderen om digitaler te worden. Gartner ontdekte ook dat organisaties die hun digitale activiteiten versnellen, meer kans maken op verbeterde nettowinst, lagere bedrijfskosten en het bereiken van nieuwe klantsegmenten. CFO’s hebben hier een grote invloed op want zij beslissen uiteindelijk welke digitaal initiatief belangrijk genoeg is om in te investeren.

Vanuit een groeimindset is het doel om de resources te minimaliseren en de output te optimaliseren. Er zijn minder middelen nodig om hetzelfde (en meer) te kunnen bereiken. Daarnaast is er meer transparantie wat de mogelijkheid biedt om accuratere voorspellingen op basis van historie te maken. Hierdoor kunnen resources slimmer worden ingekocht. Ten slotte kan door een snellere doorlooptijd geprofiteerd worden van betalingskortingen. Dit allemaal kan samen resulteren in aanzienlijke besparing

Investeren in deze technologie maakt een snelle verdeling van resources mogelijk en heeft een positief effect op het werkkapitaal, die beide bijdragen aan strategische groei op alle bedrijfsgebieden. En dan hebben we het nog niet eens over gelukkiger personeel in een ‘future of work’-omgeving.

Digitaliseringstechnologie voor de supply chain is nuttig in alle stadia van digitale volwassenheid en heeft een inslag voor zowel korte-, als lange termijn en het groeit met het bedrijf mee naarmate hun bedrijfsbehoeften veranderen.

Onze AP-oplossingen stellen organisaties in staat om slimme zakelijke transacties uit te voeren. Automatiseer uw purchase-to-pay-proces om real-time inzicht te krijgen en controle te krijgen over uw cashflow.

Lees meer over hoe wij AP automatisering eenvoudig maken.