Luc Volatier van Numico: ‘Inkopers moeten kunnen uitdagen’

CV
Naam: Luc Volatier
Leeftijd: 37
Bedrijf: Numico
Functie: vice-president Purchasing Worldwide
Loopbaan: ‘Ik heb een universitaire graad gehaald in Food Science en heb het Young Managers Program van INSEAD afgerond. Daarna kwam ik bij Danone in dienst waar ik op 29-jarige leeftijd ontslag nam om ondernemer te worden. Samen met een partner heb ik het Zwitserse consultancybedrijf Upstream opgericht. Daar heb ik het echte zakendoen geleerd. Na 5 jaren heb ik het bedrijf verkocht en ben ik bij Numico als vice-president purchasing worldwide aan de slag gegaan.’

Het is een drukte van jewelste op de finance annex inkoopafdeling van Numico. Als uitvalsbasis voor dit deel van de organisatie van het voedingsmiddelconcern (baby en klinische voeding) is gekozen voor het World Trade Center in Schiphol. Temidden van de drukte van de open kantoortuin, is Volatier een bijpassende wervelwind.

In het enige kantoor dat op de afdeling te vinden is, min of meer een vissenkom, vertelt de van oorsprong Fransman bevlogen over zijn werk. Met een soort alo alo-achtig Engels waarbij hij topman Jan Bennink steevast als ‘Jen’ betitelt. Het heeft zeer zeker zijn charme. De mobiele telefoon rinkelt eigenlijk continu en zijn secretaresse helpt hem geregeld herinneren dat hij nog een belangrijk telefoontje heeft te plegen.

Onderwijl schiet ook een collega hem aan. ‘Vergeet je het niet: we hebben een afspraak om drie uur.’ Hectische omstandigheden voor Volatier, maar hij blijft er vrolijk onder. De afdeling leeft en zo heeft hij het graag. Een soortgelijke beleving wil hij terugzien bij het bedrijven van procurement.

‘Het is niet simpelweg meer iemand om pad sturen om de inkopen te doen. Nee, dat stadium zijn we in procurement voorbij. Het gaat erom dat leveranciers zoveel mogelijk met ons meedenken om extra waarde te creëren. “High growth, high margin”, is niet voor niets ons corporate motto.’

Booster
Begin 2003 begon onder de naam Booster bij Numico een programma dat is gericht op het verlagen van directe en indirecte kosten. Daaraan gekoppeld zijn doelstellingen voor het verlagen van het werkkapitaal en het stimuleren van innovaties. Dat het Numico menens is, blijkt wel uit het feit dat het bedrijf zijn leveranciers uitnodigde voor een bijeenkomst.

Daarbij gaf topman Jan Bennink hen inspirerende woorden mee. Hij benadrukte de cruciale rol van leveranciers als strategische zakenpartners. ‘We zitten momenteel in een opbouwfase waarbij we ook hoge eisen stellen aan onze leveranciers. De samenwerking en ondersteuning van onze leveranciers is van essentiële betekenis voor het verwezenlijken van onze ambitie om een snelgroeiende onderneming met hoge marges te zijn.’

Kortom: de innovatie moet voor een groot deel vanuit de samenwerking met de leveranciers komen. Logisch ook, rekent Volatier voor. Het inkoopproces beslaat immers vijftig procent van de totale omzet van het bedrijf.

Het inkoopteam in Schiphol bestaat uit dertig medewerkers en in totaal heeft het bedrijf zeventig inkopers in dienst. De leiding daarover is in handen van Volatier. ‘De lijnen zijn kort hier. Mijn kantoor is transparant en mensen kunnen zo binnenlopen, net zoals ik makkelijk bij Jan kan binnenlopen.’

Bennink schijnt op de procurement bijeenkomst een grote impact te hebben gehad. ‘Onze inkooporganisatie is in het afgelopen jaar volgestroomd met nieuwe, jonge mensen. Er heerst hier een fantastische ondernemerssfeer. Jan hield hen voor dat inkopers, meer dan wie ook, de potentie hebben om de organisatie te veranderen.

Daag ze maar uit die “marketeers” en verkopers. Stel de werkwijze ter discussie. Inkopers kunnen dat doen omdat ze niet aan één specifieke plaats hangen. Intern, maar ook extern. Want openstaan voor wat een leverancier heeft te zeggen is uitermate waardevol. Inkopers zijn in die zin een magneet voor het aantrekken van innovaties. Zij vormen de schakel tussen de organisatie en de suppliers. Ze vormen de sluis waardoor we innovatie in ons op moeten opzuigen.’

Veel bedrijven erkennen niet dat leveranciers een kennisplatform zijn. ‘Veelgemaakte fout is te denken dat we het zelf sowieso beter kunnen. Zeker als je een grote organisatie bent, is dat een belangrijke valkuil. Juist dan moet je gebruikmaken van externe bronnen. Stap over de schroom heen dat je het zelf niet hebt uitgevonden en maak gebruik van iets als het interessant voor onze organisatie is. Stop het in je koffer, neem het mee naar hier en laat het hier intern zien.’

Intelligentie
‘Competitive intelligence’, wil Volatier het graag noemen. ‘Inkopers zijn onze oren en ogen van het bedrijf in de markt. Het draait daarbij om snelheid. Mijn inkopers moeten als eerste de hand leggen op innovaties die op de markt worden gebracht.’

Numico kent korte lijnen, kan daardoor snel schakelen. Purchasing is onderdeel van Operations en dat heeft Jan Bennink bewust een plaats gegeven in de boardroom. Volatier hoort dan ook tot de top van de onderneming en dat geeft hem toegang tot alles en iedereen.

‘Ik word geacht dat uit te buiten. We zijn een groot bedrijf, maar willen innovaties oppakken als een klein bedrijf. Om deze vervolgens weer groot uit te venten.’ Volatier is groot tegenstander van het uitknijpen van leveranciers.

‘Natuurlijk, onderhandelen over de prijs behoort bij het werk, maar de prijs is eigenlijk het resultaat van een goed contact met je leverancier. Je maakt een deal, schudt elkaar de hand en je bent partners. You have to give your suppliers tough love‘, zoals Volatier het omschrijft.

‘Door uitknijpen krijg je dat gevoel van partnerschap niet en zal een leverancier minder snel geneigd zijn een volgende keer met je mee te denken over een nieuwe innovatie.’ Volatier gelooft in transparant en open werken. ‘Want dat past bij een onderneming die het moet hebben van hoge groei in niches in de consumentenmarkt.

Inkoop moet het doel ondersteunen. Leveranciers moeten aan die opdracht bijdragen. Voor een leverancier kan een dergelijke manier van werken een extra voordeel opleveren. Ook voor hen is het interessant om nieuwe innovaties bij ons uit te proberen.’

Om snel beslissingen te kunnen nemen, geeft Volatier zijn team beslissingbevoegdheid. Het team van inkopers met een gemiddelde leeftijd van 28 is volgens hem slim en gepassioneerd. ‘Ik ben hier om het Real Madrid in procurement neer te zetten’, aldus de vice-president. Daarbij ziet hij zijn eigen rol als inspirator, mentor en rolmodel in procurement.

‘Een goede CPO moet volgens mij duidelijk maken dat procurement meer is dan alleen inkoop’, brengt Volatier zijn visie op het vak naar voren. Dat partnershap zal in inkoop alleen maar belangrijker worden, zo is zijn verwachting. ‘Zeker nu basismaterialen onder invloed van sterk groeiende economieën als China schaarser en schaarser worden. 2005 wordt daardoor het jaar waarin leveranciers het voor het zeggen krijgen.’

Het krachtenveld is voor de inkoper de afgelopen jaren moeilijker geworden. Dat onder invloed van wereldwijde markten, de opkomst van de lagelonenlanden en het verspreiden van informatie via het internet. ‘De inkoper zal er nog meer op gespitst moeten zijn wereldwijd de krenten uit de pap te halen.’

Het laaghangend fruit zoals Volatier het centraliseren van de primaire inkoopfunctie betitelt, is nu wel geplukt. ‘Het aanpakken van de hoger niveau inkoop vraagt een andere purchaser. Eén die dwarsverbanden kan herkennen.’

Haast
Als zwak punt van zichzelf noemt Volatier dat hij altijd haast heeft. ‘Maar ik weet niet of dat puur en alleen slecht is.’ De observatie is in ieder geval juist. De wervelwind kan niet stil zitten. Dat is niets voor hem. Het laat ook zijn “commitment” aan het behalen van resultaat voor Numico en aan zijn team zien.

Volatier kwam zelf met het idee om leveranciers in het Booster-programma tegen het licht te houden. In de zomer werden voor de eerste keer in dat licht de Booster Awards uitgereikt aan uitmuntende leveranciers die extra waarde hadden toegevoegd aan de business van Numico. Dat in categorieën die voor de belangrijkste inkoopportfolio’s van het bedrijf staan.

‘Het was moeilijk om uit de zesduizend leveranciers een lijst op te stellen met daarop voor iedere categorie de beste. Ze zijn allemaal gescreend op service en benadering, productkwaliteit, efficiëntie, kosteneffectiviteit, pro-actieve kostenbesparing en innovatie. Eigenlijk de eigenschappen die we van onze leveranciers willen zien.’

De winnaars toonden zich zo trots als een pauw. De award betekent volgens Volatier voor hen dat ook bij andere afnemers de deuren opengaan. De ceremonie was een nieuw initiatief dat een jaarlijks vervolg krijgt. Menig leverancier heeft volgens Volatier nu al een zitplaats gereserveerd.

De inkoopfunctie van Numico is georganiseerd rondom vijf grote inkoopportfolio’s die elk geleid worden door een gespecialiseerd team. Direct product gerelateerd zijn zuivel, proteïnen, oliën en vetten, ingrediënten en verpakkingen. De indirecte uitgaven beslaan reclame en promotie en zogeheten ‘other goods and services’ zoals reizen, consulting, catering en dergelijke.

In totaal koopt Numico voor ruim 900 miljoen euro in, ongeveer 55 procent van de omzet. Om inkoop op het niveau te krijgen dat Volatier wilde, trok hij in totaal 28 nieuwe mensen aan. Van zogeheten peer ondernemingen en concurrenten. ‘Ik heb hen gevraagd: wie is Alan Greenspan? Er waren mensen die daar geen antwoord op konden geven.

Dat betekent dat je dus nooit verder hebt gekeken dan je neus lang is. Nooit het Financieele Dagblad uit pure nieuwsgierigheid hebt gelezen. Dat zegt voor mij op dat moment genoeg. Dat is niet iemand die weet waar het in zakendoen om gaat. Dat terwijl ons werk om drie dingen draait: groei, marge en cash. Als je dat niet weet, pas je niet bij Numico. Zo simpel ligt dat.’