Genomineerd Credit Management Award 2010: Lennard van der Vaart, Helvoet

Helvoet ontwikkelt, produceert en vervaardigt klantspecifieke hoogwaardige toepassingen van rubber en kunststof. ‘Deze combinatie is zeer uniek’, vertelt Lennard van der Vaart, Group Controller bij Helvoet. ‘Wij hanteren geen catalogus. Alle toepassingen worden speciaal voor de klant vervaardigd en gebruikt in onder meer machines, consumentenapparaten en vervoersmiddelen.’

Eind 2008 is de markt van Helvoet behoorlijk ingeklapt. Van der Vaart vertelt beschouwend over de impact die de crisis op zijn bedrijf heeft gehad. ‘65 procent van onze omzet halen wij uit de automotive industrie, dus sinds die op zijn gat is gevallen zijn wij met de vervelende gevolgen geconfronteerd. De consumentenindustrie is voor ons gelukkig niet al te erg gestagneerd, maar ten gevolge van de crisis zijn wij wel genoodzaakt geweest om enkele fabrieken te sluiten.’

In de reorganisatie die bij Helvoet heeft plaatsgevonden zijn twee van de zes vestigingen gesloten en bij één vestiging heeft een management buy-out plaatsgevonden. Er blijven dus drie vestigingen over; Hellevoetsluis, Lommel (België) en Loni (India). ‘Elke vestiging heeft zijn eigen administratie en controller’, legt Van der Vaart uit. ‘Ik ben – als groepscontroller – verantwoordelijk voor de groep en als controller ook voor de vestiging in Hellevoetsluis. Ik rapporteer functioneel aan de CFO en hiërarchisch aan de Operations Manager van Hellevoetsluis.’

Pijnpunten
De problemen in de grootste afzetmarkt van Helvoet, de automotive industrie, hebben op het gebied van krediet de nodige problemen opgeleverd voor het bedrijf. ‘We hebben meegemaakt dat onze kredieten bij leveranciers werden bevroren, alleen maar omdat wij in de automobielindustrie zaten. We hebben ook goed moeten opletten of sommige klanten niet op het punt stonden om te vallen.’

De focus op creditmanagement bij Helvoet is als gevolg van de crisis sterk toegenomen tot aan directieniveau toe. ‘Om te kunnen overleven als bedrijf is het noodzakelijk om geld vrij te maken’, vertelt Van der Vaart. ‘Of we dat nou doen door voorraadverlaging, issues met debiteuren oplossen, klanten op tijd laten betalen of werkkapitaalverlaging maakt niet uit, er moet iets gebeuren.’ Van der Vaart en zijn team hebben het onderwerp op de agenda gezet bij de directie, het management en verschillende afdelingen binnen het bedrijf. Samen met deze partijen zijn de pijnpunten blootgelegd. ‘Binnen de vestiging in Hellevoetsluis kwam het regelmatig voor dat klanten aanleiding werd gegeven om niet te hoeven betalen’, vertelt de Group Controller. ‘Zo presteerden wij het voorheen om verkeerde prijzen of aantallen te factureren. De grote bedrijven waar wij aan leveren hebben hier professionele afdelingen voor. Die sturen de facturen gewoon weer terug. Afwijkingen worden niet geaccepteerd.’

De ommekeer
De problemen die Helvoet signaleerde in het debiteurenbeheer zijn op twee manieren aangevlogen; klachtafhandeling en klachtpreventie. ‘Natuurlijk is voorkomen beter dan genezen’, zegt Van der Vaart, ‘maar als er iets mis gaat is de remedie om het dilemma zo snel mogelijk op te lossen en af te handelen. Klachten die nu binnenkomen, worden direct opgepakt’, gaat hij verder. ‘Hiermee trachten we binnen de betalingstermijn te blijven. De DSO is met vijf dagen gedaald naar 58 dagen. Langer openstaande posten worden nu ook aan de directieleden gerapporteerd. De hele organisatie tot aan de CEO zet zich nu in voor creditmanagement. We hebben de support van de directie om zaken voor elkaar te krijgen, zowel intern als bij onze klanten.’

De preventie van klachten is een lastige kwestie bij Helvoet. Dat heeft vooral te maken met de aard van Helvoet’s business. ‘Wij leveren hoogwaardige technologische producten waar hoge eisen aan worden gesteld. Daar zitten ook wel grijze gebieden in’, legt Van der Vaart uit. ‘Toch hebben wij ook dit aangepakt. De kosten van fouten zijn namelijk veel hoger dan je in eerste instantie denkt.’

Om geld te besparen met het voorkomen van administratieve fouten is het financiële team van Helvoet gestart met een project om de interne controle op de administratieve organisatie te verbeteren. Parallel is een traject gestart om de gehele administratie strakker op orde te krijgen. ‘We zijn begonnen bij de afdeling verkoop om andere procedures te implementeren voor prijs- en klantwijzigingen. Voorheen kon een prijs door veel mensen worden gewijzigd, terwijl de klant daar eigenlijk nog geen goedkeuring voor had gegeven. Nu moet het voorstel voor een prijswijziging eerst langs Finance, inclusief de goedkeuring. Hiermee hebben we alweer een paar gaten gedicht.’

Bewaking DSO
Lennard van der Vaart heeft zich de afgelopen periode ingezet om het debiteurenproces verder te professionaliseren. ‘Voorheen werden debiteuren bijgehouden op een lijst’, vertelt hij. ‘Inmiddels gaat dat via een Excel bestand wat al meer overzicht geeft. De komende tijd gaan we creditmanagement software van Credit Tools uitrollen in alle drie onze vestigingen. Ik verwacht dit in juni rond te hebben. Op termijn gaan we organisatiebreed naar een nieuw ERP-systeem, waar deze software in geïntegreerd kan worden.’

Het hanteren van kortingen bij betaling binnen een bepaalde termijn is ook een toepassing die moet zorgen dat de DSO geborgd is en dat er geen gat geslagen wordt in het werkkapitaal. ‘Een risico voor Helvoet is dat een grote klant kan besluiten de korting niet te nemen. Dat is gelukkig niet gebeurd, ook niet in crisistijd.’ Als klanten het te bont maken vindt er een klantbezoek plaats. Dit is een samenwerking tussen creditmanagement en sales. ‘Moedwillig de betalingstermijn oprekken is natuurlijk niet de bedoeling. Dit is een paar keer voorgekomen.’

Geïntegreerd creditmanagement
De ultieme ambitie van Van der Vaart is om geen posten meer te hebben ouder dan 30 dagen overdue. ‘Ik wil geen langlopende conflicten meer. Maanden bezig zijn met een oplossing kost veel energie en levert te weinig op. We moeten zorgen dat de doorlooptijd niet te erg oploopt.’

De markten waarbinnen Helvoet opereert zijn momenteel aan het aantrekken. Gezien de aanzienlijke inkrimping van de organisatie beginnen de mensen het alweer behoorlijk druk te krijgen. Al gaat het beter, Van der Vaart is niet van plan de aandacht voor creditmanagement te laten verslappen. Hij heeft immers al veel bereikt. ‘Zowel in tijd, aandacht als investeringen wordt er meer gedaan aan creditmanagement. Daarmee wordt het ook steeds meer geïntegreerd in de business. Creditmanagement is bij Helvoet onderdeel van de algehele performance. Door gebrek aan een geïntegreerd systeem gaat dit nog onvoldoende gestructureerd, maar de dialoog en samenwerking is er steeds meer.’

Helvoet B.V.
Helvoet is specialist in de productie van plastic en rubberen componenten. De onderdelen die Helvoet vervaardigd worden onder meer geleverd aan de automotive industrie. Het bedrijf bestaat sinds 1939 en is internationaal actief. Na een reorganisatie in 2009 bestaat het bedrijf uit drie vestigingen; Hellevoetsluis, Lommel (België) en Loni (India). De omzet bedraagt 58.6 miljoen euro en het bedrijf heeft 565 FTE in dienst.

Naam Lennard van der Vaart
Leeftijd 36
Functie Group Controller
Bedrijf Helvoet Holding B.V. en vestiging Hellevoetsluis
Opleiding HEAO Bedrijfseconomie / HOFAM
Loopbaan Begonnen bij Helvoet als Assistant Controller. Vervolgens werkte hij enkele jaren voor Veenman Copiers & Printers, toen een onderdeel van Buhrmann nu Xerox. In 2005 keerde Van der Vaart terug naar Helvoet als Group Controller.
Software Credit Tools (implementatie begin 2010)