Kijk achter de cijfers. Het geheim van leasen

Hij kan zich er best een beetje over opwinden, senior consultant Mike de Winter van het adviesbureau voor autoleasing Fleet Support. “De heersende gedachte bij het afsluiten van leasecontracten is nog steeds: meerdere leasemaatschappijen een offerte laten uitbrengen en de order gunnen aan de goedkoopste. “Zo houden de marktpartijen elkaar scherp,” is de veel gehoorde onderbouwing voor deze methodiek.

Maar dat voordeel – vaak slechts enkele euro’s per maand – verdwijnt direct zodra er een correctie wordt uitgevoerd op het leasecontract.”
Volgens De Winter gebeurt dat laatste regelmatig. “Immers, wanneer blijkt dat een lease-auto aanmerkelijk meer of minder rijdt dan contractueel vastgelegd is, mag de leasemaatschappij het maandtarief opnieuw berekenen. Dit kan tussentijds of aan het einde van het contract, maar zeker is dát het gebeurt. De zekerheid die een wagenparkbeheerder denkt binnen te halen op basis van een naar verhouding goedkope offerte, is dus een schijnzekerheid.

De beheerders van met name grotere wagenparken kunnen hun inkoopinspanningen daarom beter sturen naar waar het werkelijk om gaat: de hoofdovereenkomst. De Winter: “Een goede inkoper kan aantrekkelijke condities afspreken die een grotere invloed hebben op de totale autokosten en duurzamer zijn dan een goedkope offerte. Zo zijn scherpe afspraken wat betreft kosten bij voortijdige beëindiging, resultaatsdeling, verzekeringscondities of de mate waarin de leasemaatschappij het tarief mag aanpassen uitermate effectief.”

Het meeste profijt boekt de opdrachtgever volgens De Winter als de fleetowner erin slaagt het aanleveren van managementinformatie, factuurbestanden en de uitvoering van bijvoorbeeld de berijdershelpdesk plus de autoregeling te laten verzorgen door de leasemaatschappij op een wijze die aansluit bij zijn bedrijf.

“Leasemaatschappijen zijn hier, mede door verregaande automatisering, behoorlijk goed toe in staat. De leasepartner vraagt daarvoor in ruil wel een commitment voor langere tijd, maar een dergelijk partnership valt voordeliger uit dan de fixatie op goedkope leaseoffertes.”

Flexibiliteit
Wie denkt dat het belang van de langere termijn en de bijbehorende voorwaarden alleen speelt bij autolease, heeft het mis. Ook bij het leasen van ICT-systemen weegt de langere termijn en de samenstelling van de voorwaarden zwaarder dan de korte termijn-prijsvoordelen, zo bevestigt Frans van Gils, commercieel directeur van Nederlands’ grootste leveranciersonafhankelijke leasebedrijf Econocom. “Bij het afsluiten van een, omvangrijke, deal speelt de samenstelling van het project een grotere rol dan alleen het prijskaartje.

Om maar wat te noemen: hoe flexibel ben ik als opdrachtgever om de looptijd van het project, de objecten (bijvoorbeeld computers en netwerken), of de omvang van de investeringen tussentijds aan te passen? Juist die flexibiliteit proberen wij te leveren, en omdat we leveranciersonafhankelijk zijn, kunnen we dat vaak ook beter dat de leveranciers van ‘eigen systemen’, zoals IBM en HP/Compaq. De opdrachtgever merkt echter vaak pas later in de loop van het leasecontract hoe belangrijk die flexibiliteit is.”

Vanwege het belang van de (lange termijn) voorwaarden geeft Van Gils afnemers het advies eerder te kiezen voor operational dan voor financial lease. “In het eerste geval kunnen de wensen van een afnemer beter contractueel worden vastgelegd, en daarbij moet de opdrachtgever vooral niet vergeten rekening te houden met de nieuwe International Accountancy Standard (IAS), die weliswaar ‘pas’ op 1 januari 2005 ingaat, maar nu al zijn schaduw vooruit werpt.

Van Gils: “Veel afnemers vergeten dat leasecontracten jaren achtereen doorlopen; vaak dus tot na de deadline van de invoering van de IAS. De invoering daarvan zal zeker invloed hebben op de manier waarop bedrijven hun leasecontracten kunnen opnemen in de boeken.”

De boodschap voor de CFO of andere verantwoordelijken voor de inkoop van leasecontracten is dus duidelijk: kijk verder dan je neus lang is. Richt u op de voordelen van de leasevoorwaarden op de langere termijn.

Door Marten Dijkstra