IT-expert Ton Tijdink: Rekenen met IT-investeringen

Tijdink en zijn bedrijf helpen organisaties betere beslissingen te nemen over de inzet van systemen en software. Hij verzorgt ook trainingen voor IT-medewerkers en andere spelbepalers binnen de automatisering van bedrijven. Hij heeft gemerkt dat investeringen vaak nattevingerwerk zijn, waarbij bedrijven het moeilijk vinden om kosten en baten van een IT-investering te kwantificeren. “Het idee is wijd verbreid dat dit niet mogelijk is, dus het gebeurt ook weinig. Maar het kan best en is erg nuttig. Zelf heb ik hiervoor zelf een speciale schattingstechniek ontwikkeld.”

Waarom er zo weinig aan IT-investeringen gerekend wordt, weet Tijdink ook niet precies. “Voor IT’ers zijn dit soort onderwerpen van nature ver van hun bed. Zij hebben tijdens hun werk weinig te maken met de kosten en baten van de systemen en programma’s die zij beheren.” 

Tijdink komt daarom bij bedrijven over de vloer om uit te leggen hoe het ook kan. Hij begon ooit zijn carrière met huisartsenautomatisering, elektronische communicatie en data-integratie bij een zorgverzekeraar. Bij inspearit houdt Tijdink zich vooral bezig met het geven van advies en het opleiden en coachen van organisaties op het gebied van “waardegericht management van IT”.

Tijdink zegt dat het belangrijk is om niet meteen de cijferbrij in te duiken. “Het belangrijkste voordat je gaat kwantificeren is dat je eerst gaat kwalificeren. Als je globaal en kwalitatief naar je processen en mogelijke investeringen kijkt kan je die daarna veel beter en gedetailleerder kwantificeren.” Daarbij is het cruciaal om alle belanghebbenden in de organisatie bij het proces te betrekken, vindt Tijdink. “De truc is om eerst een houtskoolschets te maken en uiteen te zetten waarom het een goed idee is om een investering te overwegen.”

Het kweken van enthousiasme is belangrijk omdat de medewerking van de belanghebbenden nodig is bij het verkrijgen van informatie en cijfers. “Zodra je die steun hebt vanuit de organisatie kan je verder met de uitwerking. Uiteindelijk wil je toe naar een situatie waar je de kosten en baten van een IT-investering in één oogopslag kan zien – daarbij moeten ook risico’s en onzekerheden helder in kaart zijn gebracht.”  

De baten van IT-investeringen kunnen wijd uiteen lopen, zegt Tijdink. “Het gaat dan om hogere opbrengsten, kostenbeparing in het bedrijfsproces, goedkopere technische toepassingen en kostenvermijding.” Tijdink noemt het “puur kicken” als hij tien miljoen euro per jaar kan besparen voor een bedrijf door een “relatief kleine opdracht van 15.000 euro”. Tegenwoordig staan kostenbesparingen door cloud computing sterk in de belangstelling. Steeds meer firma’s besluiten bijvoorbeeld niet zelf servers te onderhouden, maar hun informatie en processen in de cloud onder te brengen. In euro’s kan dat wel een factor tien schelen.”

De opdrachten die Tijdink doet voor organisaties als Agentschap NL en de Belastingdienst zijn gericht op het beoordelen van IT-investeringen door creatief naar alternatieven te kijken. “Ik heb bijvoorbeeld gewerkt met een bedrijf dat commerciële software leverde aan transportondernemingen voor douane-aangifte. Die software was technisch verouderd en er zou geïnvesteerd moeten worden in een geheel nieuw product. Dat zou nooit worden terugverdiend door de software opnieuw te ontwikkelen. In zee gaan met een buitenlandse partij was nog een optie, maar kwam er in de doorrekening ook niet goed vanaf. Uiteindelijk is het met de grootste concurrent een klant-leveranciersrelatie aangegaan.”

Ton Tijdink is een van de topsprekers tijdens Financial Systems op 22 mei aanstaande in Het Nieuwegein Business Center. Financial Systems is gratis toegankelijk voor personen werkzaam in financiële functies zoals accountants, administrateurs, controllers, financieel managers.  Klik hier om gratis aan te melden voor Financial Systems 2014