Wanted: een optimale samenwerking tussen finance en inkoop

Auteur: Huib Kruger, Sales Executive eProcurement bij Medius

Geregeld hoor ik verhalen over organisaties waar de inkoop nog grotendeels manueel verloopt. Een proces dat veel tijd vergt en foutgevoelig is, zowel aan de inkoopkant als bij de finance organisatie.
De samenwerking tussen procurement en finance loopt vaak stroef. Dat is eigenlijk vreemd en in ieder geval onnodig. Beide afdelingen zitten namelijk in het hetzelfde Purchase-to-Pay-proces (P2P) . Iemand in een bedrijf heeft iets nodig en doet een inkoopaanvraag die resulteert in een factuur. Strikt genomen zou dit één proces kunnen zijn, maar bij veel bedrijven zie je dat er allerlei gaten in de informatieflow zitten. Hierdoor moet er veel extra werk gedaan worden.

Wat inkoop en finance écht van elkaar willen
Procurement wil maar één ding van de finance organisatie: dat er op tijd wordt betaald, zodat inkoop een goede relatie behoudt met de leveranciers. Finance wil ook iets van inkoop, namelijk: alle benodigde informatie – bijvoorbeeld de codering van bepaalde bestellingen – wanneer een aanvraag wordt ingediend, zodat een aankoop direct kan worden weggeboekt.
Maar wanneer procurement een bestelling moet plaatsen voor een werknemer, is het bijna onmogelijk om aan de eindgebruiker te vragen om even de codering te geven die hoort bij de aankoop. Een normale werknemer weet namelijk niets van inkoopcodes. Werknemers weten vaak ook niet eens dat er allerlei verplichte kanalen zijn voor bepaalde aankopen. Dus dan kopen ze een SD-kaart bij Bol.com en leveren ze een bonnetje in via een expense report. Dat levert een enorme vertraging op in het proces tussen finance in inkoop.

Automatisering schept meer ruimte voor strategie
Dus de vraag is: hoe zorg je dat het juiste inkoopproces duidelijk is voor de eindgebruiker, vanaf de start? Je wil dat iemand die een bloemetje bestelt voor een jubilaris direct kan aanvinken binnen welk type aankoop dit valt: algemene kosten, WTK, of iets anders.
Een andere vraag is: wie is er verantwoordelijk voor het bouwen van een dergelijk systeem, waarin inkoop content en de bijbehorende finance informatie direct aan elkaar gekoppeld zijn op een gebruiksvriendelijke manier? Wat je tegenwoordig ziet, is een beweging waarbij procurement steeds meer oog heeft voor de vraag vanuit finance en ook steeds vaker standaard boekingsinformatie opneemt in interne inkoopcatalogi.

Met het automatiseren van procurement bespaart inkoop niet alleen veel werk voor finance – waardoor men zich meer kan richten op strategische vraagstukken – men houdt zelf ook meer tijd over om inkoop beter te organiseren. Wat doen we met contract compliance? Moeten wij de markt op om betere competiestelling te doen, of beter onderhandelen over inkoopvoorwaarden? Kunnen we de samenwerking met onze leveranciers verder uitdiepen? Ook voor finance ligt er trouwens een mooie rol op het gebied van inkoop: het monitoren van leveranciers. Doen we zaken met financieel gezonde bedrijven? Op welk moment moeten we gaan kijken naar alternatieve leveranciers om onze supply chain te garanderen? Iets dat nu erg actueel is.

Wie moet naar wie toe bewegen?
Iedere organisatie zit anders in elkaar, maar zowel finance als inkoop hebben een gedeeld belang om het P2P-proces te optimaliseren. En eigenlijk wil iedereen het. Maar in de praktijk vinden afdelingen zichzelf soms belangrijker dan het proces. Vaak is marketing het stoutste jongetje van de klas, omdat marketing nu eenmaal een creatieve business is waar ook steeds met andere soorten bedrijven en leveranciers wordt samengewerkt. Dat valt dus lastig te standaardiseren in de inkoop. Een TikTok-influencer stuurt bijvoorbeeld als zelfstandige een factuur en heeft geen systeem waarin inkooporders worden gemaakt.

Natuurlijk zijn er altijd oplossingen. Onze tip: maak het structureren van inkoop zo gemakkelijk mogelijk voor de eindgebruiker, bijvoorbeeld  door de mogelijkheid te bieden om zelf een eenvoudige inkooporder aan te maken, waarbinnen je een offerte of mailtje kunt uploaden. Bij Medius kunnen wij helpen met het inrichten van inkoopcatalogi, maar ook geautomatiseerde inkoopconnecties maken naar platforms als Bol.com, Amazon of andere punchouts.

Op zoek naar een manier om de samenwerking tussen finance en inkoop te versterken? Zoek niet verder en vind hier de oplossing.

– Deze bijdrage wordt u aangeboden door Medius –