Hoe leasen van IT-apparatuur het financials makkelijk maakt

Door: Robert Kuijs, Director Technology Management & Financing bij Econocom

De tijd dat leasen alleen betrekking had op het wagenpark van een bedrijf ligt ver achter ons. Niet alleen wint private lease voor consumenten steeds meer terrein, bedrijven kiezen ook steeds vaker voor deze vorm van financiering als het gaat om hun IT- apparatuur, zoals laptops, telefoons, printers en servers. Op zich logisch, want een financieringsoplossing biedt grote voordelen voor financials en de bedrijven waarvoor zij werken.

Voor financials (medewerkers van de afdeling boekhouding, controlling en financieel management) zijn cruciaal voor een gedegen bedrijfsvoering. Termen als voorspelbaarheid, budgeteerbaarheid en control zijn voor hen gesneden koek. De uitbreiding in technologie staat hier echter vaak haaks op, aangezien deze meestal grillig, onvoorspelbaar en versnipperd verloopt.

Boekhouding verwerkt steeds meer facturen
Wat het kopen van nieuwe apparatuur zo lastig maakt voor financials, is het feit dat er steeds regelmatiger nieuwe apparatuur moet worden aangeschaft. Bovendien gaat het hierbij inmiddels om zoveel verschillende producten (zoals laptops, printers, telefoons, thin clients, servers, netwerkcomponenten) dat het – in tegentelling tot zo’n twintig jaar geleden – niet meer mogelijk is om al deze apparatuur bij dezelfde leverancier te kopen. Simpelweg omdat geen enkele fabrikant ál deze producten kan leveren. Hierdoor krijgt de boekhouding steeds vaker te maken met veel verschillende kleine facturen, waardoor administratieve werkzaamheden toenemen.

Controlling moet steeds meer bijhouden
De uitdaging voor de afdeling controlling bij de aankoop van technologie ligt in het feit dat zij heel veel zaken moeten bijhouden. De aankoop van nieuwe apparatuur is qua hoeveelheid één ding, maar bij grote aantallen is het steeds lastiger om inzichtelijk te krijgen, waar deze apparatuur zich bevindt en of het nog daadwerkelijk in gebruik is. Soms ligt er apparatuur ergens in een kast te verstoffen (of is het misschien zelfs al afgevoerd), zonder dat iemand op controlling het weet.

Dit terwijl het dan hoogstwaarschijnlijk nog tegen een bepaalde waarde in de boeken staat, wat voor bedrijven pijnlijk kan zijn bij een audit. Er lijkt dan namelijk waarde in het bedrijf te zitten die er eigenlijk niet is.

Financieel management ziet IT budget telkens toenemen
Het financieel management wil de pieken en dalen in investeringen graag zo goed mogelijk uitmiddelen. Waar vroeger zo’n 1 à 2 procent van het investeringsbudget naar IT ging, gaat er in bepaalde branches nu vaak 30 tot 40 procent naar technologie.
Dit betekent dus dat er heel veel geld in om gaat en dan is het niet heel wenselijk om de ene periode heel budget uit te geven en een volgende periode (vrijwel) geen. Maar dat is dus wel wat er gebeurt als je met eigen middelen in IT-apparatuur investeert, bijvoorbeeld vanwege de doorstroom van apparatuur en medewerkers. Dit zorgt voor uitdagingen, omdat er een onvoorspelbaar cashverloop is en je iedere keer weer op zoek moet in je kredietlijnen om alles te kunnen faciliteren.

Leasing biedt de oplossing
Door te kiezen voor een leasemodel voor je apparatuur, tackle je in feite al deze uitdagingen voor de financials. Hiermee creëer je bijvoorbeeld elke drie of zes maanden ruimte om te investeren, zorg je dat de pieken en dalen worden uitgevlakt tot gelijkmatige spreiding van de kosten en ben je verzekerd van een goede registratie (asset management) van alle apparatuur die je bedrijf in- of uitgaat. Op deze manier zorg je voor een duidelijk overzicht en worden financials in staat gesteld om hun vloot aan apparatuur te beheren en de bijbehorende geldstromen te beheersen.