Het grootste risico van Selfservice BI: de gescheiden werelden van IT en Excel

Selfservice BI is, teruggebracht tot de kern, een kwestie van een mooi dashboard opzetten aan de hand van data. Ik zie in de praktijk dat dit op compleet verschillende manieren gebeurt. Er zijn ruwweg twee methodes; de Excel-methode en de IT-methode. Ze zijn ontstaan uit compleet gescheiden belevingswerelden, maar ze komen elkaar dankzij Selfservice-BI tegen. Daar kan de schoen gaan wringen.

Excel-methode

Personen die aan Selfservice-BI doen volgens de Excel-methode, werken op afdelingen met één of meer Excel-goeroes. Zij zorgen er gezamenlijk voor dat stakeholders worden voorzien van de gewenste sturingsinformatie. Dit gebeurt hoofdzakelijk met behulp van Excel. Begrippen zoals Oracle of SQL-Server zijn in deze wereld een ver-van-mijn-bed-show en Excel wordt voor van alles en nog wat gebruikt: als dashboard-tool, reporting-tool, als invoermodel en als database gebruikt. Dit alles bij voorkeur via hetzelfde bestand.

IT-methode

Voor personen die leven in de andere belevingswereld, die van de IT-methode, bestaat Excel  in feite niet. Zij werken over het algemeen op een IT-afdeling en gruwen alleen al bij het idee om Excel als (onderdeel van) een oplossing te gebruiken. Waarschijnlijk komt deze antipathie voort uit de data-integriteitsrisico’s die Excel met zich mee zou brengen. Deze groep is bijna arrogant te noemen als het gaat over het gebruik van spreadsheets. 

Verborgen datamodellen

Het interessante van Selfservice-BI is dat personen uit beide belevingswerelden zich zullen bezighouden met het ontwikkelen van dezelfde oplossingen. Daar zit gelijk ook het verborgen risico, bijna letterlijk: de achterliggende datamodellen zitten meestal verborgen in de 'back-end'-omgeving van de Selfservice-BI-oplossing. Personen uit de ‘Excel-groep’ zullen zeer waarschijnlijk een datamodel a la Excel maken: één tabel en heel veel kolommen en rijen. De IT-methodisten, de ontwikkelaars, maken een datamodel volgens hun IT-boekje.

Geld besparen

Maakt dat wat uit? Wel als je tijd en geld wil besparen. Fancy dashboards smoelen goed en hebben de toekomst, maar zijn tegelijkertijd onderhouds- en foutgevoelig vanwege verkeerd gebruik van Excel. Reken maar eens uit hoeveel personen in jouw organisatie betrokken zijn bij het ontwikkelen en onderhouden van rapporten en dashboards en hoeveel uren dit kost. Dit is ook waar de aversie tegen Excel bij IT’ers vandaan komt en daarmee hebben ze een punt.

Starre ‘oplossingen’

Aan de andere kant kan de business ook hele goede redenen hebben om het via Excel te doen. Als andere reporting-tools niet die gevraagde sturingsinformatie kunnen genereren, dan zijn spreadsheets een uitkomst. Helaas sluiten IT-afdelingen hun ogen hier vaak voor en ze proberen met alternatieve complexe en starre software-oplossingen organisaties van betrouwbare sturingsinformatie te voorzien. Deze oplossingen zijn duur zijn en worden bovendien vanwege de complexiteit vaak verkeerd of niet gebruikt.  

Patstelling

Op deze manier bestaat het risico dat Selfservice-BI voor een soort patstelling der methodieken gaat zorgen en ik zie dat ook niet zo 1-2-3 veranderen. Waarom mijn scepsis? Omdat de meeste organisaties voor een methodiek-overschrijdende aanpak te weinig kennis in huis hebben, ook doordat er in de opleidingen nauwelijks aandacht voor is. Om het beste uit beide werelden te kunnen gebruiken in  één Selfservice-BI-oplossing heb je kennis en begrip van elkaars werelden nodig. Kent u Excel-goeroes onder uw IT-collega's? Heeft u een module datawarehousing kunnen volgen tijdens uw controlling-studie? Ik gok van niet. 

Juiste mensen

Zo lang deze twee gescheiden belevingswerelden blijven bestaan, zullen organisaties slechts beperkt de vruchten kunnen plukken van  Selfservice BI.  Het is dus zaak om de juiste mensen binnen te halen. Mensen die beide methodes kennen en kunnen hanteren. Deze mensen zijn vooralsnog dun gezaaid, dus hier ligt een uitdaging voor bedrijven die volle kracht vooruit mee willen met de trend van Selfservice BI.

Christiaan Vrieling is controller en bedrijfskundige, gespecialiseerd in vraagstukken rondom business intelligence. Hij is ondernemer en directeur van SUMMAVIEW, een jong bedrijf gespecialiseerd in Team Business Intelligence. Christiaan schrijft graag over onderwerpen als data-science, machine learning, database-optimalisatie en fancy dashboards.