Gert-Jan Buitendijk, ministerie Binnenlandse Zaken: ‘Flink wat aanzien teruggewonnen’

De Rekenkamer deelde een zogenoemde onvolkomenheid uit. De informatie die, toen nog, minister Zalm ontving was vaak van matige kwaliteit en kwam bovendien regelmatig te laat. Buitendijk: ‘Toen ik hier binnenkwam werden net de laatste keuzes gemaakt over een nieuwe inrichting van de afdeling financieel-economische zaken’

De belangrijkste doelstellingen waren een eerste centralisatie van de werkzaamheden, onder meer door een uitbreiding van het aantal fte’s, en het verbeteren van de onderlinge samenwerking. Daarmee maakte het ministerie in feite rechtsomkeert op de weg die een aantal jaren eerder was ingeslagen.

In 2004 besloot men de financiële afdeling van binnenlandse zaken te splitsen. Er kwam een afdeling financieel- economische zaken (FEZ) en een afdeling financieel beheer. Naast de scheiding in verantwoordelijkheden en taken was er bovendien ook een behoorlijke fysieke afstand. Beide afdelingen bevonden zich op verschillende etages in het ministerie aan de Schedelhoekshaven in Den Haag.

Uit balans
‘Er was destijds bovendien gekozen voor decentralisatie’, vertelt Buitendijk. ‘Men wilde verder met een kleinere centrale afdeling en meer taken neerleggen bij de directoraten generaal.’ De dg’s zijn de drie grote eenheden waaruit Binnenlandse Zaken bestaat. Het idee was dat door financiële mensen bij deze units te plaatsen, de lijnen korter zouden worden en de greep op de verschillende units vergroot. Het tegenovergesteld was het geval.

Buitendijk: ‘Het werkte niet zo. De boel was uit balans. De secretaris-generaal en zijn plaatsvervanger, waaronder ik sorteer, hadden onvoldoende grip op wat er gebeurde, wat onder meer leidde tot een slechte relatie met het ministerie van Financiën.’

Bijkomend probleem was dat mensen die niet op financiën werkten constant bij het verkeerde loket aanklopten. Als men bij financieel beheer moest zijn klopte men aan bij financieel-economische Zaken en vice versa.’

Zelf had Buitendijk, die meer dan tien jaar werkzaam was op het ministerie van Financiën, daar nooit wat van gemerkt. ‘Maar ik werkte ook op een positie waarin ik daarmee niets van doen had. Op het moment dat ik werd gevraagd bij Binnenlandse Zaken te solliciteren heb ik natuurlijk wel bij collega’s mijn licht opgestoken, en die waren inderdaad behoorlijk kritisch.’

Om het gezag van de financiële directie FEZ te doen herleven was het allereerst zaak FEZ wat betreft omvang te verdubbelen. ‘Voor de zomer van 2006 hebben we gekeken wat voor mensen we daarvoor nodig dachten te hebben, onder anderen extra controllers. Na de zomer hebben we mensen gezocht bij die functies. We gingen zo  van 17 naar 35 man personeel.

Daarnaast was het zaak om aan de tweede eis te voldoen: het verbeteren van het samenspel wat samenhangt met het bewerkstelligen van een cultuuromslag.’

Kwaliteit
Om de samenwerking en daarmee de kwaliteit te verbeteren zette het ministerie een uitgebreid kwaliteitstraject in. De eerste stap was om mensen uit de hele financiële functie bij elkaar te brengen. Buitendijk: ‘Men moest elkaar opnieuw leren kennen. Wie doet wat? Wat verwacht je eigenlijk van elkaar? Daar kom je natuurlijk makkelijker en sneller achter als je dat met elkaar bepraat.’

Via stages werd een tweede manier gevonden om de betrokkenheid bij elkaars werkzaamheden te vergroten. ‘Het werkt erg inspirerend om eens bij elkaar in de keuken te kijken. Zo zijn er ook al mensen geweest die een dagje met mij hebben meegelopen.’ Werken aan de onderlinge verstandhoudingen is echter niet genoeg om een kwaliteitstraject te doen slagen. Daarom werden ook de kritische processen uitgebreid onder de loep genomen.

‘We hebben ze goed getest, gekeken of ze adequaat werkten en verschillende verbeteringen aangebracht. Maar ons grootste succesnummer was toch wel de opleiding voor beleidsmedewerkers die we in het leven hebben geroepen, onder de titel ‘het is ook uw geld’.

Daarin komen vragen aan de orde als: wat moet ik doen bij projecten? Hoe krijg ik de financiering rond? Hoe regel ik dat via FEZ gelden worden vrijgemaakt op  onze begroting of bij het ministerie van Financiën?  We hebben voor die cursus veel aanmeldingen gehad. Dat doet me deugd.’ Op dit moment bestaat FEZ uit 35 man, maar daarmee is de reorganisatie nog niet ten einde. ‘De kop en de romp zijn nog gescheiden’, constateert Buitendijk.

‘We gaan nu een verregaande centralisatieslag maken. De onderlinge afstand met de mensen die nu nog bij de dg’s zitten moet kleiner worden en de efficiëntie moet omhoog. Taken worden dus weer gecentraliseerd. Over de personele invulling hebben we het nog niet gehad, maar ik sluit zeker niet uit dat we ook fysiek mensen vanuit de dg’s deze kant ophalen.

Het einddoel is om een stevige allesomvattende financiële directie te vormen die bestaat uit ongeveer honderd  medewerkers.’ Tot dusver is Buitendijk meer dan tevreden over de behaalde resultaten. FEZ is steeds beter in staat een toegevoegde waarde te leveren, wint ook intern weer aan gezag en de kwaliteit van het werk is verbeterd.

‘Het begrotingsproces is veel strakker geregeld. We willen ook richting Financiën weer het beste jongetje van de klas zijn. Dat lukt, want in plaats van een in gebreke stelling, kregen we dit voorjaar juist een pluim. Op papier zag het er altijd al mooi uit, nu hebben we ook in de praktijk weer grip op de zaak, volgens de Rekenkamer. De centrale directie FEZ heeft zich steviger gepositioneerd, is gezaghebbender en heeft daarmee meer invulling gegeven aan zijn  rol als concerncontroller.’

Ambitie
Na de reorganisatie van de financiële directie kan Buitendijk in één moeite door. De uitbreiding van de afdeling staat immers in schril contrast met de forse taakstelling die het nieuwe kabinet heeft neergelegd. In totaal moeten er liefst 13.000 ambtenaren verdwijnen.

‘Dat heeft ook binnen FEZ zijn weerslag, maar we hebben nog vier jaar om daaraan te voldoen.’ De huidige reorganisatie heeft daarom vooralsnog prioriteit, maar Buitendijk zou Buitendijk niet zijn als hij niet al vooruitblikte.

‘Met de taakstelling in het achterhoofd heb ik erover nagedacht of wellicht interdepartementaal zaken kunnen worden samengevoegd. Nou, als iets zich daarvoor leent is het de financiële administratie.

Het is mijn ambitie om een deel van de uitvoerende directie van FEZ gereed te zetten voor zo’n eventuele overkoepelende financiële administratie, waarvan ik een warm pleitbezorger ben.’ Of die interdepartementale  samenwerking er ook gaat komen is natuurlijk nog maar de vraag, al ziet hij de zaken alweer een stukje rooskleuriger in dan een jaar geleden.

Buitendijk: ‘We staan er nu beter voor, maar een dergelijke operatie vergt een behoorlijke politieke en ambtelijke trekkracht. Er moeten mensen bereid zijn om hun nek uit te steken. Het is geen sexy onderwerp waarmee je even snel kunt scoren.’

Minister
Op het ministerie van Financiën combineerde Buitendijk, tot zijn overstap naar BZK, zijn functies altijd met het wethouderschap van Strijen. In zijn huidige functie was dat niet langer mogelijk, al verbaasde het menigeen juist dat hij het daarvoor wél voor elkaar kreeg. Zeker gezien het feit dat hij bij zijn vertrek werd omschreven als ‘één van de betere, zo niet de beste bestuurder van de Hoeksche Waard’, aldus het AD.

Om daar aan toe te voegen: ‘ook een toekomstig staatssecretaris- of ministerschap op Financiën valt volgens ingewijden niet uit te sluiten.’ Zelf kan de ex-wethouder er wel om lachen: ‘we zullen wel zien.’

Persoonlijk
Naam: Gert-Jan Buitendijk
Functie: directeur financieel-economische zaken
Leeftijd: 40
Opleiding: universitair (politicologie)
Carrière:1992- 1995 vakgroep Staatsrecht en Politicologie Erasmus universiteit, 1995-2006 ministerie van Financiën (IRF, directie financiën publiekrechtelijke lichamen, interdepartementale projectdirectie administratieve lastenverlichting voor het bedrijfsleven, 1994 – 1998 raadslid gemeente Strijen (CDA), 1998 -2006 wethouder gemeente Strijen
Hobby’s: korfballen, films kijken, lezen.

Team
Organisatie: ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Begroting: 6,5 miljard euro (22 miljard inclusief provinciale- en gemeente fondsen)
Aantal medewerkers: kerndepartement 1.800 fte (inclusief agentschappen circa 9.000 fte)
Aantal fte in financiële functie: 150
Typering team: een hecht team van jonge ambitieuze financials
Belangrijkste issue: Reorganisatie en interne fusie
Softwarepakket: Cafas (maatwerkpakket voor ministeries)

Ministerie van Binnenlandse Zaken
Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft een omvangrijk en veelzijdig takenpakket. Het beslaat terreinen uiteenlopend van de bestuurlijke inrichting van Nederland tot een loopbaanbeleid voor de politie, van de Grondwet tot rampenbestrijding, en van de kwaliteit van de rijksdienst tot de binnenlandse veiligheid. Die taken worden uitgevoerd in nauwe samenwerking met de gemeenten, de provincies en de andere ministeries. Ooit heette het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) het ‘departement van inwendige politie en toezicht op de staat van dijken, wegen en wateren van de Bataafse Republiek’. Sinds 1798 is er veel veranderd, maar BZK wordt nog wel het ‘moederdepartement’ genoemd. Taken zoals onderwijs en waterstaat, die vroeger werden behandeld door afdelingen van BZK, worden nu door zelfstandige ministeries uitgevoerd.

Checklist
• Nieuwe inrichting financieel-economische zaken
• FEZ in omvang verdubbelt
• Verbeteren van het samenspel (cultuuromslag)
• Kritische processen uitgebreid onder de loep
• Opleiding voor beleidsmedewerkers
• FEZ levert toegevoegde waarde
• Intern gezag gewonnen en kwaliteit is verbeterd