Genomineerd voor controller van het jaar 2004: Steven Bron (Hay Group)

Ontmoet deze controller en 100derden andere op het komende Jaarcongres Controlling. Meldt u nu aan!

Maandagochtend, vergadering. Bijna iedereen is er (op tijd). Emiel is te laat, zoals altijd. Emiel is stoer’, luidt het fotobijschrift op de voorpagina van een twee jaar oude financiële rapportage van Hay Group. Op de gevoelige plaat is Steven Bron te zien, uitgedost als voormalig LPF-minister Herman Heinsbroek. Aan de vergadertafel is ook een plek gereserveerd voor ene Emiel. Goede verstaanders begrijpen onmiddelijk dat het hier gaat om tv-clown en voormalig kandidaat-partijleider van de LPF, Emiel Ratelband.

Het kiekje is een vette knipoog naar de chaotische oprichting van de politieke partij van wijlen Pim Fortuyn. Met geënsceneerde voorstellingen zoals deze, probeert Bron het doorgaans saaie cijfermateriaal een humoristisch tintje te geven. Naast zijn Heinsbroek-imitatie, laat Bron ons ook nog vol trots enige covers van andere bureau presentaties zien. Op één daarvan schittert hij als kinderheld Harry Potter en op een ander als een soort StarTrek-figuur (haytrix).

Maar Bron laat het niet alleen bij deze ludieke foto’s. Tijdens zijn laatste presentatie trakteerde hij de aanwezigen op een heuse lasershow. Hoewel sommigen Bron’s uitspattingen als uiterst merkwaardig zullen betitelen, staat één ding onomstotelijk vast: de financiële verslaggeving van Hay Group is allesbehalve saai.

Steven Bron is geboren op 24 juli 1958. Zijn accent verraadt direct dat hij uit het Hoge Noorden komt, maar al op jonge leeftijd ontdekt Bron dat zijn toekomst elders ligt. Via respectievelijk de LEAO, MEAO, HEAO, NIVRA en Universiteit Nyenrode, werkt Bron zich langzaam maar zeker op tot een financieel specialist. Transporteur Nedlloyd is het eerste bedrijf dat hem in dienst neemt.

Twee jaar later krijgt Bron een bureau op de financiële afdeling van KKC, de voorganger van accountantsbureau KPMG. In 1986 stapt hij over naar Hay Group. ‘Ik zat via KPMG gedetacheerd bij Hay. Dat beviel goed en toen heeft Hay gevraagd of ze mij over mochten nemen’, aldus Bron. ‘Toen ik bij hier in dienst kwam dacht ik aanvankelijk dat ik slechts even zou blijven, maar ik werk hier nu al meer dan zeventien jaar. En ik vind het nog steeds hartstikke mooi.’ Als Financial Controller is Bron bij Hay Group inmiddels verantwoordelijk voor alle geldstromen. Hij geeft leiding aan zes mensen.

Aan zijn vrouw is Bron net zo loyaal als aan zijn huidige werkgever; hij is namelijk ook exact zeventien jaar getrouwd. Bron is tevens vader van drie tieners. In een discotheek of café zullen we Bron niet vaak aantreffen, hij is liever thuis. ‘Ik hou ervan om thuis dingen uit te zoeken’, vertelt Bron. ‘Hoe moeilijker het is, hoe leuker ik het vind.’ Geldgerelateerde zaken hebben zijn voorkeur, helemaal als het iets met belastingen te maken heeft. Bron: ‘Binnen Hay spreek ik vaak met interim-managers over belastingzaken. Dat zijn kleine ondernemers zonder personeel, die vaak moeite hebben met hun aangifte. Ik ben dan meestal de vraagbaak.’

De 1,92 meter lange Bron, is ook een fanatieke sporter. Naast het beoefenen van wintersport en volleybal, loopt hij ook regelmatig een marathon. ‘Bij Hay hebben we enige tijd een loopclubje gehad. Samen hebben we de marathons van New York en Berlijn gelopen’, aldus Bron. Lopen doet hij trouwens heel verdienstelijk. Bron legt de legendarische afstand van iets meer dan 42 kilometer in ongeveer vier uur af.

Strak
Het eeuwenoude gezegde hardlopers zijn doodlopers gaat in het geval van Steven Bron dus niet op, ook niet op zijn werk. Als we Bron vragen naar zijn belangrijkste financiële project tot nu toe, grijpt hij direct naar een stapeltje documenten dat hij voorafgaand aan het gesprek keurig heeft verzameld. Liefst drie projecten wil hij onder onze aandacht brengen. Verreweg het trotst is hij op een model dat hij heeft ontwikkeld tijdens zijn studie. Een rekenkundige tool, die de waarde van mensen binnen een organisatie berekent. Bron heeft dit Human Capital Valuation genoemd: ‘Tijdens mijn studie aan de Universiteit moest ik een onderwerp bedenken voor mijn scriptie. Er bestond nog nergens ter wereld een model die de waarde van de mens in een organisatie berekent, dus toen ben ik het zelf maar gaan doen.’ Omdat het model van Bron in de dagelijkse praktijk nog door niemand wordt gebruikt, vragen wij naar een andere grote klus waarvoor hij tevens verantwoordelijk was; de implementatie van nieuwe bedrijfssoftware. ‘Het afgelopen jaar hebben we een migratie van een financieel DOS-pakket (Grote Beer -red.) naar een Windows gedaan’, aldus Bron. ‘Dat is uiterst succesvol verlopen. De hoeveelheid handmatig werk is hierdoor drastisch gereduceerd en alles wat vroeger in drie verschillende databases stond staat nu op één plek.’

Volgens Bron is het financiële voordeel hiervan nog niet exact te berekenen, omdat Hay pas sinds oktober 2003 in de nieuwe automatiseringsomgeving werkt. Op de werkvloer zijn de voordelen nu al merkbaar. Bron: ‘We werken ondertussen met één persoon minder en we zijn nu in staat om veel betere overzichten aan het management te overleggen. Wat de waarde daarvan is, zal nog moeten nog blijken.’

Hay Group heeft een zeer strak georganiseerde boekhouding. Dat komt met name omdat Bron en zijn team van de directie de opdracht hebben gekregen om het werkkapitaal te verlagen. In vaktermen heet dat Days of Receivable Outstanding (DRO). Dat werkt als volgt: een medewerker vult iedere dag een urenstaat in, die aan het einde van de week administratief wordt verwerkt. Van alle urenstaten wordt een conceptfactuur gemaakt, die geaccordeerd wordt door een projectleider. Vervolgens gaat er een factuur naar de klant, die vanzelfsprekend moet betalen voor de geleverde diensten. Als we Bron mogen geloven, verloopt dit proces bij Hay Group op rolletjes: ‘De termijn vanaf het moment dat de werkzaamheden zijn verricht tot aan de datum dat de klant de rekening daadwerkelijk betaalt, mag internationaal gezien maximaal 45 dagen bedragen. Daar zitten we bij Hay de afgelopen twee jaar steevast onder.’

Spaarpot
Het meest in het oog springende project van Bron, is er eentje in de pensioensfeer. Bron licht toe: ‘In 2003 zijn we begonnen met het overzetten van pensioenenregelingen vanuit Stichting Pensioenfonds Hay, naar een verzekeraar. Het oude pensioenfonds bestond al sinds 1988 en beheerde tot vorig jaar het oudedagsgeld van het personeel van Hay.’ Omdat de beleggingen niet geweldig renderen en de pensioenregelgeving alsmaar strenger wordt, besluit het bestuur de overstap te wagen naar een verzekeraar: Fortis. ‘Een hels karwei’, volgens Bron. ‘Het grootste probleem hierbij is dat iedereen mee moet werken. Degenen die nu bij Hay werken, maar ook alle personen die voorheen bij ons in dienst zijn geweest. Velen van hen weten heel weinig van pensioenen. Het kost zeeën van tijd om uitleg te geven over de materie en hoe het precies werkt in ieder specifiek geval.’

In totaal moest Bron ongeveer vierhonderd mensen over de streep zien te trekken. ‘Negentig procent van alle betrokkenen, heb ik inmiddels al weten te overtuigen van de voordelen van de nieuwe methode.’ Wat zijn dan die voordelen? Bron: ‘Iedereen kan voortaan zijn eigen geld, op zijn eigen manier beleggen. Er hoeft niet langer passief aan de zijlijn afgewacht te worden, hoeveel geld er op de pensioengerechtigde leeftijd wordt uitgekeerd. Iedereen krijgt nu een spaarpot, die zij tijdens hun dienstverband samen met Hay gaan vullen.’ Medewerkers die zelf zorg moeten dragen voor hun toekomstige voorzieningen. Is dat geen enorm risico? ‘Het gros van de mensen dat bij Hay werkt is hooggeschoold en weet voldoende van aandelen en beleggen. ‘Aan degenen die er niet zoveel van begrijpen, mag ik uitleggen wat een aandeel of obligatie is. Het is ook toegestaan om hen iets te vertellen over de manier waarop een beleggingsportefeuille kan worden opgebouwd. Een beleggingsadvies geven is echter niet toegestaan. Wij communiceren goed met onze medewerkers om alles zo goed mogelijk voor hen te regelen. We doen ons uiterste best om de overstap zo vlekkeloos mogelijk te laten verlopen. ‘

Etappes
Hay Group is overigens niet uniek op dit gebied. Volgens Bron zijn het veelal nieuwe bedrijven, voornamelijk in de ICT sector, die pensioenzaken op dezelfde wijze aanpakken. Hij legt uit waarom: ‘Het is alleen een aantrekkelijke optie voor kleine bedrijven die een zuiver beschikbaar premiesysteem hebben, en die zijn er niet zoveel. Met een oud eindloonsysteem, zoals gebruikelijk is bij veel multinationals, krijgt de werkgever in de toekomst hele hoge financiële lasten voor zijn kiezen. Hij heeft immers een aanspraak; de zogenaamde backservice-verplichting. Een variabele die heel lastig te berekenen is, laat staan voor de komende dertig jaar.’

In juni 2004 moet al het geld in het oude pensioenfonds volledig ondergebracht zijn bij Fortis. Dat gaat in twee etappes. Het personeel heeft de volledige pensioenpremie van 2004 inmiddels belegd. In het voorjaar moeten zij een belangrijke keuze maken voor het bedrag dat zij in het verleden hebben gespaard. Bron is overtuigd dat ook fase twee succesvol zal worden afgerond: ‘Dit was een test voor de big bang die nu gaat volgen.’ Bron heeft overigens niet al het werk alleen gedaan. Een actuaris heeft hem geholpen met het maken van berekeningen, het nakijken hiervan en het lezen van het pensioenreglement. Ook heeft hij hulp gekregen van de bestuursleden van het pensioenfonds.

In december 2004 wordt het oude pensioenfonds waarschijnlijk volledig opgeheven. Althans, dan moet de stichting volgens Bron schoon zijn. Dat kan eventueel iets later worden, omdat de Stichting nog een aanspraak heeft op het WAO-uitlooprisico. ‘We zitten net in het verkeerde jaar’, zo legt Bron uit. ‘Als iemand ziek wordt, krijgt hij van Hay een aanvulling op zijn salaris. De Ziektewet is er niet meer, dus het eerste jaar betaalt Hay. Een medewerker die dan nog steeds ziek is, komt daarna in de WAO. In de WAO krijg je van de Staat een beetje geld en als je een salaris boven de WAO-grens uitkomt, ook nog een gedeelte van Hay. Dat blijft doorgaan tot de pensioendatum. Die uitloop loopt nog een jaar, dus iemand die vorig jaar ziek is geworden zou dit jaar nog in de WAO kunnen komen. Daarom hoop ik dat iedereen die nu ziek is voor december 2004 weer beter is.’

Iemand die na december nog steeds ziek is, ontvangt van Hay een bedrag dat wordt ondergebracht bij de verzekeraar, die vervolgens op de pensioengerechtigde leeftijd tot uitkering overgaat. ‘Dat is een verzekering die ik nu nog niet kan weigeren, dus in dat geval moet het oude pensioenfonds nog wel als verzekeringsnemer actief blijven. Afkopen is dan de enige oplossing. Anders moet ik een pensioenfonds in de lucht houden waar niks meer in gebeurt, behalve die ene uitkering. Dat is pure werkverschaffing.’ <<<

Hay Group
HayGroup is een zelfstandig internationaal onderzoek- en adviesbureau op het gebied van HR-management en organisatieveranderingsprocessen. De nadruk ligt hierbij op motivatie, leiderschap, ontwikkeling en beloning van individuen. Hay is sinds 1973 in Nederland gevestigd. In Zeist werken 165 professionals, waaronder 120 consultants.

Door Kim Lieuwen

Ontmoet deze controller en 100derden andere op het komende Jaarcongres Controlling. Meldt u nu aan!