FinOps: dé oplossing voor IT-kostenbeheersing

Door Sebastiaan Keurs

“In 2025 overtreffen de IT-uitgaven aan cloud computing de traditionele IT-kosten”, is de conclusie van een onderzoek van Gartner Inc. En hoewel deze verschuiving zich geleidelijk voltrekt, worstelen IT’ers met grip op de totale IT-spend. FinOps gonst door de kantoorgangen, maar wat is dit nu eigenlijk en gaat FinOps ons de oplossing bieden voor deze uitdaging in het groeiende complexe IT-landschap?

FinOps, een samentrekking van Finance en DevOps, is een manier om eigenaarschap en eindverantwoordelijkheid voor cloudkosten te vergroten. Engineers, IT’ers, financieel experts en managers werken daarbij samen om data-driven beslissingen te maken op het gebied van IT-uitgaven. Door deze integrale aanpak en gezamenlijke verantwoordelijkheden biedt dit raamwerk een oplossing voor het beheersen en optimaliseren van de IT-uitgaven. En hoewel FinOps nu misschien een buzzword lijkt te zijn, is dit eigenlijk niets nieuws. Want duidelijke en gedragen IT-kostenbeheersing is altijd al noodzakelijk geweest en een belangrijk onderdeel voor het al langer bestaande IT Asset Management.

Waarom FinOps?

IT-kosten rijzen de pan uit. Uit onderzoek blijkt het IT-budget tot wel 70% overschreden te worden. En dat heeft te maken met het veranderende IT-landschap, niet-transparante contracten met softwareleveranciers, onduidelijke IT-strategie, gebrek aan communicatie en begrip tussen stakeholders en een kostenstructuur die daar niet meer bij past.

En daarom is het niet verrassend dat hetzelfde onderzoek laat zien dat C-level (92%) het optimaliseren van hun IT-kostenstructuur hoog op de agenda heeft staan. De noodzaak is helder, maar de implementatie van FinOps laat op zich wachten. “Hoe kunnen we dit buzzword omzetten naar iets praktisch?” vragen IT-managers zich af. FinOps doe je samen, én dat betekent meestal ook een behoorlijke cultuurverandering binnen organisaties. En ook al is dat het uiteindelijk meer dan waard, waar vind je de tijd naast je dagelijkse werkzaamheden? Belangrijker nog, waar begin je? Bij een meestal verkokerde organisatie en eindgebruikers die zich niet bewust zijn van hun impact op de IT-kosten is dit niet zo makkelijk.

Samenwerking onvermijdelijk én noodzakelijk

“Wat kost een laptop, wat kost een programma, wat kost service, dit zorgt altijd voor gedoe, emoties, discussies, maar ook kostenoverschrijdingen. En daarom hebben wij sterk gekeken naar waarom het volledig uit de pas loopt”, vertelt Vincent Hagendoorn van ValueTech Everyday, partner van Crayon. “Gedeeltelijk komt het doordat de spelregels tijdens het project worden veranderd. Maar het belangrijkste, en dat is misschien wel de helft van de kosten: de berekeningen kloppen niet. Omdat financiële experts niet kunnen bevatten hoe je voor IT een berekening maakt”. De dynamiek maakt het voor IT’ers al lastig om een accurate kostenprognose voor hun specialisme neer te zetten, laat staan voor de financiële afdeling.

Bovendien zijn traditionele budgetteringsmethoden niet meer toereikend voor de huidige IT-ontwikkelingen. Cloud Services laten zich niet in traditionele jaarlijkse budgetcycli vallen vanwege de flexibiliteit, schaalbaarheid en snelheid waarmee deze op- en afgeschaald kunnen worden. Het moet sneller, korter, efficiënter. Niet alleen de financiële afdeling moet mee in deze ontwikkeling, want ook IT-managers blijken nog te veel te focussen op traditionele software uitgaven. De aandacht ligt veelal noodgedwongen bij compliance risico’s, waardoor software audits en kostenoptimalisatie op de plank blijven liggen. En hierdoor heeft slechts 42% van de organisaties een volledig inzicht in de uitgaven van hard- en software.
Meer grip op en meer draagvlak voor IT-kostenbeheersing is nodig om deze financiële IT-nachtmerrie de baas te worden. CFO’s zijn daarom op zoek naar nieuwe technologie om hun eigen werk beter en sneller te kunnen doen. En een samenwerking met de IT- afdeling is daardoor onvermijdelijk én noodzakelijk.  

Data voor meer inzicht en invloed

Een betere afstemming tussen finance, IT en de busines kan uiteindelijk leiden tot meer inzicht in de cloudkosten en daarmee het initiëren van kostenbesparingen. Het allerbelangrijkste van FinOps is het verzamelen van data én dit op een goede manier inzetten. Een datamodel dat jou de juiste informatie geeft en het gedrag van mensen kan beïnvloeden. Voor het creëren van draagvlak en een effectieve inzet van IT zijn dataverzameling en de juiste interpretatie ervan noodzakelijk.

Met FinOps kun je gezamenlijk een werkwijze vinden die de IT-uitgaven ook echt beheersbaar maakt. En dat betekent vaak dat je eerst back to basic moet, dat je moet weten waar je winst kunt behalen uit je IT-uitgaven. Begin bijvoorbeeld door in een simpel excelletje de IT-uitgaven te modelleren, te begrijpen, om vervolgens een impactanalyse te maken. Zodat je gebruikers en stakeholders kunt meenemen en ze precies kunt vertellen hoe zij hun gebruik omlaag kunnen brengen door bijvoorbeeld “op donderdagmiddag module X uit te zetten en daarmee €5 op projectkosten te besparen”.

Zelf te weinig kennis?

FinOps zorgt voor betere voorspelbaarheid, presentatie en beter te hanteren IT-kosten. Uit onderzoek blijkt dat het bij 37% van de grotere bedrijven in Nederland ontbreekt aan kennis om hun cloud-uitgaven te optimaliseren. Verder blijkt dat organisaties die externe hulp inroepen, gemiddeld 24% besparing op hun licentie-uitgaven kunnen realiseren. Meer weten hoe FinOps de IT-kosten voor jouw organisatie kunnen verlagen? Neem contact met ons op. Wij helpen je graag bij IT-kostenoptimalisatie, beheer van software licenties en software asset management.
 
Sebastiaan Keurs is Manager Services bij Crayon, een aanbieder van Software Asset Management en Cloud Consultancy.