Financiele close een non-event: automatiseer de ‘first mile’

Door Arko Vervark, Senior Manager Strategic Accounts bij Redwood .

Het blijft een voortdurende race tegen de klok; de financiële close. Elke periode staat deze afdeling onder intense druk om alle taken die behoren bij het afsluitingsproces te voltooien want de close is van cruciaal belang voor het vertrouwen en financiële transparantie van de organisatie. Rapportagedeadlines halen heeft alleen zin als de aangeleverde cijfers ook accuraat zijn. De uitdaging voor financiële leiders ligt dan ook hier: hoe kan ik het financiële afsluitingsproces soepeler, eenvoudiger, sneller en nauwkeuriger maken?

Het antwoord ligt in een vaak verwaarloosd onderdeel van het record-to-report (R2R) proces. Bij het zoeken naar manieren om de efficiëntie en nauwkeurigheid van de close te verbeteren, hebben organisaties zich doorgaans gericht op de zogenaamde 'last mile of finance' op corporate bedrijfsniveau waar de consolidatie, rapportage en indiening wordt gedaan.

Maar er zijn in feite enorme mogelijkheden om de tijd te verkorten, en handmatige inspanningen, duplicatie en fouten veel eerder in het algehele sluitingsproces te elimineren, in wat bekend staat als de 'first mile of finance'. In een executive briefing zegt Gary Simon van de financiële onderzoeksgroep FSN:

Last mile of first mile

“Het is de 'first mile of finance' die de efficiëntie van de 'last mile' stimuleert. Deze twee uiteinden van het proces zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een onderneming kan haar jaarrekening niet overleggen voordat de allerlaatste indiening van haar rapporterende entiteiten is ontvangen. Het is duidelijk dat bedrijven die het hele R2R-proces willen versnellen, de 'first mile' op eigen risico negeren.” (Executive Briefing: Automating the First Mile of Finance – FSN / Redwood, 2019)

Deze 'first mile' omvat alle verborgen onderling afhankelijke taken en close activiteiten die nodig zijn om alles in te dienen bij corporate finance afdelingen. Dit kan honderden medewerkers en duizenden tijdrovende taken omvatten, zoals reconciliaties, allocaties en journaalboekingen. Deze taken worden vaak uitgevoerd in spreadsheets met handmatige oplossingen.

Daarin schuilt een groot deel van het probleem met de 'first mile'. Uit onderzoek van FSN blijkt dat op de vraag wat het rapportageproces het meest vertraagt, bijna tweederde (65 procent) van de CFO's fouten en vertragingen bij het indienen van gegevens van andere bedrijfseenheden noemde, terwijl 40 procent de schuld gaf aan problemen met reconciliaties en intercompany. Verder signaleerde 39 procent een gebrek aan samenwerking en zichtbaarheid van het proces.

First mile automatiseren

Automatisering biedt de mogelijkheid om deze problemen met de 'first mile' aan te pakken, die uw financiële teams nu aan het einde van elke financiële periode met enorme hoeveelheden tijdrovend handmatig werk bezorgen. Automatisering helpt ook de nauwkeurigheid van de “close” te verbeteren. Het vermindert afwijkingen, gemiste en onvolledige invoer.

Elementen van de 'first mile' close die rijp zijn voor automatisering zijn onder meer:

• Close Checklist
• Reconciliaties
• Journaalboekingen
• Intercompany

Een Hackett Group-studie toont aan dat de best presterende bedrijven zeer veel belang hechten aan financiële automatisering en het verminderen van handmatige transacties en boekingen, waarbij 96 procent van de journaalboekingen wordt geautomatiseerd in vergelijking met 73 procent bij de vergelijkgroep.

Meer tijd voor waardevolle analyse

Financiële professionals zijn slimme mensen. Automatisering verwijdert handmatige rompslomp die hun werkdag kan opslokken en maakt meer tijd vrij om waardevolle analyse en inzicht te creëren in plaats van simpelweg achter gegevens aan te jagen.

Organisaties kunnen financiële processen automatiseren voor zowel interne bedrijfsactiviteiten als voor shared service centers. We hebben bijvoorbeeld samengewerkt met één wereldwijd FMCG-bedrijf om 98 procent van zijn financiële afsluitingstaken te automatiseren, de close van 10 dagen naar 7 dagen te verkorten en de datakwaliteit te verbeteren.

Historisch gezien beschikken moderne financiële functies niet over de tools om de hiaten van ERP- en consolidatietools te automatiseren. Redwood 's R2R-oplossingen voor het automatiseren van financiële processen maken niet alleen de versnelling en automatisering van de 'first mile' mogelijk, maar geeft uw hooggekwalificeerde personeel meer tijd om te besteden aan de taken die helpen waarde te creëren. Met deze Finance Automation oplossing maakt u van uw close een 'non-event'.