3 aanbevelingen: Hoe zet CFO cloud computing en Ai succesvol in?

Recent heb ik twee artikelen op FM.nl geschreven met concrete use cases voor de inzet van generatieve AI door finance professionals. Ondanks goede bedoelingen, zie ik in de praktijk dat het rendement van implementaties achterblijft bij de verwachtingen. Ik deel daarom drie aanbevelingen om meer zekerheid van slagen te realiseren.

1. Investeringen worden vaak beoordeeld op basis van een beperkt beeld van de ROI

Om de ROI van een investering goed in te schatten, is het van cruciaal belang om een holistisch perspectief te bieden. Als finance professioneel ben je sterk in de harde kant met kosten-baten analyse. Echter, een valkuil is de ‘zachte’ variabelen niet in voldoende mate mee te wegen.

Sommige kansen, zoals het herverdelen van middelen voor innovatie-inspanningen als gevolg van AI-automatisering, kunnen echter niet gemakkelijk in geld uitgedrukt worden. Zonder hulpmiddelen in te bouwen die zowel kwantitatieve als kwalitatieve gegevens opleveren, kun je uit de gegevens onnauwkeurige conclusies trekken over de impact van een technologie en bijvoorbeeld cultuurgedreven barrières voor implementatie en adoptie over het hoofd zien.

Aanbeveling: verzamel continu gebruikersfeedback om te begrijpen hoe technologie zal presteren binnen verschillende organisatorische contexten.

2 Technologische beslissingen worden niet altijd door de juiste persoon genomen

Een tweede aandachtspunt in de praktijk bij besluitvormingsprocessen is het ontbreken van kritische input van degenen die de nieuwe technologie daadwerkelijk elke dag zullen gebruiken, waardoor het risico op mislukking toeneemt.

Het resultaat is een ad-hocbenadering van bovenaf voor het voorstellen en selecteren van nieuwe technologieën, waarbij geen rekening wordt gehouden met cruciale aspecten van de implementatie, zoals de kosten van het bijscholen van werknemers, of perspectieven over hoe een technologie concreet zal functioneren in de dagelijkse activiteiten. [Artikel gaat verder na de volgende alinea]

Door zowel strategiemakers als betrokken werknemers bij het besluitvormingsproces te betrekken, kan je ervoor zorgen dat je investeert in nieuwe AI-oplossingen die helpen strategische doelstellingen te verwezenlijken en tegelijkertijd de buy-in- en adoptie na de implementatie te verhogen.

Aanbeveling: creëer een formeel besluitvormingsproces, dat gestandaardiseerde processen omvat voor het delen van meningen en feedback. De meest effectieve technogieveranderingen betrekken zowel technische als leidinggevende functies, en ook klantgerichte medewerkers. Transparantie is van cruciaal belang als u AI adopteert, wat gevoeliger is voor weerstand bij werknemers vanwege de angst voor mogelijk baanverlies.

3. Project- en verandermanagement zijn niet gestoeld op best practices

In het algemeen geldt dat hoe complexer en onderling verbondener het technologie-implementatieproject is, hoe groter de kans dat het de kerndoelstellingen niet zal verwezenlijken of de verwachte voordelen zal opleveren. Ik zie dat bedrijven er vaak niet in slagen de best practices voor projectmanagement echt goed toe te passen. Het verwerven van competentie in een bewezen raamwerk voor projectmanagement zoals SCRUM Agile, en FinOps voor het managen van IT/cloud kosten zijn een noodzaak. Vaak worden wel elementen er van toegepast maar niet ‘strak’ genoeg waardoor grip en bijsturing niet optimaal zijn.

Aanbeveling: maak gebruik van best practices om de kans op succes te vergroten. Hoewel agile raamwerken niet altijd geschikt zijn voor elke implementatie, zal het algemene concept van het opdelen van grotere projecten in incrementele fasen de implementatie helpen versnellen, de complexiteit bestrijden en het risico op mislukking verkleinen.

Het is verleidelijk om té snel en té ondoordacht -en zonder juiste samenwerking aan de slag gaan. Begrijpelijk, want we willen zo snel mogelijk resultaat neerzetten. Echter, ook hier geldt: haastige spoed, is zelden goed. Neem dus iets meer tijd en de motivatie van alle betrokken zal stijgen met als gevolg echte verandering.