Diederik van Kolfschoten: waarom finance niet om Power BI heen kan

Data-analyse speelt een steeds grotere rol binnen finance. Controllers moeten niet alleen financiële rapportages opstellen, maar ook strategisch inzicht bieden.  Power BI helpt finance professionals snel waardevolle analyses te maken en is meer dan alleen een krachtig alternatief voor Excel. Power BI-expert en business controller Diederik van Kolfschoten deelt zijn inzichten over de toekomst van financial reporting, de kracht van dashboards en hoe finance professionals Power BI effectief kunnen inzetten.

Veel bedrijven werken tegenwoordig met cloud-oplossingen voor hun administratieve en operationele processen, en vaak ook van diverse leveranciers. Zo is er dus veel data beschikbaar van verschillende systemen. Dit maakt traditionele Excel-rapportages steeds omslachtiger. Van Kolfschoten constateert: “Op een gegeven moment is het niet meer efficiënt om met Excel je rapportages te maken, hoe goed je er ook in bent of denkt te zijn.”

Een logische stap
Dan is de overstap naar Power BI een logische stap. “Power BI kan miljoenen records uit verschillende systemen moeiteloos samenbrengen en direct rapporteren na de maandafsluiting. Dat is een investering vooruit, maar die betaalt zich zeker terug,” en enthousiast concludeert hij: “Na de closing direct je rapportages klaar hebben. Fantastisch toch.”

Besparing: tweehonderd mensdagen
Van Kolfschoten plaatst wel een kanttekening: “Power BI is niet per se altijd de beste oplossing, maar als de keuze al gemaakt is, kun je niet om een goede training heen voor je de eerste stappen zet.” Een treffend voorbeeld: “Bij een onderdeel van Vitens heb ik samen met een van de controllers het maandelijkse projectmanagementrapportageproces kunnen automatiseren in Power BI. Dat bespaarde de afdeling jaarlijks tweehonderd mensdagen aan Excel-werk. Een heldere business case.”

Power BI als gamechanger
Veel finance professionals halen voor een goede analyse data uit meerdere systemen en brengen dit middels veel bewerkingen samen in één Excelrapport. “Dat rapport is dan vaak bewerkelijk, kwetsbaar en lastig te distribueren,” merkt Van Kolfschoten op. Als dit herkenbaar is, dan is de overstap naar een BI-oplossing volgens hem vaak een quick win. “En Power BI is toch wat laagdrempeliger en goedkoper voor financials, dus die keus is tegenwoordig snel gemaakt.”

Dagelijks automatisch ververst
“Een goed Power BI-rapport wordt dagelijks automatisch ververst. Je kunt er scenario’s in bouwen en de distributie naar de juiste stakeholders gaat ook automatisch.” legt hij uit. “Dat scheelt tijd, kwaliteit en snelheid in de besluitvorming. En daar word je als financial graag op afgerekend.”

Serieuzere vragen
Microsoft presenteert Power BI als goedkoop – zelfs gratis in de basis – en eenvoudig voor gevorderde Excel-gebruikers, maar dat klopt slechts deels, stelt Van Kolfschoten. “Beide statements kloppen het eerste half uur van je Power BI journey. Je kunt snel wat tabellen aan elkaar knopen en leuke grafiekjes maken, maar zodra de serieuzere vragen komen wordt het toch snel wat complexer.”

De grootste uitdaging
“Om een dashboard goed op te kunnen zetten moet je toch wel een paar zaken goed leren: ETL met Power Query, data modelleren en DAX. Want zaken als time intelligence en multidimensionaal rapporteren vragen iets meer kennis dan de gemiddelde Excelwerker heeft,” zegt hij. “Er zijn ongelooflijk veel instellingen en properties. Als je al langere tijd serieus in Excel met Power Query werkt, data via Power Pivot gebruikt en zo je rapporten in Excel opbouwt, dan heb je een voorsprong.” Maar hij merkt toch nog te vaak dat mensen die zeggen veel Excelkennis te hebben nog niet van Power Query of M-code hebben gehoord. “Power BI is ook echt niet een simpel Drag & Drop-pakket, er komt echt wel wat studie en veel oefening bij kijken. Gelukkig zijn er veel trainingen en online bronnen.”

‘Na deze trainingen begint de reis pas echt. Het kost veel oefening en vlieguren om Power BI echt te beheersen.’

Importeren, modelleren en visualiseren
Van Kolfschoten verzorgt de trainingen Power BI voor Controllers: Essentials en Power BI voor Controllers: Advanced bij Alex van Groningen. In de Essentials-training leren finance professionals in één dag de basis van het importeren, modelleren, visualiseren en zelfs een stap verder. “Je bouwt in een dag al drie dashboards. Van simpel tot een sales-analyse-model met forecasting mogelijkheden. Hierna kun je al een paar leuke dingen doen.”

Geavanceerde berekeningen en trucs
In de eendaagse Advanced-training gaan deelnemers dieper in op de mogelijkheden met meer geavanceerde berekeningen en trucs. “We gaan ook aan de slag met het hart van finance: De resultatenrekening, P&L, W&V. En dat is helemaal niet zo makkelijk te maken in Power BI. Verder behandelen we verschillende technieken en gaan we ook in op zaken als bronbestanden, koppelingen, Azure, Drill Through naar details en IBCS. Aan het einde van die dag heb je een goed beeld van hoe jij in jouw werkomgeving verder kan met het opbouwen van relevante financiële dashboards.”

Van Kolfschoten voegt toe dat deze trainingen ook controllers helpen om een betere gesprekspartner te zijn met data-engineers en externe consultants. Door de mogelijkheden van Power BI te begrijpen, kunnen zij hun wensen scherper formuleren voor wat ze willen laten bouwen. Maar, zo waarschuwt hij: “Na deze twee dagen begint de reis pas echt en zal je veel vlieguren moeten blijven maken om alles je eigen te maken en bij te blijven.”

Kenmerken van een goed Power BI-dashboard
Advies van. Van Kolfschoten: houd het simpel, overzichtelijk en functioneel. “Een goed Power BI-dashboard kan op een eenvoudige manier veel gestelde vragen beantwoorden zonder tussenkomst van een controller of financial, namelijk door de eindgebruiker zelf.” Van Kolfschoten benadrukt dan ook dat je als controller bij de opbouw van een dashboard of meerdere dashboards die eindgebruiker voorop moet stellen en je moet afvragen welke reis hij of zij door jouw dashboard gaat maken om zelf een aantal vragen te kunnen beantwoorden. “Ik noem dat de customer journey en ik vind dat de ontwerper van een dashboard verantwoordelijk is voor die reis.”

Manier van werken
Het succes van een dashboard hangt niet alleen af van de juiste data, maar ook van de manier waarop gebruikers ermee werken. Daarom geldt: less is more. “Ik hou zelf van eenvoud en overzicht. Vorm is dus belangrijk, maar vooral dat je voorkomt dat een pagina te druk wordt: te veel visuals, te veel afleiding. En schrik niet van die ene vraag die altijd komt: ‘Hoe kan ik dit naar Excel downloaden?’. Ook dat moet mogen: je kunt niet alle vragen beantwoorden in dat ene dashboard.”

Krachtig hulpmiddel
Dat Power BI niet alleen een krachtig hulpmiddel is, maar ook uitdagend en veelzijdig werk voor hem oplevert, blijkt wel uit de recente opdrachten waar hij aan heeft gewerkt. “In mijn vorige interimopdracht heb ik een financieel INFOR/M3-systeem ontsloten via een Azure Databricks DWH en Power BI als rapportagetool. Een proces waarin een goede data-engineer onmisbaar is. Momenteel werk ik bij BakerTilly NL aan het verbeteren en uitbreiden van stuur- en managementinformatie, gebaseerd op systemen zoals Microsoft Dynamics 365, Retain en HR2Day. Al die data combineren in Azure – mét een goede data-engineer aan de knoppen – en via Power BI bij de juiste collega’s brengen, is toch nog wel een flinke, maar inspirerende uitdaging. Aan projectregels komen er maandelijks al circa 100.000 regels bij.” Grip op data is voor finance professionals geen luxe meer, maar een noodzaak voor strategische beslissingen.

Zie ook:  AI-expert Maarten de Borst: ‘Zo transformeert AI jouw werk – van sparringpartner naar AI-agent’