De wereld verandert, finance ook, what about you?

Transformation in Finance
Op het Jaarcongres Finance Transformation op 28 november gaven verschillende CFO’s en andere topmensen in Finance een aantal presentaties over de wijze waarop multinationals met hun Finance organisaties een enorme omslag maken.

Iedereen snapt dat als je wereldwijd dezelfde zaken maakt, produceert en verkoopt dat de onderliggende processen van Finance hetzelfde zouden moeten zijn. Toch was dat tot enkele jaren geleden niet het geval. Rapportages waren niet hetzelfde, kortingen waren niet hetzelfde, enzovoorts.

Uiteraard waren lokale wetgevingen op bijvoorbeeld fiscaal gebied verschillend, maar die werden voor de vergelijking van de processen buiten beschouwing gelaten. Er werd voor de transformatie gefocust op de grootste gemene deler.

Rethink the process, time for change
Geen overnight change dus, een uitvoering om het proces te wijzigen duurt jaren. Je moet het proces uitdenken, benchmarken en voor de uitvoering van de transformatie heb je een hooggekwalificeerde projectleider nodig. Deze moet zijn sporen hebben verdiend en moet in staat zijn om internationaal een finance ploeg aan te sturen. Een goede externe adviseur is geen overbodige luxe. Tot slot moet er een goed team staan, waarvan je mag hopen dat het gedurende de transformatie van enkele jaren bij elkaar kan blijven.

Het begint met het bepalen en neerzetten van de structuur, waarvoor de benchmark als maatstaf kan dienen. Je moet de beste willen zijn. Als het doel is gesteld, bepaal je met het team de weg om het doel te bereiken, de roadmap. Hier leg je ook de templates, ontwerp en planning in vast.

Voorbeelden van overwegingen in de besluitvorming, het moet vooral simpel zijn
Best in Class, kosten, efficiency, kwaliteit en niet te vergeten communicatie zijn de belangrijkste zaken die aandacht nodig hebben.  

Kosten. Als je wereldwijd opereert heb je de keuze van de locatie waar je FP & A (Financial Planning & Accounting of Analysis, dat is afhankelijk van het concern) laat uitvoeren. Je zoekt dan het land waar de verhouding tussen kwaliteit en kosten het meest optimaal is. Landen als Roemenië, India en de Filippijnen worden regelmatig genoemd. Polen schijnt alweer te duur te zijn geworden. Op deze locaties laat je – nadat je goed over de inhoud hebt gecommuniceerd – de budgetten, de prognoses, rapporten en analyses produceren. Wereldwijd wordt geregeld dat in principe iedere reporting entity dezelfde informatie krijgt.

Dat kan, want het uitgangspunt is immers dat alle processen om te maken, produceren en verkopen worden verondersteld gelijk te zijn. Werk je lokaal dan kun je deze gedachtevorming goed gebruiken om een SSC op te zetten.

Efficiency. Door toepassing van deze global SSC’s realiseert een concern dus een enorme efficiency verbetering. Voordat de rapportages uniform zijn, moet er eerst hard gewerkt worden aan standaarden en vereenvoudigingen.. Uniforme informatie is hierdoor veel sneller beschikbaar. Fast Close is geen issue, binnen 5 dagen moet de financiële waarheid bekend zijn bij iedereen.

Kwaliteit. Doordat de lokale organisaties zich niet meer bezig hoeven te houden met het verzamelen van feiten, zie je dat dit type global companies, lokaal veel meer gebruik maakt van Business Controllers. Zij zijn in staat om de cijfers namens het lokale management te interpreteren en mensen lokaal te helpen met diepergaande analyses en worden daarmee business partners. Het is daarom niet zo gek dat Alex van Groningen aanbiedt om Business Controllers verder op te leiden.

Communicatie. Het spreekt vanzelf dat zo’n enorme wijziging alleen maar plaats kan vinden met behulp van de lokale managers en medewerkers. Gevoel voor cultuur en het up to date houden en sparren met de auditor is van wezenlijk belang om er een succesvolle proceswijziging van te maken. Als communicatietechnieken voor lokale bijeenkomsten zie je het gebruik van webcasts, social media en lokaal overleg, waarin de PM het hoe en waarom uitlegt. Ook RACI (Responsable, Accountable, Consult, Inform) modellen kunnen goed werken om de impact aan de individuele medewerker uit te leggen.

Conclusie, wat heeft dit met mijn carrière te maken?
Was jouw carrière eerst gericht op de topfunctie die voor jou bereikbaar was, bij dit type bedrijven gaat het erom waar je inzetbaar bent. Je zult zien dat je carrière zich internationaal gaat ontwikkelen en dat je snel alle type functies kunt doorlopen, die bij jouw talent en ontwikkeling horen.

Heb jij een voorkeur om in Nederland te blijven en de traditionele weg naar boven op de carrièreladder te volgen, dan kun je beter bij een ander type bedrijf dan deze grote internationals gaan werken.