De transformatie van Enterprise Performance Management met mobiele technologie

Mobiele technologie transformeert de wijze waarop organisaties in staat zijn hun eigen performance te monitoren en te beheren, versnelt het tempo van besluitvorming en zorgt hiermee voor verbeterde performance in de gehele organisatie.

Verwacht wordt dat binnen vijf jaar mobiele oplossingen de wijze van bedrijfsvoering en het beheren van de werkomgeving ingrijpend zal veranderen. Onder meer op de volgende wijzen:
• Tablets zullen dienen als verzamel- en distributiepunten voor management informatie;
• Smart phones, en mobiele apparaten in het algemeen, maken eenvoudige, continue toegang tot real-time performance informatie mogelijk;
• Mobiele applicaties en hun gemakkelijke gebruikersinterface, zorgen voor efficiëntere en effectievere analyse om tot goed onderbouwde besluiten te komen;
• Door de eenvoud van gebruik en draagbaarheid zijn managers op alle niveaus in staat geïnformeerde beslissingen te nemen, gebaseerd op de meest accurate en recente informatie die beschikbaar is.

Mobiele technologie zal naar verwachting de komende jaren een van de belangrijkste thema’s zijn op het gebied van business technologie. Voor organisaties is het gebruik van mobiele technologie een strategische hulpmiddel aan het worden om de communicatie en managementinformatie in de gehele organisatie, van de top tot de werkvloer en in het veld, integraal te transformeren.

Wat betekent Mobiliteit voor Enterprise Performance Management
Ondanks het enorme succes van mobiele technologie in de consumentenmarkt wordt mobiele technologie in het bedrijfsleven nog amper gebruikt. Het grootste transformatiepotentieel ligt in de toegankelijkheid van informatie, zowel voor de dagelijkse aansturing, als voor verbeterde en snellere strategische besluitvorming. Er zijn vier essentiële kenmerken van mobiele technologie die deze transformatie mogelijk maken:

1. Altijd Online
Mobiele technologie biedt organisaties de mogelijkheid informatie te benaderen op manieren die los staan van de beperkingen van een fysiek bedrijfsnetwerk. Op eenvoudige en veilige wijze kunnen mobiele apparaten gebruikers van datastromen voorzien, zoals dit nu ook kan op desktop computers.

2. Voorspellende Mogelijkheden
Mobiele technologie kan worden gebruikt om bepaalde signalen te monitoren die van invloed zijn op kritische beslissingen. Te denken valt aan prijsschommelingen van goederen die ‘koop of verkoop’ beslissingen beïnvloeden of hedging beslissingen voor energiebedrijven. Het monitoren van dit soort signalen stelt managers in staat voorspellingen te doen en pro-actief te reageren in plaats van reactief te volgen op wat de markt en de concurrentie doet.

3. Inzichtelijkheid en Samenwerking
Mobiele technologie gaat verder dan enkel eenrichtingscommunicatie van het hoofdkantoor naar de gebruikers van mobiele technologie op de werkvloer. Mobiele technologie faciliteert ook de communicatie van de verschillende operationele werkstromen in een organisatie naar het hoofdkantoor en geeft zodoende meer inzicht over wat er zich afspeelt op de werkvloer. Het logische gevolg is een kortere tijd tussen observatie en actie en betere besluiten met accuratere en kwalitatief betere informatie. Op deze manier stelt mobiele technologie niet enkel werknemers in staat gebruik te maken van de managementinformatie van de organisatie maar ook om er aan  bij te dragen.

4. Beslissingsvensters
Door de eenvoud waarmee mobiele technologie toegang geeft tot actuele managementinformatie sluit het aan op verschillende beslissingsbehoeftes met verschillende beslissingsvensters in een organisatie. Met beslissingsvensters wordt bedoeld de gemiddelde tijd die acceptabel is tussen het observeren van informatie en het acteren op basis van die informatie. Beslissingsvensters variëren tussen de verschillende beslissingslagen in een organisatie; van lange viermaandelijkse of jaarlijkse beslissingsvensters op C-level, tot beslissingsvensters van een paar minuten op operationeel niveau.

Het Realiseren van de Voordelen van Mobiele Technologie op Verschillende Niveaus binnen de Organisatie
Mobiele technologie biedt voordelen voor verschillende lagen in de organisatie. Succesvolle mobiele technologie onderscheid zich door eenvoudige toegang te verlenen tot real-time informatie, toegespitst op de verschillende gebruikers binnen een organisatie. Het grote verschil in behoeftes tussen de gebruikers in een organisatie komt voornamelijk door het verschil in het beslissingsvenster van de gebruiker.

Operationele werknemers zijn bijvoorbeeld geïnteresseerd in real-time data dat zo is weergegeven om gelijk of op zeer korte termijn een beslissing te nemen en actie te ondernemen, terwijl executive management wellicht ook een dagelijkse behoefte heeft aan real-time data maar dan weergeven met historische data in de vorm van grafieken of dashboards om op langere termijn strategische beslissingen te kunnen maken. Mobiele technologie moet zo ingericht zijn dat het ondersteunend is aan beide doelgroepen.

Mobiele technologie creëert waarde voor organisaties doordat mobiele technologie de tijd tussen inzicht en actie reduceert en daarmee de organisatie in staat stelt beter in te spelen op een veranderend interne of externe omgeving.

Een Praktisch Framework voor Mobiele Technologie
Het is eenvoudig een opsomming te maken van de veelvoud aan bestaande performance management processen die kunnen profiteren van het gebruik van mobiele technologie. De uitdaging zit hem echter in het ontwerp van een werkend framework om mobiele technologie te integreren in de bedrijfsvoering. Enkele randvoorwaarden voor dit framework zijn:

• Aan de gebruikerskant moeten de mobiele applicaties voldoen aan de wensen van de verschillende gebruikersgroepen en de algemene bedrijfsspecificaties. Het opstellen hiervan vereist afstemming tussen de verschillende entiteiten en afdelingen binnen de organisatie;

• Mobiele applicaties moeten zo gebouwd worden dat er rekening word gehouden met het bestaande beveiligingsmodel zodat de mobiele oplossing daarop kan worden aangesloten;

• Mobiele applicaties moeten kunnen worden aangesloten op het bestaande systeemlandschap van de organisatie;

• Mobiele applicaties moet gebruik kunnen maken van  de bestaande EPM processen met haar prestatie indicatoren en standaard rapporten.

De implementatie van een dergelijk framework moet niet worden onderschat en moet worden  ondersteund door een goed doordacht change management programma.  Elk succesvol framework voldoet aan de volgende vier basis principes:
1. De juiste informatie; real-time data toegepast op de gebruikers van de applicatie.
2. De juiste doelgroep; de informatie beschikbaar in de applicaties moeten aansluiten bij de gebruikersgroep om hen te ondersteunen in het concentreren op de juiste werkzaamheden.
3. Het juiste beslissingsvenster; mobiele technologie moet aansluiten bij de informatie die noodzakelijk is voor de gebruiker om een beslissing te kunnen maken.
4. De juiste beslissing; mobiele technologie moet bijdragen aan efficiënte besluitvorming door de noodzakelijk informatie voor beslissingen beschikbaar te maken.

Conclusie
De verwachting is dat mobiele technologie een significante transformatie teweeg zal brengen in de bedrijfsvoering van een organisatie. Door werknemers op verschillende niveaus te voorzien van de juiste informatie op het juiste moment kan de besluitvorming in de hele organisatie worden geoptimaliseerd. Het gevolg is een dynamischere en flexibeler organisatie die in plaats van reactief proactief kan acteren op veranderende omstandigheden.

Ondanks het aanzienlijke potentiële bedrijfsvoordeel dat hiermee kan worden gerealiseerd is het van belang veel aandacht te besteden aan de implementatie van mobiele technologie. Om de genoemde voordelen te realiseren moet mobiele technologie geïntegreerd worden met de bestaande EPM processen, het systeemlandschap, het beveiligingsmodel en datamodel van de organisatie. Dit vereist een gedetailleerd implementatie traject; ondersteund door een change management programma. Een passend framework legt een sterke basis voor de implementatie van toekomstige mobiele technologische innovatie en is een kritische succes factor voor een toekomst gerichte organisatie.

Sjoerd Godschalk is Finance & Performance expert bij Accenture