De evolutie van het document

Digitale documenten stammen uit dezelfde tijd als de eerste draadloze vaste telefoons. Maar op een of andere manier blijft het ouderwetse beeld van een document bestaan. Zelfs het icoontje van een document ziet eruit als een velletje papier. 

De stap van de telefoon zoals Bell deze ontworpen heeft, naar het toestel dat we tegenwoordig in onze broekzak hebben zitten, is eigenlijk niet zo heel groot. De vorm is anders, maar de kernfunctie is exact hetzelfde. De evolutie van documenten bevat vele grotere stappen. De stappen van papyrus, naar perkament, naar papier waren niet zozeer de grote. Ook hierbij blijft de functie hetzelfde. De stap naar een volledig digitaal document is veel groter. Het heeft een volledige andere benadering nodig van de gebruiker. 

Nu kunnen documenten al ondenkbaar veel meer dan toen de huidige smartphone-generatie net kwam kijken. Niemand hoeft in principe meer met gigantische stapels papier rond te lopen, want de digitale versies van de documenten zijn overal via de cloud beschikbaar. Zo kan een reiziger zijn boarding kaart via zijn smartphone tevoorschijn halen op het vliegveld en tijdens de vakantie kan diezelfde reiziger een e-book aanklikken op zijn e-reader op precies die pagina waar hij de vorige dag gestopt is met lezen. De mobiliteit van documenten maakt deze documenten beter bruikbaar dan ooit. 

Documenten bestaan ook niet langer uit statische blokken met tekst. Ze zijn intelligent geworden. E-mailadressen worden gevalideerd door het @-teken en middels geo-coding kunnen bestanden het eenvoudig opmerken wanneer een postcode niet matcht met een stad. Een PDF kan tevens 3D CAD-tekeningen bevatten, een object nauwkeurig meten en informatie exporteren naar een CAD-systeem. Wat voorheen alleen te realiseren was met meerdere software-oplossingen en meerdere bestanden, kan nu afgerond worden in een enkele PDF.

Naast dat documenten intelligent zijn, zijn deze ook actiegericht. Een persoon kan een overeenkomst elektronisch ondertekenen, naar de volgende persoon in het tekenproces sturen en tegelijk de status van het document binnen de organisatie bijhouden. Documenten kunnen data extraheren uit formulieren, verschillende typen data automatisch invullen en opmerkingen toevoegen aan geëmbedde audio- en videobestanden. 

Documenten zijn duidelijk al ver geëvolueerd, maar nog lang niet daar waar ze moeten zijn. Over tien jaar zullen de documenten van nu nog steeds bestaansrecht hebben, maar zal de manier waarop we deze gebruiken, veranderen. 

Een logische vooruitgang is de toevoeging van gepersonaliseerde content in documenten, net zoals dat al gebeurt op webpagina’s. Bijvoorbeeld, als een consument een document leest over hoe hij zijn auto moet repareren, zou het document een advertentie kunnen laten zien die over auto-onderdelen gaat. Of een schrijver van een roman kan worden voorzien van schrijftips of een literatuurstudent zou kunnen worden voorzien van bepaalde aantekeningen die andere studenten maakten bij hetzelfde hoofdstuk. 

Computers zijn nog niet slim genoeg om onze taal te kunnen begrijpen. Ieder individu heeft een andere communicatiestijl met verschillen in nuance, abstracties en spraakpatronen. Wellicht kunnen computers dit in de nabije toekomst wel ontcijferen en zelf ook communiceren in de natuurlijke taal. Als dat mogelijk wordt, zouden documenten bijvoorbeeld complete scripties kunnen ontleden en concrete vragen aan de auteur kunnen stellen, zoals een menselijke reviewer ook zou doen. Ook zou de lezer van een document een woord kunnen arceren en het systeem de opdracht geven om de betekenis van het woord hardop te zeggen. Statistieken worden automatisch samengesteld, citaten schrijven zichzelf en controleurs van plagiaat hoeven niet meer buiten het document te zoeken om hun werk goed te kunnen doen. 

We zoeken niet naar een vervanging voor papier, maar we zoeken naar een oplossing met meer functionaliteit dan alleen lezen en schrijven. We kunnen niet precies aangeven op welke manier documenten zullen evolueren in de toekomst. We kunnen wel grof een idee aangeven welke richting het op zal gaan, afgaande op technologietrends en de publieke behoeften. Nu wordt een document gezien als een container met informatie. Op den duur zullen we die gedachte loslaten en een document alleen nog maar zien als de ultieme manier om informatie te delen.